Applications Microsoft 365 - enseignants/employés

1. Allez sur : office365.uqam.ca

2. Cliquez sur Mes applications Office 365

3. Entrez votre adresse courriel UQAM.

4. Entrez le mot de passe associé à votre code MS

5. Cliquez : Se connecter

   

6. Vous êtes maintenant connectés à Microsoft 365

Les données de la plateforme Microsoft 365 sont hébergées au Canada, soit dans des centres de données à Toronto et à Québec. 

• Les professeurs ne perdent jamais leurs accès à la retraite, sauf pour le téléchargement de la suite Microsoft 365.
• Le personnel administratif perd ses accès 21 jours après son départ.

Les communications entre le client et les serveurs de Microsoft sont chiffrées, pour plus de détails voir ici.

Webinaire Microsoft 365

Vidéo du webinaire du 26 février 2019 (demande une authentification avec un code MS actif de l'UQAM)

Compilation des questions et des réponses

• La licence Microsoft 365 est accordée à tout le personnel actif de l'UQAM.

• Microsoft 365 peut être installé sur 5 ordinateurs (PC ou Mac), 5 tablettes (Windows, iPad et Android) et 5 téléphones intelligents, pour un total de 15 appareils distincts.

• Pour assurer le bon fonctionnement de Microsoft 365 il est recommandé de désinstaller toutes les anciennes versions d'Office avant de procéder à l'installation.

• Une connexion internet est nécessaire pour faire l'installation de Microsoft 365. Par la suite, il faut se connecter à Internet au moins une fois tous les 30 jours pour que l'état de l'abonnement soit mis à jour. Si ce délai est dépassé, le mode "fonctionnalités réduites" est activé, cela signifie que seules la consultation et l'impression de documents sont permises et ce, jusqu'à la prochaine connexion à Internet.

• Oui, les mises à jour s'effectuent automatiquement si l'appareil est connecté à Internet.

Oui, cliquez ici pour consulter la norme.

La capacité de stockage de votre espace OneDrive est illimitée.

Attention : ne pas utiliser Internet Explorer puisque ce navigateur est présentement incompatible avec cette procédure.

1. Se connecter à Office 365 : https://o365.uqam.ca;
   
2. Ouvrir votre répertoire Z:\ et réduire la fenêtre;
3. Ouvrir OneDrive en cliquant sur l'application;
4. Réduire la fenêtre OneDrive et glisser le ou les répertoires sélectionnés de Z:\ vers la fenêtre OneDrive;
5. Vous verrez que les répertoires et fichiers se copient dans OneDrive;
6. Vérifier que tous les dossiers et fichiers sont bien copiés.

Vous pouvez également utiliser la fonction Charger du menu de OneDrive, mais attention, il y a une contrainte au niveau du chargement des dossiers, la limite est de 2 niveaux.

Il n’est pas recommandé d’installer le client OneDrive sur les postes pour plusieurs raisons :

1. Le processus de synchronisation ralentit l’appareil et est exponentiel à la taille du dossier
2. L’appareil doit être fonctionnel et branché sur l’internet pour que la synchronisation se termine correctement
3. L’espace disponible pour la sauvegarde locale est moindre que l’espace disponible sur OneDrive
4. L’espace de sauvegarde local est perdu. Les documents sont accessibles rapidement sur OneDrive et une copie locale n'est pas nécessaire ou souhaitable
5. La tendance à installer le client sur tous nos ordinateurs. Des copies des mêmes documents se retrouvent partout
6. Il est préférable de travailler sur le document directement dans OneDrive, pour les raisons suivantes :
   
   1. La sauvegarde des documents est continue sur OneDrive. On ne perd aucune modification
   2. La coédition de document n’est pas possible s’il est local sur l’appareil
   3. La gestion des versions est automatique – jusqu’à 500 versions
   4.  La possibilité de récupération de documents détruits – jusqu’à 30 jours
   5.  La portabilité – Les documents sont accessibles de partout
7. En cas de bris ou de perte de l’appareil, les documents sont sécurisés dans OneDrive
8. Il est facile de télécharger des documents à la pièce lors de travail hors connexion

L’interface WEB est similaire sur un MAC ou un PC. Les clients locaux ont quelques particularités propres à la plateforme. Les particularités du client OneDrive MAC sont décrites dans la FAQ de Microsoft au lien, une raison de plus pour ne pas utiliser le client OneDrive

Microsoft 365 fonctionne bien avec toutes les versions récentes de navigateurs. Seul Internet Explorer qui n’est plus mis à niveau depuis quelques années n’est pas conseillé.

