Objectifs

Le plan de classification est un outil de gestion qui a pour objectif d’aider les unités à organiser les documents et dossiers de l’Université, autant papier que numériques.

Il permet d’uniformiser la masse documentaire des unités de l’UQAM, ce qui permet de repérer rapidement les informations et d’améliorer la prise de décision en ayant une vision complète des informations disponibles.

En plus de favoriser l’efficacité, le plan de classification permet une meilleure continuité des opérations lors des mouvements de personnels en offrant aux employés un cadre stable.

Finalement, organiser ses dossiers et documents selon un plan de classification correspond aux règlements de l'UQAM (Règlement sur les archives de l'Université no 9), aux meilleures pratiques de gestion des documents (norme ISO 15 489) ainsi qu’aux exigences des lois et règlements en vigueur au Québec telle que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Aide-mémoire à télécharger


Vous avez besoin d'aide ? Nous sommes disponibles ! : archives@uqam.ca 


Modalités d'application

Le plan de classification est une hiérarchie organisée qui reflète les activités et processus de l’UQAM, notamment ceux qui sont reliés à ses missions d’enseignement, de recherche et de création.

Les activités de support aux missions universitaires y sont aussi décrites : la gestion administrative, la gestion des ressources humaines et financières, la gestion des ressources mobilières et immobilières, les communications et l’informatique.

Chaque activité, appelée « série » dans le plan, est ensuite explosée en sous-activités et processus plus précis, les « sous-séries ». Des descriptions accompagnent chaque série et sous-série afin d’en arriver à une compréhension commune de leur contenu. Vous trouverez ces descriptions dans le tableau au bas de la page.

Par exemple, dans la série 5 – Enseignement, il y a les sous-séries 520 - Programmes532 - Organisation des sessions, 550 - Évaluation des études, etc.

Ensuite, vous êtes libres d’organiser vos dossiers selon votre contenu. Pour vous aider, la structure propose des pistes pour l’organisation de vos documents.

Par exemple, dans la sous-série 520 - Programmes, il est suggéré de "Créer un dossier par programme. Créer les sous-dossiers « création » et « modification », lorsque le processus ou le volume le justifie"

De plus, le plan fournit des exemples de types de documents et de contenus qui seraient classés dans la sous-série. Toujours dans la sous-série 520 - Programmes, il s'y retrouverait des "documents concernant la création, la description, la modification et la révision de programme, etc.",

La classification s’effectue selon l’activité ou le processus concerné par les informations du dossier et des documents.

Par exemples :

  • un dossier traitant des embauches sera classé dans la gestion des Ressources humaines (série 2);
  • un dossier concernant la répartition des charges de cours sera plutôt dans l’Enseignement (série 5), l’Organisation des sessions (sous-série 532);

Cependant, plusieurs unités peuvent avoir une même information, mais elle signifiera pour chacune une activité différente. Il faut classer selon l’activité ou le processus impliqué pour votre unité, ce que ce dossier lui permet de faire pour l’UQAM.

Par exemple, pour un dossier concernant la création d’une nouvelle chaire de recherche :

  • si vous êtes au Service des immeubles et que vous devez créer un nouvel aménagement, ce document sera dans les Ressources mobilières et immobilières (série 4).
  • si vous êtes au Service de la recherche et de la création, ce document sera classé dans la Recherche et la création (série 6)
  • si vous êtes aux ressources humaines, vous devrez peut-être embaucher de nouveaux chercheurs (sous-série 215 - Recrutement du personnel) avec ce document en appui.


Les numéros au début des noms de séries et sous-séries (les cotes, dans le jargon) aident à mieux se repérer dans la structure et offrent aux séries et sous-séries un caractère officiel.

De plus, les cotes permettent de mieux présenter l’information. Par exemple, dans la série 2 - Ressources humaines, les sous-séries suivent une logique de progression, en débutant par 210 - Planification des ressources humaines, suivi par 212 -  Inventaire des effectifs, ensuite le 215 - Recrutement du personnel puis 218 - Dossiers du personnel.

S'il vous manque une cote ou une sous-série, contactez-nous. La structure de classification est évolutive et s'adapte aux activités et processus de l'UQAM : archives@uqam.ca

Il n'est pas utile de poursuivre les cotes dans les dossiers créés à l'intérieur des sous-séries (ex: 110-01, 110-12, etc.). 

En général, une unité n'utilisera pas toutes les sous-séries du plan de classification, mais environ une quinzaine d'entre elles.

Le Service des archives et de gestion des documents offre un service d'accompagnement pour l'implantation du plan de classification pour vos dossiers et documents avec notamment une offre de formation, de personnalisation du plan pour vos besoins ainsi que de reclassement et de renommage de vos dossiers déjà existants.

Voici quelques informations pour utiliser le plan dans un répertoire réseau partagé. 

  1. Créer l’arborescence de dossiers dans un répertoire réseau d'accès partagé.
  2. Personnaliser le plan en supprimant les activités et processus (séries et sous-séries) auxquels votre unité ne participe pas.
  3. Dans les sous-activités et processus (sous-séries), créer des dossiers pour regrouper les documents de votre unité.


Accès rapide aux rubriques

Code Activité/processusDescriptionOrganisation des documentsExemples de types de documents

1

Gestion administrative

Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la constitution, à la planification, à l’organisation administrative, à la gestion des documents et aux affaires juridiques de l'UQAM.Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.
110HistoriqueClasser ici les documents utilisés pour documenter la création, le développement et l'évolution de l'UQAM et de ses unités, de même que les événements ayant marqué son histoire tels que sa fondation, la création d'une faculté ou l'historique d'un pavillon.Créer un dossier selon l'événement ou la thématique.Ex. : notes de recherche, historiques, chronologies, publications, photographies,  etc. 
111Mission, vision et mandatClasser ici les documents utilisés pour définir et présenter la mission, la vision et les mandats de l'UQAM ou de l'une de ses unités. Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : énoncés de mission, définitions de mandat, etc.
112Documents constitutifsClasser ici les documents utilisés pour attester de la création et de l'existence officielle de l'UQAM et de ses unités, de même que les modifications  qui leur sont apportées.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : charte, lettres patentes, statuts, etc.
113Prix et distinctionsClasser ici les documents concernant l'attribution des prix et distinctions par les unités de l'Université.

115Instances de l’UQAMClasser ici les documents utilisés pour assurer le déroulement des rencontres, des délibérations et le suivi des instances de l'UQAM, soit le Conseil d'administration, le Comité exécutif, la Commission des études, les Conseils académiques des Facultés, les comités qui relèvent du Conseil d'administration, les sous-commissions et autres comités qui relèvent de la Commission des études.Créer un dossier par instance. Créer les sous-dossiers suivants : dossiers de séance, planification et organisation, procès-verbaux adoptés, ainsi qu'un dossier de gestion des comités.Ex. : avis de convocation, ordres du jour, comptes-rendus ou procès-verbaux, résolutions, documents déposés, reliés ou afférents, listes de membres, calendriers de réunions, documents concernant la préparation des réunions, etc.
116Comités de l’UQAM

Classer ici les documents utilisés pour assurer la préparation, la tenue, la délibération et le suivi des réunions des comités institutionnels de l’Université de même que des différents comités internes administratifs et académiques de l’Université.



