La Norme relative à la gestion des espaces de stockage et de conservation des documents et des informations numériques a été adoptée le 14 septembre 2018 et modifiée le 16 mai 2024 par le Service des archives et de gestion des documents et les Services informatiques – Direction de la sécurité de l'information conformément aux dispositions des articles 5.3, 6.4 et 6.5 de la Politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles.
Objectifs
- Permettre d'identifier quel type d'espace de stockage devrait être utilisé pour répondre à chacun des besoins;
- Fournir des consignes quant à l'utilisation des diverses solutions;
- Assurer la protection des informations personnelles ou sensibles;
- Assurer l'utilisation efficiente des diverses solutions tout en suivant les meilleures pratiques développées dans le domaine universitaire;
- Assurer le respect des lois et règlements en vigueur et limiter les risques reliés à l'utilisation non appropriée de l'information.
Solutions technologiques
Deux principaux types d'espaces de stockage d'information sont disponibles: les espaces partagés (tels que les répertoires réseaux, Constellio, Confluence et Teams) et les espaces individuels (OneDrive, le disque dur de l'ordinateur:). Comme règle de base, aucun document institutionnel ne devrait être enregistré dans un espace individuel. L'utilisation des solutions de partage varie selon les unités, leurs activités et leurs besoins. Il n'est pas obligatoire de les utiliser toutes, mais il est important de conserver les documents institutionnels dans un espace partagé institutionnel.
Typologie de l'information
Les documents n'ont pas tous la même utilité et la même valeur, ni la même durée de vie. Afin de bien choisir la solution de création et de stockage, il convient de se poser quelques questions: Devrais-je conserver ce fichier à long terme? La perte de ce fichier aurait-elle un impact sur la poursuite des activités? Est-ce que ce document contient des informations de nature confidentielle? Le tableau ci-dessous définit les grandes lignes de ces types d'information.
Espaces de stockage déconseillés
L'information institutionnelle ne devrait jamais se trouver dans les solutions en ligne liées à un compte personnel qui n'est pas institutionnel, comme l'offrent Dropbox et Google Drive. L'environnement Office365 propose des applications qui contiennent la plupart des fonctionnalités nécessaires pour le télétravail et le partage à l'extérieur de l'institution. Finalement, il n'est pas recommandé de recourir à des clés USB ou aux CD et DVD afin de travailler ou d'effectuer vos copies de sauvegarde. Ces supports sont très fragiles et ont une durée de vie limitée.
En tout temps, n'hésitez pas à communiquer avec le Service des archives et de gestion des documents (poste 6130) pour toute question relative à l'application de cette norme. Pour la consulter dans son intégralité, rendez-vous sur la page Norme relative à la gestion des espaces de stockage et de conservation des documents et des informations numériques. En complément, vous pouvez également consulter le Registre de catégorisation des informations institutionnelles qui l'accompagne et qui permet d'analyser l'information produite et reçue à l'UQAM à partir des dimensions de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité.
Sommaire des typologies des espaces de stockage et consignes d'utilisation
