Adoptée le 14 septembre 2018 et modifiée le 16 mai 2024 par le Service des archives et de gestion des documents et les Services informatiques – Direction de la sécurité de l'information conformément aux dispositions des articles 5.3, 6.4 et 6.5 de la Politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles.
1. Préambule et objectifs
L'UQAM fournit aux cadres, employées et employés plusieurs types d'espaces de stockage de documents ou d'informations numériques. Ces espaces sont des espaces communs de partage et de collaboration pour les unités académiques et administratives ou des espaces de stockage personnels, dédiés à chacune, chacun des utilisatrices, utilisateurs.
Les objectifs de cette norme sont de:
- Permettre d'identifier quel type d'espace de stockage devrait être utilisé pour répondre à chacun des besoins;
- Fournir des consignes quant à l'utilisation des diverses solutions;
- Assurer la protection des informations personnelles ou sensibles;
- Assurer l'utilisation efficiente des diverses solutions tout en suivant les meilleures pratiques développées dans le domaine universitaire;
- Assurer le respect des lois et règlements en vigueur et limiter les risques reliés à l'utilisation non appropriée de l'information.
2. Cadre juridique
La norme s'appuie principalement sur la Politique no 26 de gestion des informations institutionnelles.
Elle est également reliée aux documents d’encadrement suivants :
- Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- Loi sur les archives.
- Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement.
- Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale.
- Règlement no 9 sur les archives de l'Université.
- Règlement no 12 sur l’utilisation et la gestion des actifs informationnels.
- Règlement no 15 sur la confidentialité des dossiers nominatifs.
- Politique no 47 sur la sécurité informatique.
- Calendrier de conservation des documents de l'UQAM.
3. Définitions
Information institutionnelle numérique : Toute information, qu’elle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins administrative, légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée pour sa valeur historique.
En conformité avec le règlement no 9 sur les archives de l’Université, les travaux personnels des enseignantes, enseignants et chercheures, chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique. Également, les documents personnels ne sont pas considérés comme de l’information institutionnelle numérique.
Document institutionnel numérique : Document contenant des informations institutionnelles regroupées en un tout selon une forme documentaire définie en fonction de l'activité concernée et exprimé sous forme de fichier numérique.
4. Typologie des espaces de stockage et consignes d'utilisation
Types d'espace | Solutions technologiques | Quels types d'informations devraient s'y trouver? | Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver? | Consignes et considérations particulières |
|---|---|---|---|---|
| Espaces de stockage communs pour les unités | Répertoires réseau partagés Constellio | Documents institutionnels numériques créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM, versions préliminaires et finales. Par exemple:
| Documents personnels numériques relatifs à la carrière à l'UQAM. Documents personnels non liés à l’emploi (ex. photos personnelles, musique, recettes, déclaration d’impôt, etc.). | La gestion des accès doit faciliter le partage des informations et la collaboration à l'intérieur d'une unité ou d'un groupe de travail. Tous les documents institutionnels doivent être dès leur création dans les répertoires réseau partagés afin d'assurer la relève des activités. Les répertoire réseau partagés doivent être organisés selon le plan de classification de l'UQAM. |
Plateformes de collaboration
| Wiki Confluence | Informations institutionnelles numériques à consulter à l'écran, qui doivent être accessibles rapidement, modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir. Par exemple:
| Fichiers attachés directement dans une page vide. | Les créateurs responsables des documents institutionnels finaux doivent les déposer dans un répertoire réseau partagé ou Constellio. |
| Microsoft Teams | Espace institutionnel de travail, de discussions et réunions d’équipe. Par exemple:
| Documents institutionnels numériques à conserver selon le calendrier de conservation (ex. procès-verbaux de la Commission des études). | Les créateurs responsables des documents institutionnels finaux doivent les déposer dans un répertoire réseau partagé ou Constellio. | |
Espace de stockage personnel
| OneDrive | Travaux personnels des enseignants et chercheurs. Par exemple:
Documents personnels numériques relatifs à la carrière d'un enseignant ou d'un employé. Par exemple:
Exceptionnellement, des documents numériques ne pouvant pas être largement partagés en raison de leur caractère confidentiel ou stratégique | Documents institutionnels numériques devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation. Documents numériques dont l'accès pourrait être requis par l'unité pour assurer la continuité du service. Documents personnels non liés à l’emploi (ex. photos personnelles, musique, recettes, déclaration d’impôt, etc.). | Aucun document institutionnel numérique ne devrait être hébergé sur une solution de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox, Onedrive personnel, Google Drive, etc.). |
| Disque dur de l'ordinateur | Documents institutionnels numériques devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation. Documents personnels non liés à l’emploi (ex : photos personnelles, musique, recettes, déclaration d’impôt, etc.). | Toutes les informations numériques contenues sur les disques locaux sont perdues en cas de perte ou de bris de l'appareil. En cas de remplacement d'un appareil, seules les données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés seront transférées vers le nouvel appareil. |
5. Rôles et responsabilités
- Services informatiques
- Installer, entretenir et maintenir les infrastructures technologiques
- Offrir du soutien dans l'utilisation des technologies
- Octroyer les accès aux différents espaces
- Service des archives et de gestion des documents
- Assurer la gestion de la structure de classification institutionnelle et sa personnalisation selon les besoins des unités académiques et administratives
- Former et accompagner les utilisateurs dans l'implantation et l'utilisation des répertoires de fichiers partagés et des wiki
- Déployer les outils de gestion documentaire dans les unités académiques et administratives
- Octroyer les accès à certains espaces
- Responsable des unités académiques et administratives
- S'assurer que le personnel de leur unité utilisent les espaces de stockage et de conservation en conformité avec les obligations légales et les directives administratives
- Personnels des unités académiques et administratives
- Utiliser les espaces de stockage et de conservation des documents de façon optimale selon les besoins et dans le respect de la présente norme
- Ne pas utiliser de solutions de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox, OneDrive personnel, Google Drive, etc.)
Annexe - Sommaire des typologies des espaces de stockage et consignes d'utilisation