119Comités externesClasser ici les documents utilisés pour assurer le déroulement des rencontres, les délibérations et le suivi des comités externes auxquels l'UQAM ou un de ses membres participe à titre officiel.Créer un dossier par instance. Créer les sous-dossiers suivants : dossiers de séance, planification et organisation, procès-verbaux adoptés, ainsi qu'un dossier de gestion des comités.Ex. : avis de convocation, ordres du jour, comptes-rendus ou procès-verbaux, résolutions, documents déposés, reliés ou afférents, listes de membres, calendriers de réunions, documents concernant la préparation des réunions, etc.
120Planification et développementClasser ici les documents utilisés pour élaborer la planification générale ou stratégique de l'UQAM ou de l'une de ses unités, de même que la planification et le développement des activités, objectifs, priorités de l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les documents relatifs à la mise en œuvre détaillée des éléments de planification font partie du processus concerné et doivent être classés dans l'activité correspondante.Créer un dossier par année et/ou par type de planification.Ex. : axes de développement, plans quinquennaux ou triennaux, planifications stratégiques, plans d'activités, objectifs, etc.
121Développement organisationnel et amélioration des processusClasser ici les documents utilisés pour effectuer une évaluation ou une intervention en développement organisationnel dans une unité ainsi que pour développer des mesures à mettre en place afin d'assurer l'évolution de l'organisation d'un point de vue global.Créér un dossier par intervention ou par initiative développée.Ex. : mandats et procédures d'intervention, documents concernant la révision des processus de travail, diagnostics, plans d'action, rapports d'évaluation, etc.
122Audit interneClasser ici les documents utilisés pour assurer la réalisation des audits des processus et activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par sujet de l'audition lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. :  informations relatives à l'activité ou au processus audité, analyse et tests, recommandations et rapport d'audit ou de vérification, etc.
125Processus de désignationClasser ici les documents utilisés pour assurer le processus de désignation du recteur et celui des cadres supérieurs de même que le processus de désignation des membres des différents comités de direction de l’Université, notamment le Conseil d’administration.
Ex. : décret, rapport du comité de sélection, procédure, liste de consultation, résultat de la consultation, liste de candidatures, appel de proposition (affichage), description de fonction, lettre de présentation, curriculum vitae, offre d'emploi, dossier de recrutement, etc.
130Documents normatifs institutionnelsClasser ici les documents utilisés pour assurer la planification et la coordination du processus d’élaboration, d’approbation et de diffusion des documents normatifs institutionnels de l’Université.Créer un dossier par règlement en identifiant son numéro ainsi que son objet. Créer des sous-dossiers selon les versions du règlement lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : règlement, politique, directive et procédure.
131Procédures internesClasser ici les documents relatives aux étapes à réaliser, moyens à prendre et méthodes à suivre pour exécuter une tâche et réaliser les activités des unités de l'UQAM.Créer un dossier pour chaque directives, procédure ou méthode. Créer des sous-dossiers selon le secteur ou l'activité si le volume le justifie.Ex. : procédure.
132Délégations de pouvoirClasser ici les documents autorisant les transferts de responsabilités, le pouvoir de représentation ou la délégation de tâches nécessaires pour assurer le suivi des activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier selon la délégation de pouvoir en incluant l'année ou la période de validité.Ex. : procurations, délégations financières, mandats, autorisations de signature, etc.
133Continuité des opérationsClasser ici les documents utilisés pour assurer la continuité des opérations et des fonctions critiques de l'UQAM ou de l'une de ses unités, à la suite d'un événement ayant un effet majeur sur la capacité de l'institution à réaliser ses activités. Note : Le plan d'urgence fait partie du processus 470 Prévention et mesures de sécurité.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : plans de continuité, documents d'élaboration, coordonnées des membres des équipes d’intervention et de reprise, descriptions des rôles, responsabilités et tâches des intervenants, procédures de reprise des activités, stratégies de communication, etc.
140Organigramme et structure organisationnelleClasser ici les documents utilisés pour élaborer, documenter et assurer l'évolution des structures académiques et administratives de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par opération de réorganisation en identifiant la date et le sujet.Ex. : structures organisationnelles, restructurations, fusions ou scissions d'unités, responsabilités administratives, etc.
142Régie interneClasser ici les documents utilisés pour assurer le fonctionnement quotidien d'une unité et qui ne font pas déjà partie d'un processus plus spécifique.Créer un dossier par catégorie d'activité.Ex. : horaires d'été, calendriers de permanence, documents concernant les réunions d'équipes, listes téléphoniques, etc.
144Rapports et statistiquesClasser ici les documents utilisés pour assurer la réalisation des rapports et statistiques de l'UQAM ou de l'une de ses unités qui ne sont pas déjà considérés dans un processus plus spécifique. Par exemple, les statistiques relatives à la mobilité étudiante font partie du processus 735 Mobilité étudiante.Créer un dossier par catégorie de rapport et de statistiques ou par année.Ex. : rapports annuels, rapports d'activité, bilans, enquêtes, sondages, etc. 
145Correspondance générale de la directionClasser ici la correspondance de la direction de l'UQAM ou de l'une de ses unités, conservée en ordre chronologique aux fins de référence. Note : la correspondance relative à une activité spécifique doit se retrouver avec cette activité. Par exemple, un courriel relatif à la gestion d'un logiciel sera classé à la cote 873 Logiciels et licences.Créer un dossier par année.Ex. : correspondance, courriels, etc.
146Relations avec des organismes externesClasser ici les documents relatifs aux relations avec les organismes externes partenaires de l'UQAM qui ne font pas déjà partie d'un processus plus spécifique.Créer un dossier par organisme en utilisant son nom officiel. Créer des sous-dossiers selon les années ou les sujets. Ex. : correspondance, courriels, etc.
147Relations avec les unités de l’UQAMClasser ici les documents relatifs aux relations d'une unité avec les autres unités de l'UQAM qui ne font pas déjà partie d'un processus plus spécifique.Créer un dossier par unité en utilisant son nom officiel. Créer des sous-dossiers selon les années ou les sujets.Ex. : correspondance, courriels, etc.
150Gestion de l'information institutionnelleClasser ici les documents utilisés pour réaliser les activités de gestion, d'organisation et de traitement des documents actifs, semi-actifs, essentiels. Note : Les documents conservés dans les dépôts de documents font partie du processus 858 Conservation des ressources documentaires.Créer un dossier par programme de gestion des documents.Ex. : documents concernant la gestion des documents essentiels, des procès-verbaux, des documents semi-actifs, etc.
151Plan de classification Classer ici les documents utilisés pour développer, diffuser et faire évoluer le plan de classification des documents de l'Université.Créer un dossier par opération.Ex. : aide-mémoires, analyses, documents d'élaboration du plan, formations, guides d'application, etc.
154Formulaire, étiquette, modèleClasser ici les documents utilisés pour élaborer et utiliser les formulaires, étiquettes et modèles qui ne font pas déjà partie du processus plus spécifique.Créer un dossier par type de document.Ex. : formulaires, gabarits, modèles de lettre, étiquettes de dossier, etc.
155Calendrier de conservationClasser ici les documents utilisés pour développer, diffuser et faire évoluer les règles de conservation régissant les documents de l'UQAM.Créer un dossier pour chaque projet de règle ainsi qu'un dossier de gestion du calendrier.Ex. : documents d'élaboration des règles, règles de conservation, approbations du calendrier de conservation, suivis de l'application, etc.
157Numérisation des documentsClasser ici les documents utilisés pour développer, implanter et faire le suivi des projets de numérisation des documents.Créer un dossier pour chaque projet de numérisation, ainsi que pour la gestion du laboratoire de numérisation.Ex. : analyses de besoins, spécifications techniques, étapes de numérisation, suivi des projets, statistiques, inventaires, etc.
163Propriété intellectuelleClasser ici les documents utilisés pour établir et assurer la gestion et le suivi de la propriété intellectuelle qui s'applique, par exemple, sur une œuvre, une invention, un manuscrit, un logiciel, une photographie, un dessin industriel, un enregistrement sonore ou vidéo, créé par une personne de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par œuvre, invention ou logiciel et identifier ce dossier avec la date de création.Ex. : documents concernant les brevets d'invention, les droits d'auteur, les marques de commerce, le dépôt légal, les découvertes, les cessions,  licences ou autorisations relatives au droit d'auteur au nom de l'Université, etc.
164Avis juridiquesClasser ici les documents relatifs aux avis et expertises juridiques émis concernant l'un ou l'autre des différents aspects relatifs aux activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les avis juridiques concernant le droit du travail font partie du processus 273 Avis juridique - droit du travailCréer un dossier par avis juridique donné ou reçu.Ex. : avis juridiques, mandats, exposés des faits, recommandations, références, interprétation des lois, règlements ou contrats, etc.
166LitigesClasser ici les documents relatifs aux actions juridiques impliquant l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les actions juridiques reliées au droit du travail font partie du processus 274 - Litiges - droit du travail. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi.Créer un dossier par litige en identifiant les parties en cause, le sujet ainsi que la période ou la date.Ex. : déclarations, sommations, mises en demeure, défenses, poursuites, citations à comparaître, ordonnances, quittances, jugements, correspondance juridique, actes de procédure, etc.
167Accès à l’information et protection des renseignements personnelsClasser ici les documents relatifs au traitement et au suivi des demandes d'accès à l'information de même qu'à l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi.Créer un dossier par demande.Ex. : demandes d'accès, avis de réception, documents concernant le traitement des demandes, déclarations de fichiers de renseignements personnels, registres de consultation des fichiers de renseignements personnels, etc.
170AssurancesClasser ici les documents relatifs à la gestion des contrats et polices d'assurance de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par police d'assurance.Ex. : inventaires des biens, contrats ou polices d'assurance, appels d'offre, documents concernant le renouvellement des assurances, etc.
171RéclamationsClasser ici les documents utilisés pour assurer le traitement et le suivi des réclamations intentées par ou contre l'UQAM ou de l'une de ses unités, par exemple en cas de dommages matériels ou corporels, d'accidents, de pertes ou de vols de matériel. Note: Le dossier de réclamation ne contient pas tous les documents du dossier de sinistre, classé en 471 Incident, infraction et sinistre. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi.Créer un dossier par réclamations, en l'identifiant notamment par la date de l'incident. Créer des sous-dossiers par année si le volume le justifie.Ex. : demandes de réclamation, correspondance, réponses à la demande de réclamation, documents financiers, pièces justificatives, etc.