Microsoft 365 est accédé par le protocole HTTPS et l’information transférée entre l’ordinateur et le serveur est cryptée. Les données sur le serveur sont cryptées et seulement accessibles par le propriétaire du compte. Pour plus d’information sur le type de cryptage utilisé, vous pouvez consulter la FAQ de Microsoft sur le sujet au lien.

Antidote fonctionne avec la suite Microsoft 365 installée localement, incluant Outlook. Antidote n’est pas compatible, pour l’instant, avec Microsoft 365 Online ou Outlook Online.

Consultez la documentation Microsoft. Veuillez noter que certains fichiers et dossiers provenant de Mac ne sont pas compatibles avec OneDrive. Pour remédier à cette situation, assurez-vous de les compresser avant de procéder au transfert.

Microsoft Teams est une application qui permet un travail collaboratif entre les utilisateurs de Microsoft 365. La disponibilité de plusieurs outils au même emplacement permet une meilleure collaboration grâce à l'intégration de plusieurs applications Microsoft 365. 

Voici ce que Microsoft Teams vous permet, pour plus de détails visitez ce site :

• Communiquez à l’aide de conversations, de réunion et d’appels :
  • Teams est une solution complète de conversation et de réunion en ligne. Hébergez des conférences audio, vidéo et web, et discutez avec n’importe qui à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation
• Collaborez à l’aide d’applications Microsoft 365 intégrées :
  • Teams facilite le travail d’équipe. Cocréez et partagez des fichiers à l’aide d’applications Micirosoft 365 populaires, telles que Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint.
• Personnalisez votre lieu de travail et soyez plus productifs :
  • Intégrez des applications de Microsoft 365 et des services de partenaires pour personnaliser votre processus, en renforçant le travail d’équipe et la productivité.
• Passez des appels dans Microsoft 365 et Teams.
• Connectez-vous sur tous vos appareils.

Une FAQ sur Teams développée par les membres du carrefour technologique est à la disposition des enseignants avec plus de détails  :

Teams.pdf

1. Tout membre de l’UQAM peut être propriétaire d'un groupe Microsoft 365 à condition que l'usage soit destiné aux activités universitaires.
2. Deux propriétaires sont recommandés pour chaque groupe créé.
3. Si un propriétaire unique du groupe quitte l’UQAM, ce dernier doit désigner son remplaçant en tant que propriétaire du groupe si ce groupe doit continuer à fonctionner.
4. L'expiration des groupes est fixée à 365 jours. Suite à cette période, le groupe sera supprimé si celui-ci n'a pas été renouvelé après la réception de courriels de notification de Microsoft.
5. Le choix du nom d'un groupe ainsi que son utilisation sont soumis au règlement 12.

• Créer les équipes de votre choix dans l’organigramme, et ajouter des personnes. Par exemple, une équipe pour les administrateurs et une équipe pour chacune des équipes.

  • Créer une équipe

    • Seuls les administrateurs sont autorisés à créer des équipes, veuillez consulter la fiche de service de Microsoft 365 pour compléter une demande.

  • Ajouter des personnes à une équipe

• Créez des canaux dans chaque équipe. Dans chaque équipe que vous créez il y aura, par défaut, le canal Général. Ajoutez-en d’autres pour organiser les projets et les sujets.

  • Créer un canal

• Publiez un message dans un canal. Démarrez une conversation réservée aux membres de l’équipe. Cliquez sur le nom du canal et commencez à écrire dans la zone située en bas du canal. Voici d’autres options que vous pouvez inclure dans les messages :

  • Envoyer un GIF

  • Joindre et partager un fichier

  • Identifier une personne en tapant @ suivi de son nom

• Démarrez une conversation en tête-à-tête. Cliquez sur Nouvelle conversation , saisissez le nom de la personne et le message, puis cliquez sur Envoyer .

