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L’Université établit et tient à jour un calendrier de conservation de ses documents. Ce calendrier constitue un ensemble de règles qui déterminent les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses informations et documents actifs et semi-actifs et qui précisent les informations et les documents inactifs qui doivent être éliminés ou conservés de manière permanente pour leur valeur patrimoniale. La structure du plan de classification des documents a été utilisée comme base au calendrier de conservation. Le calendrier est un outil de gestion qui a comme objectifs de diminuer la masse de documents à conserver tout en préservant ceux qui ont une valeur administrative, légale ou historique, favoriser les économies d’espace et d’équipement, identifier les responsables des exemplaires principaux des documents, respecter les exigences de la Loi sur les archives et des différentes lois prescrivant des durées de conservation pour les documents. |
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Unité qui est mandataire du dossier principal. Elle est responsable de l'application des délais prescrits par la règle aux périodes d’utilisation active et semi-active :
Lieu de conservation : classeur (papier) / répertoire réseau partagé (numérique) Conservation pour leurs valeurs administrative, légale et financière.
Lieu de conservation : entrepôt semi-actif (papier) / *aucune conservation s-a pour numérique Conservation pour leurs valeurs légale et financière.
Lieux de conservation : entrepôt historique (papier) / Constellio (numérique) À l'état inactif, la disposition finale prévue à la règle est soit la conservation intégrale (C), la destruction intégrale (D) ou le tri (T). Lors du tri, une note d'application est toujours précisée dans une remarque afin d'indiquer quels documents sont conservés pour leur valeur patrimoniale et lesquels sont détruits. |
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Unité qui possède un exemplaire en circulation (copie) du dossier principal. Cette unité n'est pas responsable de l'exemplaire principal et applique les délais prescrits selon l'exemplaire secondaire de la règle. La disposition finale de l'exemplaire secondaire est toujours la destruction. |
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Lorsque la majorité des unités sont détentrices de l'exemplaire principal, nous avons indiqué ''Toutes les unités responsables''pour démontrer que toutes les unités de l'Université peuvent être responsables de ces documents. Parfois, la responsabilité du dossier principal est partagée entre deux ou plusieurs unités. |
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Exemple : Actif : 2 ans // Semi-actif : 0 // Inactif : C Ajouter la date de fermeture du dossier (ex. : 2020). 2020 + 2 ans = 2022. La date de versement du dossier aux archives historiques est 2022. |
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