180

Gestion contractuelle Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des contrats conclus entre l'UQAM, une de ses unités et un partenaire. Note : Ce processus concerne principalement les services juridiques et les services financiers. Les unités doivent considérer les ententes et contrats selon les processus et activités concernés.Créer un dossier par contrat ou par fournisseur.Ex. : contrats, baux, protocoles, ententes, conventions, etc.

2

Ressources humaines

Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la gestion des ressources humaines, tels que l'embauche, la formation, l'évaluation, les conditions d'emploi et aux relations de travail. Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
210Planification des ressources humainesClasser ici les documents utilisés pour planifier les effectifs requis pour accomplir les activités, de façon ponctuelle pour un projet ou à long terme pour la continuité des activités.Créer un dossier par projet ou activité.Ex. : analyses de besoins, plans d'effectifs, analyses organisationnelles, politiques de développement, etc.
212Inventaire des effectifsClasser ici les documents utilisés pour réaliser, documenter et modifier l'inventaire des effectifs de l'UQAM ou d'une unité.Créer un dossier par année.Ex. : listes du personnel, listes d'ancienneté, listes de pointage, rapports sur l'état du personnel, etc.
215Recrutement du personnelClasser ici les documents utilisés pour assurer le comblement des postes vacants. Créer un dossier par type de poste ou regrouper par classes professionnelles.Ex. : affichages de poste, analyses des candidatures, examens pré-embauche, grilles d'entrevue, etc.
218Dossiers du personnelClasser ici les documents permettant de suivre la carrière professionnelle d’un employé de l’Université de son embauche à son départ : personnel administratif et de soutien, personnel cadre et cadre supérieur et personnel enseignant. Ce dossier comprend également les documents relatifs à l'invalidité, les avantages sociaux et la retraite. Créer un dossier par employé.Ex. : diplômes, curriculum vitae, examens d'embauche, adhésions aux régimes d'assurances, frais de formation, évaluations, etc.
230Gestion des postesClasser ici les documents utilisés pour décrire les différents types de postes existant à l'UQAM, de même que les activités spécifiques, les conditions et les obligations associées à un poste. Créer un dossier par type de poste ou regrouper par classes professionnelles.Ex. : création ou révision de poste, description de postes antérieures ou de postes apparentés à l'UQAM ou dans d'autres organisations, etc.
232Fonctions et tâches du personnelClasser ici les documents utilisés pour décrire les tâches spécifiques réalisées par chacun des membres de l'équipe d'une unité académique ou administrative, de même que l'organisation du travail au sein de l'unité. Note : Les descriptions de tâches officielles émanant du Service des ressources humaines font partie du processus 230 Gestion des postes.Créer un dossier par fonction ou type de tâche.Ex. : description de fonctions, analyse et répartition des tâches, déclaration d'intérêt, conflit d'intérêt, plan de travail des professeurs, etc.
234Évaluation du personnelClasser ici les documents utilisés pour réaliser et documenter le processus d'évaluation de l'appréciation des compétences et de la performance des employés. Note : Les documents liés à l'évaluation d'un employé particulier font partie du processus 218 Dossier du personnel.Créer un dossier par type d'évaluation.Ex. : politiques d'évaluation, critères d'évaluation, fiches de notation, documents concernant les probations, etc.
236Mouvements du personnelClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des mouvements de personnel.Créer un dossier pour chaque processus.Ex. : documents concernant les promotions, mutations, rétrogradations, affectations, mises en disponibilité, prêts et échanges de personnel, dégrèvements, mises à pied, démissions, etc.
240Conditions de travailClasser ici les documents relatifs aux conditions de travail des employés de l'Université : listes d'ancienneté, listes de pointage, documents concernant l'organisation du travail, le salaire, la sécurité d'emploi, la conciliation travail/famille, etc.Créer un dossier par catégorie d'activité.Ex. : listes d'ancienneté, listes de pointage, documents concernant l'organisation du travail, le salaire, la sécurité d'emploi, la conciliation travail/famille, etc.
245Gestion de la rémunérationClasser ici les documents relatifs à la gestion de la rémunération.Créer un dossier pour chaque processus.Ex. : structure salariale, administration des conventions collectives, salaires, échelons, échelles salariales, équité, progression salariale, etc.
250Santé et sécurité au travailClasser ici les documents relatifs à l'élaboration et au suivi des programmes de santé, sécurité et hygiène au travail ainsi que l’application des normes du travail, l’inspection des milieux de travail et la qualité de vie au travail. Créer un dossier par programme de de santé et sécurité au travail.Ex. : rapports d'inspection, enquêtes et analyses des accidents et des risques potentiels, programme et mesures de santé, normes, etc.
255Avantages sociauxClasser ici les documents relatifs à l'administration des régimes d'assurances collectives des employés de l'Université. À noter : les documents relatifs aux avantages sociaux d'un employé sont à classer dans son dossier individuel, voir le processus 218 Dossier du personnel.Créer un dossier par catégorie d'activité.Ex. :  formulaires et horaires de congés, de vacances, de congés de maladie, de congés de maternité ou paternité, d'assurances collectives, etc.
260Perfectionnement et formation du personnelClasser ici les documents utilisés pour élaborer et assurer la gestion et le suivi des programmes de formation et de perfectionnement offerts au personnel ainsi que les activités de perfectionnement, cours et stages suivis par le personnel de l'UQAM.Créer un dossier par formation, si le volume le justifie ou par employé dans le cas des dossiers de la direction.Ex. : formulaires d'autorisation de participation à une formation, certificats d'attestation, documents concernant les cours ou ateliers, dépliants, etc.
265Activités sociales du personnelClasser ici les documents relatifs à l'organisation et la tenue des activités sociales des employés et unités de l'UQAM.Créer un dossier par événement.Ex. : photographies, documents concernant les anniversaires, chorales, clubs sociaux, etc.
267Programmes de services au personnelClasser ici les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi des programmes de services destinés au personnel.Créer un dossier par programme.Ex. : programmes de santé, activités sportives, gestion des accès au centre écologique, aux garderies, aux programmes d'aide aux employés, etc.
269Gestion de la retraiteClasser ici les documents relatifs à l’administration de l'indemnité de départ à la retraite des employés de l'Université selon les différents régimes de retraite du personnel. À noter : les informations relatives au dossier individuel d'un employé sont à classer dans le processus 218 Dossier du personnel.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : listes des participants, rapports aux organismes responsables, etc.
273Avis juridiques – droit du travailClasser ici les documents relatifs aux avis et expertises juridiques émis concernant le droit du travail, ainsi qu'aux relations entre l'UQAM et ses employés.Créer un dossier par avis juridique donné ou reçu.Ex. : avis juridiques, mandats, exposés des faits, recommandations, références, interprétations des lois, règlements ou contrats, etc.
275Associations et syndicatsClasser ici les documents relatifs aux relations entre l'UQAM et les associations ou syndicats, en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlement de travail.Créer un dossier par association ou syndicat.Ex. : accréditations, cotisations, listes de membres, représentants, libérations syndicales, etc.
285Négociations et conventions collectivesClasser ici les documents relatifs aux différents processus de négociations réalisés pour établir les conditions de travail des membres du personnel de l'UQAM, de même que les conventions collectives et lettres d’entente.Créer un dossier par cycle de négociation ou pour chacune des conventions.Ex. : documents d'élaboration, calendriers, grilles de calcul, propositions de règlement, convention collective, lettre d’entente, etc.
290Mesures disciplinairesClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des mesures disciplinaires.Créer des dossiers nominatifs pour chacun des employés concernés par des mesures disciplinaires.Ex. : avertissements, sanctions, avis à caractère professionnel, suspensions, congédiements, etc.
295Conflits de travailClasser ici les documents utilisés pour assurer le suivi et la gestion des conflits de travail.Créer un dossier par conflit de travail en incluant la date et le nom de l'association ou du syndicat concerné.Ex. : documents concernant les moyens de pression, grèves, lock-out, débrayages, piquetages, injonctions, contestations, services essentiels, arrêts de travail, etc.
3

