Registre de catégorisation des informations institutionnelles

Gestion administrative

Informations utilisées pour documenter la création, le développement et l'évolution de l'UQAM et de ses unités, de même que les événements ayant marqué son histoire : tels que sa fondation, la création d'une faculté ou l'historique d'un pavillon.

Informations utilisées pour définir et présenter la mission, la vision et les mandats de l'UQAM ou de l'une de ses unités.

Informations utilisées pour assurer le déroulement des rencontres, les délibérations et le suivi des instances de l'UQAM, soit le Conseil d'administration, le Comité exécutif, la Commission des études, les Conseils académiques des Facultés, les Comités qui relèvent du Conseil d'administration, les sous-commissions et autres comités qui relèvent de la Commission des études.

Informations utilisées pour élaborer la planification générale ou stratégique de l'UQAM ou de l'une de ses unités, de même que la planification et le développement des activités, objectifs, priorités de l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les documents relatifs à la mise en œuvre détaillée des éléments de planification font partie du processus concerné et doivent être classés dans l'activité correspondante.

Informations utilisées pour assurer la réalisation des audits des processus et activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.

Informations utilisées pour assurer le processus de désignation du recteur et celui des cadres supérieurs de même que le processus de désignation des membres des différents comités de direction de l’Université, notamment le Conseil d’administration.

Informations relatives aux étapes à réaliser, moyens à prendre et méthodes à suivre pour exécuter une tâche et réaliser les activités des unités de l'UQAM.

Informations utilisées pour assurer la continuité des opérations et des fonctions critiques de l'UQAM ou de l'une de ses unités à la suite d'un événement ayant un effet majeur sur la capacité de l'institution à réaliser ses activités.

Note : Le plan d'urgence sera considéré dans le processus 470 Prévention et mesures de sécurité.

Correspondance de la direction de l'UQAM ou de l'une de ses unités, conservé en ordre chronologique aux fins de références.

Note : La correspondance relative à une activité spécifique doit se retrouver  avec cette activité. Par exemple, un courriel relatif à la gestion d'un logiciel sera classé à la cote 873 Logiciels et licences.

Informations utilisées pour réaliser les activités de gestion, d'organisation et de traitement des documents actifs, semi-actifs, essentiels.

Note : Les documents conservés dans les dépôts de documents font partie du processus 858 Conservation des ressources documentaires.

Impact mineur sur l'institution

Impact mineur sur l'institution

Impact mineur sur l'institution

Impact mineur sur l'institution

Informations relatives aux avis et expertises juridiques émis concernant l'un ou l'autre des différents aspects relatifs aux activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.

Note : Les avis juridiques concernant le droit du travail font partie du  processus 273 Avis juridique - droit du travail

Informations relatives aux actions juridiques impliquant l'UQAM.

Note : Les actions juridiques reliées au droit du travail font partie du processus 274 - Actions juridiques - droit du travail.

Informations utilisées pour assurer le traitement et le suivi des réclamations intentées par ou contre l'UQAM ou de l'une de ses unités, par exemple, en cas de dommages matériels ou corporels, d'accidents, de pertes ou de vols de matériel.

Note : Le dossier de réclamation ne contient pas tous les documents du dossier de sinistre, classé en 471 Incident, infraction et sinistre. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi. 

Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des contrats conclus entre l'UQAM, une de ses unités et un partenaire.

Note : Ce processus concerne principalement les services juridiques et les services financiers. Les unités doivent considérer les ententes et contrats selon les processus et activités concernés.

Ressources humaines

Informations utilisées pour planifier les effectifs requis pour accomplir les activités, de façon ponctuelle pour un projet ou à long terme pour la continuité des activités.

Informations utilisées pour réaliser, documenter et modifier l'inventaire des effectifs de l'UQAM ou d'une unité.

Informations utilisées pour assurer le comblement des postes vacants.

Informations utilisées pour décrire les différents types de postes existant à l'UQAM, de même que les activités spécifiques, les conditions et les obligations associées à un poste.

Informations utilisées pour décrire les tâches spécifiques réalisées par chacun des membres de l'équipe d'une unité académique ou administrative, de même que l'organisation du travail au sein de l'unité.