• Convertissez un fichier en onglet en haut d'un canal. Votre fichier est ainsi facilement accessible. Faites-le pour un fichier que les membres auront souvent besoin de consulter. Une fois que vous avez joint un fichier à un message ou que vous l’avez chargé directement, vous pourrez le convertir en onglet.

  • Partager un fichier téléchargé

  • Cliquez sur Plus d’options à côté du nom du fichier, puis sur En faire un onglet.

Seuls les étudiants sont autorisés à créer des équipes dans Teams. Les enseignants et employés doivent demander la création d'une équipe Teams, via cette requête.

Tout membre de l'UQAM ou invité externe.

Il est possible maintenant pour le propriétaire d'une équipe Teams d'ajouter des invités externes à l'UQAM.

Dans la gestion des membres de votre équipe Teams, ajouter l'adresse de courriel valide de votre invité externe qui recevra une invitation à se connecter avec un compte Microsoft Teams déjà existant ou à en créer un gratuitement. pour plus de détails, consulter l'aide Microsoft.

La durée de vie par défaut d’un groupe sera dorénavant de 365 jours et s’appliquera sur les nouveaux groupes ainsi que sur les groupes existants. À titre d’exemple, un groupe créé le 1 juillet 2021 viendra à échéance le 30 juin 2022 et devra être renouvelé avant cette date.

 Le renouvellement d’un groupe pourra être effectué selon deux modalités : de façon automatique ou de façon manuelle, en réponse à une action posée par un propriétaire du groupe.

1.  De façon automatique. Le groupe concerné sera renouvelé automatiquement si une activité est détectée au sein du groupe :
1. Consultation, modification, déplacement ou téléchargement de fichiers;
2. Lecture ou rédaction d’un message à partir du groupe;
3. Visite d’un canal dans le groupe Teams.
2. De façon manuelle. Si aucune activité n’est détectée dans le groupe concerné, son ou ses propriétaires recevront des notifications à ce sujet à trois reprises : 30 jours, 15 jours et 1 jour avant la date d’expiration du groupe. Lorsque le ou les propriétaires du groupe recevront la notification par courriel, il suffira de cliquer sur « Renouveler maintenant » directement dans le courriel de notification. Si le groupe n’est pas renouvelé avant la date limite, celui-ci sera supprimé.

Prenez note que le non-renouvellement d’un groupe entrainera la perte des documents et les conversations qui y sont associés.  Afin d’éviter cette situation et pour augmenter les chances de renouvellement à temps, nous recommandons fortement de désigner plus d’un propriétaire par groupe.

Pour toute information, vous pouvez contacter le centre de services des Services informatiques durant les heures d’ouverture en composant le 5050 (option 1, suivie de l’option 4). 

Exemples de courriels que vous allez recevoir de Microsoft pour renouveler votre groupe ou équipe.

• Téléchargez Teams pour votre périphérique de bureau et appareil mobile iOS ou Android.

• Utilisez Teams à partir de votre compte Microsoft 365.

Attention, les enregistrements des réunions dans Teams (canal, non canal, réunions Ad Oc dans Ondrive ou sharepoint) expirent dans les 60 jours pour le personnel actif.

L'application Forms est utilisée pour créer un formulaire, un questionnaire, un sondage ou une enquête.