Ressources financières

Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la gestion des finances de l’Université.Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
305FinancementClasser ici les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi du financement des activités de l'UQAM, incluant les emprunts.Créer un dossier par année. Créer un sous-dossiers selon la source de financement, si le volume le justifie.Ex. : documents concernant les campagnes de souscription, l'émission d'obligation, les placements, dons, etc.  
310BudgetsClasser ici les documents utilisés pour réaliser la planification, la préparation et l'adoption des budgets de l'UQAM.Créer un dossier par année ou par UBR.Ex. : cadres budgétaires, cahiers du budget, prévisions budgétaires, demandes budgétaires, approbations et contrôles des budgets, plans d'équilibre, etc.
314Fonds avec restrictionsClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des budgets de fonctionnement avec restriction.Créer un dossier par année ou par fonds.Ex. : prévisions, échéanciers, contrôles, rapports budgétaires, etc.
316Fonds des immobilisationsClasser ici les documents utilisés pour  assurer la gestion et le suivi des budgets d'investissement.Créer un dossier par année ou par fonds.Ex. : cahiers du budget d'investissement, demandes budgétaires, prévisions, rapports périodiques de dépenses d'investissement, pièces justificatives, modifications budgétaires, avances, plans quinquennaux, réclamations d'investissement au MELS, etc.
320ComptabilitéClasser ici les documents utilisés pour préparer, enregistrer et analyser les informations relatives aux dépenses et aux revenus.Créer un dossier par année.Ex. : charte comptable, grand livre, journal de caisse ou de trésorerie, journal général, journal des achats, pièces justificatives, petites caisses, balances de vérification, rapports de fermeture et de réouverture, réquisitions de paiement,  etc.
321Comptes à payerClasser ici les documents utilisés dans le processus de traitement des demandes de paiement de la réception de la facture jusqu’au règlement.Créer un dossier par année.Ex. factures de fournisseurs, demandes d’avance, demandes de remboursement du personnel de l’UQAM, chèques, etc.
323Comptes étudiantsClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion des comptes étudiants et des frais de scolarité.Créer un dossier par année.Ex. : rapports sur les soldes étudiants, transactions, relevés de transactions, dépôts, états de compte, etc.
328Gestion de la paieClasser ici les documents relatifs à la gestion de la paie et aux opérations liées au versement des salaires des employés de l'Université.Créer un dossier par année ou par opérationEx. : documents relatifs à la paie, registres de paie, listes d'ancienneté, grilles salariales, documents concernant les cessation d'emplois, les congés statutaires payés, l'impôt sur le revenu, l'assurance-emploi, la CSST, etc.
335États financiers, vérification et audit  Classer ici les documents utilisés pour produire les états financiers de l'UQAM, ainsi que les documents concernant la vérification interne et externe des activités financières de l'UQAM. Note : Les audits et vérifications internes font partie du processus 122 Audit et vérification interne.Créer un dossier par année.Ex. : documents d'élaboration, approbations, rapports de vérification, bilans, rapports de revenus et des dépenses, rapports financiers pour le MELS, formulaires financiers de fonctionnement, balances de vérification, etc.

350FiscalitéClasser ici les documents relatifs aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements tels que l'impôt fédéral, provincial et municipal, la taxe de vente, TVQ, TPS, la taxe d'accise, de douane et les crédits fiscaux pour la rechercheCréer un dossier par année.Ex. : grilles de calcul, formulaires, rapports, etc.
4

Ressources mobilières et immobilières

Cette série regroupe les activités et processus relatifs aux immeubles, installations, terrains et stationnements, à l'approvisionnement, à la sécurité et au développement durable.Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
410Transactions immobilièresClasser ici les documents relatifs au développement du campus en matière immobilière, à l'acquisition, la location, la vente et la disposition des immeubles, terrains et locaux, ainsi qu'à la location d'espaces de l'UQAM à des locataires externes.Créer un dossier par transaction immobilière et le nommer selon le nom du client ou du projet. Ex. : analyses de besoins, inventaires, appels d'offres, offres de location, correspondance, baux, dossiers de négociations, etc.
412Aménagement, construction et rénovation des espacesClasser ici les documents utilisés pour réaliser les projets d'aménagement, de construction et de rénovation des immeubles, terrains et locaux de l'UQAM ainsi que ceux utilisés pour représenter et illustrer les composantes architecturales, mécaniques et électriques des bâtiments dont l'UQAM est propriétaire ou qu'elle utilise pour ses activités.Créer un dossier par projet d'aménagement, de construction ou de rénovation.Ex. : plans et devis, autorisations du Conseil d'administration de l'UQAM, contrats et avenants, procès-verbaux, estimations des coûts, cahiers des charges, soumissions, budgets, permis, factures, appels d'offres, etc. 
414Utilisation et gestion des espacesClasser ici les documents utilisés pour assurer l'exploitation des différents types d'espaces de l'UQAM telles que la répartition des salles de cours, l'utilisation et réservation des locaux ou laboratoires, des salles de spectacle et des stationnements.Créer un dossier par activité.Ex. :  inventaires des espaces, listes de réservation, répartitions des locaux, autorisations de changement d'occupant ou d'utilisation, demandes d'information sur l'inventaire des locaux d'une unité, calculs des espaces, etc.
420Acquisition de biens et servicesClasser ici les documents utilisés pour réaliser l'acquisition de biens, équipements, fournitures ou mobiliers, de même que des services professionnels requis par l'UQAM ou de l'une de ses unités, pour assurer la gestion des cartes d'achats institutionnelles ainsi qu'assurer la gestion des fournisseurs en lien avec l'UQAM.Créer un dossier par fournisseur ou par services professionnels.Ex. : catalogues de produits, bons de commande, tableaux de suivi, factures, contrats, listes de prix des fournisseurs sous contrat à long terme, réquisitions d'achat, demandes de prix, appels d'offres, cotations et soumissions reçues, rapports d'analyse, ententes contractuelles, documents concernant le dédouanement, etc.
422