Note : Les descriptions de tâches officielles émanant du Service des ressources humaines font partie du processus 230 Gestion des postes.

Classer ici les documents utilisés pour réaliser et documenter le processus d'évaluation de l'appréciation des compétences et de la performance des employés.

Note : Les documents nominatifs liés à l'évaluation d'un employé particulier font partie du processus 218 Dossier du personnel.

Classer ici les documents relatifs à l'élaboration, l'application et au suivi des programmes de santé et sécurité au travail.

Note : Les documents nominatifs liés à la santé d'un employé particulier font partie du processus 218 Dossier du personnel.

Informations relatives à la gestion et au suivi des avantages sociaux des employés de l'UQAM.

Informations relatives aux avis et expertises juridiques émis concernant le droit du travail ainsi qu'aux relations entre l'UQAM et ses employés.

Informations relatives aux relations entre l'UQAM et les associations ou syndicats. 

Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des mesures disciplinaires.

Informations utilisées pour assurer le suivi et la gestion des conflits de travail.

Ressources financières

Informations utilisées pour classer les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi du financement des activités de l'UQAM, incluant les emprunts.

Informations utilisées pour réaliser la planification, la préparation et l'adoption des budgets de l'UQAM.

Informations utilisées pour assurer la  gestion et le suivi des budgets de fonctionnement avec restriction.

Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des budgets d'investissement.

Informations utilisées pour assurer la gestion des comptes étudiants et des frais de scolarité.

Informations utilisées pour assurer la gestion de la paie et les opérations liées au versement des salaires des employés de l'Université.

Informations utilisées pour produire les états financiers de l'UQAM ainsi que les documents concernant la vérification interne et externe des activités financières de l'UQAM.

Note : Les audits et vérifications internes font partie du processus 122 Audit et vérification interne.

Informations relatives aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements tels que impôt fédéral, provincial et municipal, la taxe de vente, TVQ, TPS, la taxe d'accise, de douane et les crédits fiscaux pour la recherche.

Ressources mobilières et immobilières

Informations relatives au développement du campus en matière immobilière, à l'acquisition, la location, la vente et la disposition des immeubles, terrains et locaux, ainsi qu'à la location d'espaces de l'UQAM à des locataires externes.

Informations utilisées pour assurer la gestion des cartes d'achats institutionnelles.

Note: Les informations relatives aux transactions réalisées, aux relevés mensuels et au paiement des comptes font partie du processus 326 Dépenses

Informations utilisées pour réaliser  les opérations d'entretien ménager et sanitaire telles que la gestion déchets, la gestion parasitaire, le lavage des vitres extérieures, nettoyage des planchers, etc.

Note : Les informations relatives aux programmes de gestion environnementale font partie du processus 480 Gestion environnementale et développement durable.

Informations relatives à la gestion, l'entretien et l'utilisation de la flotte des véhicules acquis ou loués par l'UQAM et utilisés pour le transport de passagers, de marchandises et de matière dangereuse.

Informations utilisées pour assurer la gestion des opérations de conciergerie telles que l'installation, l'ajustement et le remplacement de mobilier, garnitures de fenêtres, luminaires, éléments muraux ainsi que le prêt d'équipement.

Informations utilisées pour réaliser la réception et l'expédition de marchandises, de mobilier et d'équipements de l'UQAM avec ses partenaires de même qu'entre les différents pavillons et campus de l'UQAM.

Note : Les informations reliées au courrier et aux envois postaux font partie du processus 447 Courrier. Les informations reliées aux déménagements font partis du processus 442 Conciergerie et logistique.

Informations utilisées pour assurer la gestion du courrier à l'UQAM.

Informations recueillies et utilisées pour documenter une intervention de sécurité dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'UQAM suite à un événement tel qu'une intervention, un dégât d'eau, un accident ainsi que du vandalisme.

Informations utilisées pour assurer la gestion du système de clés de l'UQAM.

Service des immeubles

Service du développement organisationnel

Enseignement

Informations utilisées pour assurer la réalisation d'un processus d'accréditation ou d'agrément d'un programme de l'UQAM par un organisme externe tels qu'un ordre professionnel ou une corporation.

