De nouvelles limites pour une saine gestion des ressources
Afin de favoriser une culture de saine gestion des données numériques et en lien avec les changements apportés aux offres de stockage de Microsoft 365 Éducation, l'UQAM ajuste la capacité de stockage des comptes utilisateurs Microsoft 365 de toute sa communauté universitaire, pour les applications Outlook (courriel), OneDrive et pour les groupes Teams.
Cette nouvelle approche lui permettra de :
• Renforcer les bonnes pratiques de gestion de l’information numérique en s’appuyant sur son cadre de gestion de l’information institutionnelle.
• Réduire son empreinte carbone collective en optimisant l’usage des ressources numériques.
• Renforcer la sécurité des données en effectuant une saine gestion du cycle de vie des documents en appliquant le calendrier de conservation de l'Université.
Limites d’espace pour Outlook, OneDrive et Teams
| Limite d’espace |
| 100 Go OneDrive | 200 Go par groupe Teams |
Modalités d’application des limites de stockage
Le déploiement de ces limites se fera en deux étapes, vous laissant ainsi le temps de prendre connaissance de votre niveau de stockage et de consulter les recommandations et ressources ci-dessous.
Date d’entrée en vigueur
Les nouvelles limites de stockage seront visibles dans vos comptes utilisateurs à compter du 10 juin 2025.
Période de sursis
Les personnes dont les comptes dépassent l’espace de stockage permis se verront attribuer temporairement une limite légèrement supérieure à leur utilisation actuelle, leur permettant ainsi de rectifier la situation et de recevoir le support nécessaire, le cas échéant. À compter du 1er octobre 2025, les limites de stockage précisées ci-dessus seront appliquées à tous les comptes utilisateurs.
Comme pour les autres services de messagerie et de stockage de données, vous recevrez des notifications en cas d’utilisation importante, vous permettant ainsi d’éviter la perte de fonctionnalités associée.
| Outlook, boîte individuelle : limite 20 Go | |
|---|---|
| À 18 Go | Première notification : 80% de la capacité de stockage |
| À 19 Go | Notification et suspension de la fonction envoi de courriel |
| À 20 Go | Notification et suspension des fonctions envoi et réception de courriel |
| Outlook, boîte partagée : limite 50 Go | |
| À 40 Go | Première notification : 80% de la capacité de stockage |
| À 45 Go | Notification et suspension de la fonction envoi de courriel |
| À 50 Go | Notification et suspension des fonctions envoi et réception de courriel |
| OneDrive, limite 100 Go | |
| À 90 Go | Notification d’atteinte de 90% |
| À 100 Go | Notification et suspension du stockage |
| Groupe Teams, limite 200 Go | |
À 180 Go | Notification à la personne propriétaire du groupe |
| À 200 Go | Notification à la personne propriétaire du groupe et suspension du partage ou du stockage de nouveaux fichiers sur le groupe |
Ressources pour vous aider dans cette transition
Commencez par vérifier votre niveau d’utilisation d’espace de stockage sur Outlook, OneDrive puis sur les groupes Teams dont vous êtes propriétaires. Par la suite, utilisez les recommandations ci-dessous pour libérer de l’espace en respectant les bonnes pratiques de gestion de l’information numérique. Si vous avez besoin d’un coup de main, l’équipe du Centre de services est là pour vous accompagner et s’assurer que vous avez les ressources nécessaires. Composez le 5050 (option 1, puis 4) ou effectuez une requête pour obtenir du soutien.
Vérifiez votre utilisation d’espace de stockage
Vérifiez votre niveau de stockage sur Outlook
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Vérifier l'utilisation de OneDrive
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- Vérifier l'utilisation de Teams
Sur votre Teams:
- Cliquer sur "Équipes"
- Choisir votre équipe
Cliquer sur "Fichiers" 
- Cliquer sur les trois points
- Cliquer sur "Ouvrir dans SharePoint"
Une fenêtre de votre navigateur Internet s'ouvrira
- Cliquer sur Contenu du site
- Cliquer Sur "Paramètres du site"
Cliquer sur "Métriques de stockage" 
en haut à droite, on peut voir l'utilisation de votre équipe Teams 
Recommandations pour une saine gestion de l’information numérique
Avant de procéder à l’allègement de vos espaces de stockage, gardez en tête que ceux-ci sont répartis en deux catégories: les espaces partagés (Teams, répertoires réseaux, Constellio, Confluence, etc.) et les espaces individuels (OneDrive, Outlook, disque dur de l'ordinateur). Pour garantir leur accès et leur conservation, les documents institutionnels doivent être enregistrés dans un espace partagé conformément à la Norme de stockage des informations numériques.
Libérez de l’espace de stockage
Libérez de l’espace de stockage sur votre messagerie Outlook
• Videz les dossiers Courrier indésirable et Éléments supprimés.
• Triez les dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés par taille, téléchargez les pièces jointes nécessaires et supprimez les messages.
• Au besoin, conservez certains messages tout en supprimant leurs pièces jointes (fonction disponible sur Windows seulement).
Libérez de l’espace de stockage sur OneDrive et sur vos groupes Teams
• Supprimez définitivement les fichiers de la corbeille de OneDrive.
• Triez les fichiers par taille, identifiez les plus volumineux et supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires.
• Téléchargez, sauvegardez ou archivez les fichiers importants sur un disque dur ou sur les serveurs mis à votre disposition dans le cadre de vos fonctions.
• Supprimez les doublons en conservant seulement la dernière version de chaque fichier.
Accompagnement et références
Pour obtenir du soutien et de l’accompagnement dans cette transition, faites appel à l’équipe du Centre de services, disponible du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Deux modes de communication sont offerts : en ouvrant une requête de service, ou en composant le poste téléphonique 5050, option 1, puis 4. L’équipe du Centre de services pourra notamment vous orienter quant aux bonnes pratiques à adopter en matière de gestion des données et vous référer vers les ressources appropriées, comme le Service des archives et de gestion des documents (SAGD), le cas échéant.