Utilisation de biens et services

Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion des biens et services.Créer un dossier par biens ou services.Ex. : documents concernant l'équipement, les fournitures et uniformes, bons de commande, factures, états de compte, offres de service, etc.
424Disposition de biensClasser ici les documents utilisés pour procéder à la disposition de biens, matériel et équipements déclarés en surplus par les différentes unités de l'Université.Créer un dossier par biens ou services ou par méthode de disposition.Ex. : déclarations de surplus d'une unité, demandes de prix ou appels d'offres, soumissions, contrats de vente, rapports de transaction, transmissions de dépôt et demandes de transfert de fonds aux unités, etc.
430Entretien et réparation des immeublesClasser ici les documents relatifs à l'entretien, au maintien, à l'amélioration et la remise en état des composantes des bâtiments et des terrains de l'UQAM, de même que du matériel et des équipements : entretien et réparation des terrains et immeubles, plomberie, chauffage, électricité, éclairage, menuiserie, climatisation, vérification et réparation du matériel et de l'équipement, maintien des actifs, etc.Créer un dossier par activité (plomberie, éclairage, menuiserie, etc.). Créer des sous-dossiers pour les factures, les statistiques, les contrats, lorsque le processus ou le volume le justifieEx. : les bilans énergétique, les études d'efficacité énergétique, les listes des lieux de consommation, contrats, factures, tableaux de suivi, etc.
435Entretien ménager et sanitaireClasser ici les documents utilisés pour réaliser les opérations d'entretien ménager et sanitaire telles que la gestion des déchets, la gestion parasitaire, le lavage des vitres extérieures, nettoyage des planchers, etc. Note : Les informations relatives aux programmes de gestion environnementale font partie du processus 480 Gestion environnementale et développement durable.Créer un dossier par programme d'entretien.Ex. : normes, contrats, horaires, factures, etc.
440VéhiculesClasser ici les documents relatifs à la gestion, l'entretien et l'utilisation de la flotte des véhicules acquis ou loués par l'UQAM et utilisés pour le transport de passagers, de marchandises et de matière dangereuse.Créer un dossier par année ou par conducteur.Ex. : contrats d'acquisition ou de location, immatriculations, preuves d'assurance, documents concernant l'entretien des véhicules, etc.
442Conciergerie et logistiqueClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion des opérations de conciergerie telles que l'installation, l'ajustement et le remplacement de mobilier, garnitures de fenêtres, luminaires, éléments muraux, ainsi que le prêt d'équipement.Créer un dossier par activité de conciergerie.Ex. : tableaux de suivi, contrats d'entretien ménager, procédures, etc.
445TransportClasser ici les documents utilisés pour réaliser la réception et l'expédition de marchandises, de mobilier et d'équipements de l'UQAM avec ses partenaires de même qu'entre les différents pavillons et campus de l'UQAM. Note : Les informations reliées au courrier et aux envois postaux font partie du processus 447 Courrier. Les informations reliées aux déménagements font partie du processus 442 Conciergerie et logistique.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : listes des routes ou des livraisons, factures, etc.
447Courrier et colisClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion du courrier à l'UQAM.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : listes des casiers postaux, listes des fournisseurs, lettres modèles, procédures, plaintes, factures, etc. 
450AlimentationClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion des services alimentaires offerts aux membres de la communauté de l'UQAM tels que la restauration, le service de traiteur et les distributeurs automatiques.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : listes et contrats d'approvisionnement, inventaires des ressources alimentaires, menus, recettes, factures, listes des clients, bons de commandes, rapports de ventes, demandes de permis,  etc.
460Installations et équipements sportifsClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion, l'entretien et la réparation des installations et des équipements sportifs du Centre sportif de l'UQAM.Créer un dossier par type d'installation ou pièce d'équipement.Ex. : plans, contrats, factures, rapports, etc.
470Prévention et mesures de sécuritéClasser ici les documents utilisés afin d'assurer la gestion des opérations de prévention et de sécurité et de maintenir un environnement sain et sécuritaire pour l'UQAM.Créer un dossier par activité de prévention ou de mesures de sécurité.Ex. : campagnes de sensibilisation, plans et mesures d'urgence, documents concernant les services d'urgences externes, etc.
471Incident, infraction et sinistreClasser ici les documents recueillis et utilisés pour documenter une intervention de sécurité dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'UQAM suite à un événement tel qu'une intervention, un dégât d'eau, un accident, ainsi que du vandalisme.Créer un dossier par incident, infration ou sinistre.Ex. : rapports d'incident ou d'événement, documents concernant les enquêtes, etc.
475SerrurerieClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion du système de clés de l'UQAM.Créer un dossier par activité de serrurerie.Ex. : documents concernant la gestion du système de clé, requêtes concernant la serrurerie, inventaires du matériel de serrurerie, autorisations, etc.
480Gestion environnementale et développement  durableClasser ici les documents utilisés pour développer et réaliser les projets, programmes et mesures de gestion environnementale et de développement durable tels que la gestion des matières recyclables, la gestion de l'énergie, la réduction de la pollution, l'approvisionnement responsable et le transport durable.Créer un dossier par activité de gestion environnementale ou de développement durable.Ex. : correspondance, budgets, documents concernant les projets, etc.
483Qualité de l’airClasser ici les documents utilisés pour assurer et mesurer la qualité de l'air.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : tableaux de données, analyses, rapports, etc.
490ErgonomieClasser ici les documents utilisés pour assurer l'analyse et l'application de principes et méthodes ergonomiques aux aménagements, postes de travail et équipements. Créer un dossier par intervention et le nommer selon le nom du client.Ex. : fiches techniques, analyses ergonomiques, diagnostics, etc.
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Enseignement

Cette série regroupe les activités et processus relatifs à l’organisation, aux méthodes et aux programmes d’enseignement. Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
510Structures organisationnelles de l’enseignementClasser ici les documents utilisés pour élaborer, définir et faire évoluer les structures organisationnelles de l’enseignement.Créer un dossier par unité.Ex. : documents concernant la création de facultés ou d'écoles, l'administration générale des programmes, organigrammes, etc.  
520ProgrammesClasser ici les documents utilisés pour la gestion des programmes d'enseignement de l'UQAM.Créer un dossier par programme. Créer les sous-dossiers « création » et « modification », lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : documents concernant la création, la description, la modification et la révision de programme, etc.
523Accréditation et agrément de programmeClasser ici les documents utilisés pour assurer la réalisation d'un processus d'accréditation ou d'agrément d'un programme de l'UQAM par un organisme externe tels qu'un ordre professionnel ou une corporation.Créer un dossier par programme.Ex. : certifications, demandes d'accréditation, correspondance, etc.
524Formation continue Classer ici les documents utilisés pour assurer le développement et le suivi des activités de formation continue offertes par l'UQAM telles que les formations linguistiques non créditées, la formations sur mesure et l'accompagnement en entreprise.Créer un dossier par programme.Ex. :  programmes des cours et activités de formation hors campus, calendriers, correspondance, grilles de tarification, documents concernant l'embauche et la rémunération des formateurs, documentation transmise aux participants, attestations de participation, rapports, évaluations, etc.
526Coûts de programmeClasser ici les documents utilisés pour réaliser les analyses de coûts de programme, notamment les évaluations de coûts réalisées dans le cadre des processus de création et de modification des programmes.Créer un dossier par programme.Ex. : études des coûts-bénéfices, des ressources requises et des revenus générés, etc.
531Calendrier universitaireClasser ici les documents utilisés pour assurer l'élaboration, le suivi et les modifications du calendrier universitaire.Créer un dossier par année.Ex. : documents d'élaboration, calendriers, etc.
532Organisation des sessionsClasser ici les documents utilisés pour réaliser l'organisation des sessions et la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée.Créer un dossier par session.Ex. : listes de répartition des tâches, horaires maîtres, horaires des cours, commandes de cours, enveloppes de charges, documents concernant l'attribution des tâches d'enseignement, etc.
534Stages et formation pratiqueClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion des stages et des activités pédagogiques de formation pratique.Créer un dossier par année. Créer des sous-dossiers selon les milieu de stage.Ex. : listes de milieux, listes de stagiaires, correspondance, intentions de stages, demandes de placement, rapports de stage, etc.
535CoursClasser ici les documents utilisés pour développer, élaborer, dispenser, assurer la gestion et le suivi des cours offerts par les professeurs, chargés de cours et maîtres de langues de l'UQAM.   Créer un dossier par cours.Ex. : plans de cours ou syllabus, descriptions de cours, documents concernant les modifications de cours, les modifications et révisions de notes, etc.
536Écoles d’étéClasser ici les documents utilisés pour assurer le développement et la gestion d'une école d'été par l'UQAM, qu'elle se déroule sur le campus ou à l'extérieur.Créer un dossier par édition de d'école d'été.Ex. : budgets, factures, inscriptions, documents concernant la logistique, la programmation, la promotion, etc.
540Évaluation des enseignementsClasser ici les documents utilisés pour réaliser et assurer la gestion des évaluations faites par les étudiants concernant les enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'UQAM.Créer un dossier par session.Ex. : questionnaires remplis par les étudiants, rapports d'analyse individuels et globaux des résultats, politiques d'évaluation des enseignements, etc.
542Encadrement des étudiantsClasser ici les documents utilisés pour réaliser l'encadrement des étudiants tels que l'habilitation à la direction ou codirection de thèse et mémoire, le mentorat, le coaching ou les mesures de soutien académique offertes par les écoles et facultés.Créer un dossier par activité.Ex. : formulaires d'habilitation à la direction ou codirection de thèse et mémoire, ateliers, formations, ressources pédagogiques, etc.
552Examens et travaux étudiantsClasser ici les documents utilisés pour réaliser l'évaluation des apprentissages dispensés aux étudiants tels qu'examens, travaux ou concours. Note : Les travaux des cycles supérieurs font partie du processus 554 Mémoires et thèses.Créer un dossier par session.Ex. : questionnaires, gabarits de travaux et d'examen, etc.
554Mémoires et thèsesClasser ici les documents relatifs aux travaux réalisés par les étudiants dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat, ainsi que les documents utiles au suivi du dépôt, de l'évaluation et de la diffusion de ces derniers.Créer un dossier par étudiant. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie. Ex. : mémoires, thèses, autorisations de reproduction et de diffusion, etc.
556DiplomationClasser ici les documents relatifs à la gestion des diplômes de l'UQAM et leur émission. Note : Les informations relatives à la collation des grades font partie du processus 804 Cérémonies et célébrations officielles.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : procédures d'émission des diplômes, formulaires d'attestations ou d'équivalences, exigences de diplomation, conditions requises et politiques, etc.
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Recherche et création

