Document institutionnel
Tout support d’information institutionnelle, numérique ou analogique (papier), produit ou reçu par une unité ainsi que par toute personne physique à l’emploi de l’Université dans l’exercice de ses fonctions.
Information institutionnelle
Toute information, quelle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins administrative, légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée pour sa valeur historique.
En conformité avec le règlement no 9 sur les archives de l’Université, les travaux personnels des enseignantes, enseignants et chercheures, chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique.
Également, les documents personnels ne sont pas considérés comme de l’information institutionnelle.
Mise en place d'outils et de bonnes pratiques afin d'assurer l'accès à l'information pertinente pour réaliser une tâche ou une activité. Bien que cela puisse en faire partie, elle ne se limite pas à l'implantation d'un logiciel de gestion documentaire. La notion d’intégration réfère à la mise en place de processus de gestion des documents peu importe leurs supports (sur papier ou numérique), que ces principes soient appliqués par tous et que cela soit intégré dans les processus de travail, de la façon la plus transparente possible.