Informations utilisées pour assurer le développement et le suivi des activités de formation continue offertes par l'UQAM telles que les formations linguistiques non créditées, la formation sur mesure et l'accompagnement en entreprise.

Informations utilisées pour réaliser les analyses de coûts de programme, notamment les évaluations de coûts réalisées dans le cadre des processus de création et de modification des programmes.

Informations utilisées pour assurer le développement et la gestion d'une école d'été par l'UQAM, qu'elle se déroule sur le campus ou à l'extérieur.

Informations utilisées pour réaliser l'évaluation des apprentissages dispensés aux étudiants tels qu'examens, travaux ou concours.

Note : Les travaux des cycles supérieurs font partie du processus 554 Mémoires et thèses.

Informations relatives à la gestion des diplômes de l'UQAM et leur émission.

Note : Les informations relatives à la collation des grades font partie du processus 804 Cérémonies officielles et événements spéciaux.

Recherche et création

Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi de l'ensemble des sources de financement de la recherche et de la création, telles que les programmes, les partenariats, les bourses, les subventions. Ces sources de financement peuvent être internes ou provenir d'organismes publics ou privés. 

Note : Les informations relatives aux organismes subventionnaires font partie du processus 620 Organismes subventionnaires.

Informations relatives aux règles d'éthique et normes déontologiques à respecter lors de la réalisation des projets de recherche telle que l'obtention d'une approbation éthique (certificats) de la recherche (être humains, animaux, risques biologiques).

Informations utilisées pour assurer la gestion et la mise en œuvre des différents projets de recherche conduits par des unités de recherches reconnues par de l'UQAM.

Étudiants et communauté

Informations relatives  aux prévisions, à l'étude et aux analyses réalisées de la population étudiante et de son évolution, de même que les données statistiques la concernant.

Informations relatives à la gestion et au suivi du processus d'inscription des étudiants.

Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi de l'aide financière offerte aux étudiants de l'UQAM.

Informations utilisées pour assurer le suivi de chacune des candidatures déposées pour les différents programmes de mobilité étudiantes.

Informations relatives aux relations de l'UQAM avec ses diplômés et entre les diplômés tels que le bottin des diplômés, les activités sociales, le réseautage ou le Conseil des diplômés.

Informations utilisées pour développer et réaliser les projets de formation, de recherche, de création, de diffusion et de services menés en partenariat avec des groupes externes à la communauté universitaire et répondants aux besoins de la collectivité.

Informations relatives à l'examen et au traitement des plaintes provenant des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par les mécanismes administratifs de l'Université ou victimes de discrimination ou de toute forme d'injustice concernant leur personne, leur état ou l'exercice de leurs fonctions dans les cas ou tous les autres mécanismes réguliers normalement à leur disposition ont été préalablement épuisés sans succès.

Communications et informatique

Informations utilisées pour organiser et assurer le bon déroulement de cérémonies et célébrations auxquelles l'UQAM ou l'une de ses unités participe telles que les collations des grades, les anniversaires de l'UQAM.

Informations utilisées en lien avec les congrès, conférences et colloques tenus ou organisés par l'UQAM ou l'une de ses unités ou auxquels un membre de l'UQAM a participé.

Informations utilisées pour assurer la gestion, l'organisation et la présentation des expositions réalisées par les espaces de diffusion de l'UQAM tels que la Galerie de l'UQAM, le Centre de Design ou une autre unité.

Informations publiés par les différents médias et se rapportant aux activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités, ainsi que les informations diffusées auprès des médias pour annoncer un événement majeur, une activité importante ou toute autre information à communiquer au grand public.

Informations relatives aux services offerts aux utilisateurs des technologies de l'audiovisuel telles que les salles de cours médiatisées, les services-conseil, le soutien technique à la recherche ou les projets technopédagogues.

Informations utilisées pour assurer l'acquisition et la gestion du matériel et de l'équipement informatique de l'UQAM telle que la réseautique, la gestion des serveurs et des postes de travail ou les téléphones et les téléphones cellulaires. 

Note : Les documents officiels de l'UQAM diffusés sur le Web seront considérés selon le processus ou l'activité qui les concerne.