Cette série regroupe les activités et processus relatifs à l’organisation et à l’administration de la recherche et de la création.Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
603Organisation et gestion de la rechercheClasser ici les documents relatifs à l'organisation et la gestion de la recherche et de la création à l'UQAM et dans le milieu universitaire.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : descriptions de programmes, procédures, compilations et inventaires de recherche, études sur le développement et le financement de la recherche, documents concernant le dégrèvement, la gestion des données de recherche, etc.
605Financement de la recherche et de la créationClasser ici les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi de l'ensemble des sources de financement de la recherche et de la création, telles que les programmes, les partenariats, les bourses ou les subventions. Ces sources de financement peuvent être internes ou provenir d'organismes publiques ou privés. Note : Les informations relatives aux organismes subventionnaires font partie du processus 620 Organismes subventionnaires. Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : documents concernant les programmes de subvention, politiques d'utilisation des ressources allouées, etc.
608Éthique et déontologieClasser ici les documents relatifs aux règles d'éthique et normes déontologiques à respecter lors de la réalisation des projets de recherche telle que l'obtention d'une approbation éthique (certificats) de la recherche (êtres humains, animaux, risques biologiques).Créer un dossier par comité d'éthique et diviser par année. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie. Ex. : demandes de certificat d'éthique, commentaires et recommandations relatifs aux règles d'éthiques et au code déontologique, formulaires de consentement pour la recherche, avis de déontologie aux organismes subventionnaires, etc.
609Gestion des animaux de laboratoireClasser ici les documents utilisés pour assurer la bonne gestion des animaux de laboratoire.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : demandes d'autorisation, registres de tarification, procédures et dossiers des soins et interventions à assurer auprès des animaux, commandes et enregistrements de l'entrée des animaux, commandes de nourriture, protocoles d'utilisation, rapports journaliers sur les conditions d'hébergement des animaux, registres sur la gestion des animaux, sur l'utilisation des médicaments et barbituriques, sur les soins et les mortalités, etc.
610Recherche institutionnelleClasser ici les documents relatifs aux activités et projets de recherche réalisés à l'UQAM qui sont en appui aux activités de l'institution ou de l'une de ses unités, ainsi qu'à la planification institutionnelle de la recherche.Créer un dossier par projet. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : projets de recherche institutionnelle, questionnaires, formulaires, rapports, etc.
612Unités de recherche et de créationClasser ici les documents relatifs à la création, au processus d'accréditation et au fonctionnement des centres, chaires de recherche, laboratoires, groupes ou instituts de recherche de l'UQAM.Créer un dossier par unité de recherche. Regrouper par type d'unité de recherche, lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : documents constitutifs de l'unité de recherche, critères d'accréditation, documents de régie interne, correspondance, études, rapports, etc.
615Projets de recherche et de créationClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et la mise en œuvre des différents projets de recherche conduits par des unités de recherches reconnues par l'UQAM.Créer un dossier par projet. Créer des sous-dossiers selon les années ou les sujets.Ex. : documents échangés avec les organismes subventionnaires, demandes, projets de recherche, contrats, échéanciers, rapports, données de recherche, etc.
620Organismes subventionnaires et partenairesClasser ici les documents relatifs aux organismes subventionnaires et partenaires.Créer un dossier par organisme en utilisant son nom officiel. Créer des sous-dossiers selon les années ou les appels de projet, lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : tableaux des demandes, correspondance, formulaires, guides explicatifs, etc.
622ChercheursClasser ici les documents utilisés pour gérer le statut officiel des chercheurs à l'UQAM, ainsi que le suivi et le dépôt des demandes de subvention. Note : les documents concernant l’élaboration et la gestion d’un projet de recherche particulier font partie du processus 615 Projets de recherche et de création.Créer un dossier par chercheur. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : demandes de subventions, correspondance, attestations concernant le statut, etc.
635Transfert et mobilisation des connaissancesClasser ici les documents relatifs aux activités mises en œuvre afin de favoriser l'échange de savoir, d'assurer le transfert technologique, de valoriser la recherche et de promouvoir la mobilisation des connaissances.Créer un dossier par activité ou projet. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : documents concernant des ateliers ou concours, ententes de partenariat, plans d'action, etc.
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Étudiants et collectivité

Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la clientèle étudiante, à la communauté universitaire et aux collectivités externes.Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
704Recrutement des étudiantsClasser ici les documents relatifs aux activités organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants.Créer un dossier par activité de recrutement.Ex. : plans de communication, documentation destinée aux collèges, documents concernant les campagnes de promotion, les journées portes ouvertes, les tournées des collèges, la participation à des salons, les périodes de clavardage, etc.
706Populations étudiantesClasser ici les documents relatifs aux prévisions, à l'étude et aux analyses réalisées des populations étudiantes et de leur évolution, de même que les données statistiques les concernant.Créer un dossier par annéeEx. : données démographiques, statistiques, déclarations préliminaires et officielles des inscriptions et des admissions, etc.
712AdmissionClasser ici les documents relatifs à la gestion et au suivi du processus d'admission des étudiants.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : procédures, politiques d'admission, documents concernant la structure d'accueil, listes des candidats, rapports et relevés statistiques des admissions, tests d'admission, changements de programme, etc.
714InscriptionClasser ici les documents relatifs à la gestion et au suivi du processus d'inscription des étudiants.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : procédures, choix de cours, équivalences, transferts de crédit, ententes interuniversitaires, frais de scolarité, validations de choix de cours, relevés d'inscription, abandons de cours, guides d'inscription, listes et relevés d'inscription, statistiques d'inscription, etc.
716Dossiers étudiantsClasser ici les documents nominatifs relatifs à chaque étudiant et qui constituent son dossier personnel permettant de retracer son cheminement depuis son admission jusqu'à son départ de l'établissement.Créer un dossier par étudiant.Ex. : formulaires et documents concernant l'admission, l'inscription, les équivalences, exemptions, substitutions de cours, le cheminement des études de cycles supérieurs, le processus d'évaluation et d'attribution des notes, les résultats obtenus, au processus de dépôt et d'évaluation d'un mémoire ou d'une thèse, la recommandation pour l'obtention d'un permis ou brevet d'enseignement, etc.
718Notation et évaluation des étudiantsClasser ici les documents utilisés pour assurer la collecte, la remise, la modification, la révision et les attestations de notes. Les notes et évaluations individuelles seront classées dans le dossier de l'étudiant.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : listes, documents concernant la notation, la révision et les modifications de note, formulaires, etc.
719Intégrité académiqueClasser ici les documents relatifs aux activités visant à assurer l'intégrité académique.Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par numéro d'infraction. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : règles et procédures, documents concernant les sanctions, les suspensions et exclusions, cas de plagiats, de fraudes ou de falsifications de documents, etc.
720Services aux étudiantsClasser ici les documents relatifs à l'administration, l'organisation, le suivi, la gestion et la mise en place de services destinées aux étudiants tels que l'accueil et l'intégration, le soutien à la recherche d'emploi, l'orientation ou l'aide aux étudiants handicapés et étrangers.Créer un dossier par secteur de service aux étudiants.Ex. : descriptions de services et de programmes, documents d'élaboration, de formation, rapports, publicités, etc.
722Soutien financier aux étudiantsClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi de l'aide financière offerte aux étudiants de l'UQAM.Créer un dossier par programme de soutien financier.Ex. : correspondance, statistiques, règles du programme, publicités, listes d'organismes subventionnaires, listes de candidatures, documents concernant le fonctionnement du comité de sélection, demandes d'aide financière, de prêts et bourses ou de bourses d'études, fonds de dépannage, etc.
730Activités étudiantesClasser ici les documents relatifs à la planification, la gestion et le suivi des activités organisées pour favoriser la participation et la socialisation des étudiants de l'UQAM tels que les programmes d'activités communautaires, les loisirs, les activités d'accueil organisées par les étudiants, les midis-causeries ou les journées conférences.Créer un dossier par activité.Ex. : programmes d'activités, documents d'élaboration, rapports, publicités, etc.
735Mobilité étudianteClasser ici les documents utilisés pour développer et assurer la gestion et le suivi des programmes de mobilité étudiante ainsi que pour assurer le suivi de chacune des candidatures déposées pour les différents programmes de mobilité étudiante. Note : Les dossiers peuvent concerner des étudiants de l’UQAM qui participent à des programmes à l’international ou des étudiants d’autres institutions participant à des programmes de l’UQAM. Créer un dossier par programme.Ex. : lettres d'acceptation ou de refus, lettres d'attestation linguistique, documents concernant les programmes ou les bourses, candidatures, etc.
740Organisations étudiantesClasser ici les documents relatifs aux groupes étudiants tels que les associations étudiantes, les équipes sportives, les coopératives étudiantes ou les cafés étudiants ou les mouvements étudiants.Créer un dossier par groupe.Ex. : demandes de reconnaissance, chartes, protocoles d'entente, compositions des exécutifs, listes des membres, organigrammes, règlements généraux, correspondances, etc.
750DiplômésClasser ici les documents relatifs aux relations de l'UQAM avec ses diplômés et entre les diplômés tels que le bottin des diplômés, les activités sociales, le réseautage ou le Conseil des diplômés.Créer un dossier par activité.Ex. : journaux des diplômés, listes des diplômés, rapports et statistiques, dossiers pour l'organisation de retrouvailles ou de remises de prix, etc.
760Services à la communautéClasser ici les documents utilisés pour développer et réaliser les projets de formation, de recherche, de création, de diffusion et de services menés en partenariat avec des groupes externes à la communauté universitaire et répondants aux besoins de la collectivité.Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.Ex. : projets, compte-rendus suivis, protocoles, etc.
765Recours à la protectrice, le protecteur universitaireClasser ici les documents relatifs à l'examen et au traitement des plaintes provenant des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par les mécanismes administratifs de l'Université ou victimes de discrimination ou de toute forme d'injustice concernant leur personne, leur état ou l'exercice de leurs fonctions dans les cas ou tous les autres mécanismes réguliers normalement à leur disposition ont été préalablement épuisés sans succès.Créer un dossier par événement.Ex. : procédures, modalités de règlement, plans d'intervention, etc. rapport annuel, demande de plainte, demande de consultation, documentation, correspondance, résultat de l'enquête, recommandation, etc.
766Prévention en matière de harcèlementClasser ici les documents relatifs aux programmes, projets et activités de prévention en matière de harcèlement mis en œuvre par l'UQAM.Créer un dossier par programme ou projet.Ex. : formations, statistiques, références, etc.
770Partenariats Classer ici les documents utilisés pour réaliser le développement de partenariats, des relations internationales et de l'internationalisation de l'UQAM, ainsi que pour assurer le suivi des projets réalisés dans le cadre d'ententes nationales ou internationales.Créer un dossier par partenaire.Ex. : correspondance, protocoles d'entente, planifications de mission, programmes d'accueil de délégations, etc.
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Communications et informatique

Cette série regroupe les activités et processus relatifs aux différents moyens ou supports de communication tels que les congrès, les expositions, les relations publiques, les télécommunications, les ressources documentaires, les ressources audiovisuelles, les équipement et systèmes informatiques.Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.↑ retour
802Identification visuelleClasser ici les documents utilisés pour réaliser la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d'identification visuelle de l'UQAM ou de l'une de ses unités, ainsi que les logos, en-têtes et vignettes créés.Créer un dossier par type d'identification visuelle.Ex. : logos, documents concernant l'identité visuelle, l'utilisation du nom, symboles, sceaux, babillards, entêtes, etc.
804Cérémonies et célébrations officiellesClasser ici les documents utilisés pour organiser et assurer le bon déroulement de cérémonies et célébrations auxquelles l'UQAM ou l'une de ses unités participe telles que les collations des grades ou les anniversaires de l'UQAM.Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par événement lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : cartons d'invitation, coupures de presse, textes des allocutions, documents concernant le protocole, le déroulement, la sécurité, etc.
806Congrès, colloquesClasser ici les documents utilisés en lien avec les congrès, conférences et colloques tenus ou organisés par l'UQAM ou l'une de ses unités ou auxquels un membre de l'UQAM a participé.Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par événement lorsque le processus ou le volume le justifie. Ex. : programmations, affiches, listes d'invités, factures, etc.
808Allocutions, présentationsClasser ici les documents utilisés pour élaborer et diffuser les allocutions, discours, et autres communications prononcés par des membres de l'UQAM ou l'une de ses unités ou par des personnalités extérieures invitées à prendre la parole dans le cadre d'activités organisées par l'UQAM.Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par événement lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : présentations, compte-rendus, notes de présentation, photographies, affiches, etc.
810Activités artistiques, scientifiques et culturellesClasser ici les documents utilisés pour organiser ou témoigner de la participation de l'UQAM ou de l'une de ses unités à des activités artistiques, scientifiques et culturelles, telles que les spectacles, la semaine des sciences, les concerts, les salons ou les lancement.Créer un dossier par événement. Créer des sous-dossiers selon les années, lorsque le processus ou le volume le justifie.Ex. : documents d'élaboration et de planification, programmations, affiches, bilans, photographies, compte-rendus de présentation, etc.
812ExpositionsClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion, l'organisation et la présentation des expositions réalisées par les espaces de diffusion de l'UQAM tels que la Galerie de l'UQAM, le Centre de Design ou une autre unité.Créer un dossier par exposition. Regrouper par année, lorsque le processus ou le volume le justifie. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : listes des œuvres, textes didactiques, correspondance, plans d'aménagement, contrats d'assurance, catalogues d'exposition, communiqués de presse, cartons d'invitation, allocutions, affiches, etc.
816Collections d’œuvres d’artClasser ici les documents utilisés pour assurer l'acquisition, la conservation, la préservation et la diffusion de la collection d'œuvres d'art de l'UQAM.Créer un dossier par activité liée à la gestion de la collection d'œuvres d'art.Ex. : documents concernant l'acquisition, l'évaluation la référence, la circulation et la valeur des œuvres, inventaires, catalogues, assurances, politiques, etc.
822Diffusion d’information interneClasser ici les documents relatifs aux moyens de communication mis en place à l'intérieur de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par type d'outil de communication.Ex. : communiqués, bulletins d'information internes, épreuves, plans de communications, communications stratégiques, documents concernant les médias institutionnels, le kiosque d'accueil et de renseignements et les tableaux d'affichage, etc.
824Publicité, promotion et marketingClasser ici les documents utilisés pour réaliser les activités de promotion de l'UQAM.Créer un dossier par type d'outil de promotion ou par événement.Ex. : campagnes publicitaires, annonces, publicités dans les journaux, à la radio, à la télévision, sondages et focus groups, documents concernant la promotion, la création de bannières et d'objets promotionnels, la gestion des médias sociaux institutionnels, etc.
826Relations de presseClasser ici les documents publiés par les différents médias et se rapportant aux activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités, ainsi que les informations diffusées auprès des médias pour annoncer un événement majeur, une activité importante ou toute autre information à communiquer au grand public.Créer un dossier par type d'outil de communication. Pour les revues de presse, créer un dossier par période.Ex. : entrevues, communiqués de presse, revues de presse, conférences de presse, etc.
828PublicationsClasser ici les documents relatifs aux publications administratives, savantes ou scientifiques de l'UQAM, de l'une de ses unités ou d'un auteur UQAM, y compris les informations concernant leur préparation et leur diffusion.Créer un dossier par projet de publication. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : documents concernant les livres, revues, journaux, brochures, dépliants, affiches, rapports, bulletins, annuaires, etc.
834ReprographieClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion de la reproduction de documents tel que l'infographie, l'impression, la reliure et finition, la copie, la télécopie ou la numérisation.Créer un dossier par activité de reprographie. Créer des sous-dossiers par client.Ex. : documents concernant l'imprimerie, la polycopie, les photocopies, la facturation interne et externe, réquisitions de reprographie, réquisitions internes de travaux d'imprimerie,  procédures, etc.
853Acquisition des ressources documentairesClasser ici les documents utilisés pour réaliser l'acquisition des ressources documentaires physiques (fonds d'archives, monographies, périodiques, publications officielles, livres rares, CD, DVD, cartes géographiques, partitions musicales, etc.) et des ressources numériques (livres numériques, bases de données, périodiques) de l'UQAM.Créer un dossier par activité liée à l'acquisition de ressources documentaires.Ex. : contrats d'achat ou de donation d'archives historiques, documents concernant l'acquisition, la donation, l'évaluation et la référence, réquisitions d'achat, bons de commande, correspondance, etc.
854Traitement des ressources documentairesClasser ici les documents utilisés pour réaliser le catalogage, l'indexation, la description et l'élimination des ressources documentaires.Créer un dossier par activité liée au traitement des ressources documentaires.Ex. : normes et procédures de traitement, document concernant l'analyse documentaire et le catalogage, statistiques de traitement, listes des documents à traiter, documents de référence, etc.
856Diffusion des ressources documentairesClasser ici les documents utilisés pour réaliser la diffusion et l'exploitation des ressources documentaires telles que la gestion des salles de recherche et les bases de données de ressources documentaires.Créer un dossier par activité liée à la diffusion des ressources documentaires.Ex. : documents concernant le prêt et le prêt entre bibliothèques (PEB), le contrôle des retards, les catalogues et les outils de recherche, etc.
857Utilisateurs des ressources documentaires