Création

Création d'un questionnaire	Microsoft 365 (Web)	Office 365 Accéder à la page Microsoft 365 - UQAM; https://login.microsoftonline.com/?whr=uqam.ca Se connecter avec votre identifiant UQAM; Ajouter l'application "Forms" à partir de l'icône  en bas à gauche de la page; Choisir l’application « Forms » dans le menu à gauche; Cliquer sur « Nouveau questionnaire ».
	Microsoft Teams	Microsoft Teams Ajouter l'application "Forms" à partir de l'icône  en bas à gauche de la page; Utiliser la boîte de recherche pour trouver l’application « Forms » et ajoutez-le; À partir de maintenant, vous pouvez créer des questionnaires en cliquant sur le symbole (+) dans le menu en haut, une fenêtre s’affiche et vous pouvez choisir l’application « Forms ». Vous pouvez créer un nouveau formulaire ou ajouter un formulaire existant.
Ajouter le titre et la description à un questionnaire		Ajouter le titre et la description à un formulaire L'écran suivant sera affiché, double-clic sur le titre pour le modifier; Écrire le titre et la description. Ajouter des images dans l'entête de votre questionnaire (facultatif) : Cliquer sur le icône dans la boîte du titre; Une nouvelle section sera affiche à droite; Chercher l'image et ajoutez-le.
Ajouter des questions	Titre et sections	Ajouter des questions Cliquer sur « Ajouter » dans l’écran principal ; Le menu suivant s’affiche; Vous pouvez diviser vos questions en sections, chaque section est un écran différent (facultatif); - Chaque section a son propre titre et sa propre description. Toutes les questions sont numérotées automatiquement.
	Options des questions	Options des questions En haut de chaque question, vous trouverez différents types d’options :  copier; supprimer; déplacer la question vers l'haut; déplacer la question vers le bas.
	Type de questions	Choix Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Vous pouvez ajouter des images à chaque question. Écrire l’option dans la boîte du texte « Option 1 ». Chaque option a ses propres options : supprimer; afficher un message pour les personnes qui ont choisi cette réponse; signaler cette réponse comme vraie. Signaler votre question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question. Si vous avez déjà signalé une réponse comme vraie (facultatif); Si votre question a plusieurs réponses, vous devez faire glisser le contrôle « Plusieurs réponses » dans les options de la question. Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation. Mélanger les options (facultatif).  Liste déroulante. Change la visualisation des options (facultatif). Formule mathématique. Permets d'ajouter des formules mathématiques dans chaque réponse (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à votre question (facultatif). Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier des réponses à d’autres questions ou des sections (facultatif).  Ajouter une nouvelle option (facultatif).  Texte Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Vous pouvez ajouter des images à chaque question. Une petite boîte du texte, pour votre réponse, sera activée pour la question. Si vous voulez une boîte de texte plus grand, il faut activer le contrôle « Réponse longue ». Dans les deux cas, le maximum de caractères permis sera 4000 (facultatif). Documentation officielle Microsoft Forms Ajouter une ou plusieurs réponses à la question. La plateforme évaluera si un de ces mots (bonnes réponses) est égal à la réponse donnée par l'utilisateur (facultatif). Cette fonctionnalité ça marche avec la petite boîte du texte. Attribuer des points à une question. Si vous avez ajouté une réponse; Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif). Restrictions. En choisissant cette option, une liste déroulante apparaît et vous pouvez choisir parmi les options disponibles. Par exemple, vous pouvez limiter la réponse (zone de texte réponse) en n’acceptant que les nombres (facultatif). Formule mathématique. Permets d'ajouter des formules mathématiques dans le sous-titre de la question (facultatif). Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).   Évaluation Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Vous pouvez ajouter des images à chaque question. Modifier le niveau; Choisir le symbole à afficher (étoiles ou nombres); Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question; Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif). Étiquette. Permets d'ajouter une étiquette aux valeurs maximale et minimale; Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).   Date Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Vous pouvez ajouter des images à chaque question. Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question; Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif). Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).   Classement Définissez les options dans l’ordre approprié. Lorsque vous partagerez ce questionnaire, les options s’afficheront dans un ordre aléatoire. Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Écrire les options; Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question; Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif). Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).   Likert Likert, ou échelle de Likert, permet d'évaluer les attitudes et opinions sur un sujet. Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Ajouter / Modifier des options et des affirmations; Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question; Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif). Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).   Chargement de fichier Un dossier sera créé dans SharePoint et tous les fichiers envoyés par les utilisateurs seront enregistrés dans ce dossier. Cliquer sur « OK »; Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question; Choisir le nombre des fichiers que les utilisateurs peuvent téléverser (max 10); Choisir la taille maximal pour chaque fichier (max 1Go); Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif); Type de fichier. Permet de filtrer les types de fichiers permets (facultatif); Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).   Net Promoter Score Écrire la question dans la boîte du texte (à côté du numéro de la question); Signaler la question comme obligatoire (facultatif); Attribuer des points à une question; Cliquer sur les trois points à droite des options de chaque question pour ouvrir d'autres façons de personnalisation (facultatif). Sous-titre. Ajoute un sous-titre à la question (facultatif); Ajouter un embranchement. Vous pouvez lier la question à d’autres questions ou des sections (facultatif).

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• Pour en savoir plus et obtenir de l'aide sur les applications Microsoft 365.