Classer ici les documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des ressources documentaires tels que les formations, les services de références, ainsi que le soutien à la recherche et à l'enseignement.

Créer un dossier par activité liée aux usagers des ressources documentaires.

Ex. : documents concernant les formations, les visites, l'aide aux usagers, les demandes de consultation, le service-conseil, etc.


858Conservation des ressources documentaires Classer ici les documents utilisés pour assurer la conservation et la préservation des ressources documentaires tel que le développement de mesures de préservation et le contrôle des conditions ambiantes.Créer un dossier par activité ou opération de conservation.Ex. : inventaires, tableaux de suivi, étiquettes, documents concernant la gestion des dépôts, les mesures de préservation, etc.
860Développement des ressources audiovisuellesClasser ici les documents utilisés pour réaliser la planification, le développement et l'implantation des ressources audiovisuelles requises pour répondre aux besoins de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par client ou par service offert.Ex. : analyse des besoins pour l'acquisition d'équipement audiovisuel, documents concernant l'évaluation des coûts et des impacts reliés aux besoins en équipements et matériels audiovisuels, etc. 
862Équipement audiovisuelClasser ici les documents utilisés pour assurer l'acquisition et la gestion du matériel et de l'équipement audiovisuel de l'UQAM telles que les analyses de besoin, les appels d'offres, les soumission, les contrats ou procédures d'installation et de configuration.Créer un dossier par type d'équipement.Ex. : documents concernant l'acquisition, l'entretien, la réparation, le prêt, inventaires, réquisitions d'achat, formulaires, listes de distribution, rapports, etc.
866Productions audiovisuelles et photographiquesClasser ici les documents utilisés pour assurer la conception, la réalisation, la gestion et la vente des productions audiovisuelles (images, son, vidéos, multimédias, etc.)et de productions photographiques, par ou pour les activités d'apprentissage, d'enseignement, de recherche et de création de l'UQAM, de l'une de ses unités ou pour les besoins de clients de l'UQAM.Créer un dossier par production ou par programme de production. Organiser les productions par année.Ex. : documents techniques, budgets, devis, cessions de droits, rapports de tournage, ententes, etc.
867Utilisateurs de l’audiovisuelClasser ici les documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des technologies de l'audiovisuel telles que les salles de cours médiatisées, les services-conseils, le soutien technique à la recherche ou les projets technopédagogiques.Créer un dossier par activité liée aux usagers de l'audiovisuel.Ex. : évaluations des besoins, correspondance, documents concernant la gestion des droits d'accès et privilèges particuliers, les services spécifiques, etc. 
871Infrastructure technologiqueClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et l'évolution des éléments reliés à l'infrastructure technologique de l'UQAM.Créer un dossier par projet ou par demande.Ex. : analyses de besoins, planifications, documents concernant l'architecture du réseau, mises à jour, inventaires, etc.
872Équipement informatiqueClasser ici les documents utilisés pour assurer l'acquisition et la gestion du matériel et de l'équipement informatique de l'UQAM telle que la réseautique, la gestion des serveurs et des postes de travail ou les téléphones et téléphones cellulaires. Créer un dossier par type de pièce d'équipement informatique.Ex. : inventaires, analyses de besoins, appels d'offre, soumissions, contrats, procédures d'installation et de configuration, etc.
873Logiciels et licencesClasser ici les documents relatifs aux logiciels, progiciels, programmes et applications informatiques utilisés pour assurer le fonctionnement et la gestion des activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.Créer un dossier par logiciel ou licence. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : licences d'utilisation, procédures d'installation et d'utilisation, etc.
874Systèmes informatiquesClasser ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le fonctionnement des systèmes informatiques de l'Université tels que les systèmes de gestion administrative ou les plateformes d'enseignement.Créer un dossier par système informatique. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.Ex. : analyses de besoins, appels d'offres, soumissions, contrats, procédures d'installation et de configuration, etc.
876Utilisateurs de l'informatiqueClasser ici les documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des technologies et aux demandes de soutient faites par les utilisateurs des systèmes informatiques.Créer un dossier par activité liée aux usagers de l'informatique.Ex. : demandes de codes d'accès aux systèmes informatiques, privilèges particuliers, demandes de traitement informatique spécifique, évaluations des besoins, etc.
877Sécurité informatiqueClasser ici les documents utilisés pour assurer la protection des systèmes et des biens informatiques, la préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données.Créer un dossier par activité liée à la sécurité informatique.Ex. : politiques, normes, rapports d'incident, formations, etc.
890Sites WebClasser ici les documents relatifs à la création, la mise à jour et au développement du site Web de l'Université ou l'une de ses unités. Note : Les documents officiels de l'UQAM diffusés sur le Web seront considérés selon le processus ou l'activité qui les concerne. Créer un dossier par activité liée aux sites internet.Ex. : dossier de création, dossier de mise à jour, dossier de développement, page d'accueil du site web, menu, organigramme d'arborescence du site web, texte d'information, image, document audiovisuel, liste des hyperliens, statistique, commentaire, plan de production, devis, rapport, synthèse, échéancier, document de travail, document de planification, etc.

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