Bonnes pratiques de gestion des espaces numériques (Outlook, OneDrive, Teams)
1. Gestion proactive des quotas de stockage
L'UQAM applique désormais des limites strictes pour encourager une gestion responsable :
- Outlook individuel : 20 Go
- OneDrive : 20 Go
- Groupes Teams : 20 Go.
Vérifiez régulièrement votre espace utilisé pour anticiper les ajustements nécessaires et éviter une saturation inattendue.
2. Bonne gestion des courriels (Outlook)
- Videz régulièrement les dossiers :
- Courrier indésirable et Éléments supprimés.
- Triez la boîte de réception et les éléments envoyés par taille pour identifier les courriels volumineux à supprimer ou à archiver.
- Téléchargez et archivez les pièces jointes nécessaires hors de votre boîte courriel (par exemple, sur OneDrive).
- Supprimez les pièces jointes volumineuses en conservant seulement le texte du courriel si nécessaire.
Notifications reçues :
- Dès 18 Go pour anticiper la saturation.
- À 19 Go, suspension de l'envoi de courriels.
- À 20 Go, suspension complète des fonctions d'envoi et de réception.
3. Bonne gestion du stockage (OneDrive)
- Triez vos fichiers par taille pour cibler rapidement les fichiers volumineux.
- Supprimez régulièrement les fichiers inutiles de la corbeille de OneDrive.
- Faire le ménage régulièrement en se basant sur la dernière date d'ouverture des fichiers.
- Évitez la redondance en supprimant les doublons et en conservant uniquement la dernière version utile d'un document.
Notifications reçues :
- Dès 19 Go utilisés pour anticiper les actions nécessaires.
- À 20 Go, suspension complète du stockage.
4. Gestion efficace des espaces collaboratifs (Teams et SharePoint)
- Définir clairement les rôles (propriétaires, membres, visiteurs) et réviser régulièrement les permissions.
- Appliquer le principe de "Source de données unique" : éviter de dupliquer les documents entre les espaces.
- Révisez régulièrement l'utilité des groupes Teams que vous possédez et supprimez ceux devenus obsolètes après archivage pertinent.
- Éviter de créer trop de groupes Teams sans objectifs clairs ; privilégier la réutilisation des espaces existants.
Notifications reçues :
- Dès 19 Go utilisés pour anticiper les actions nécessaires.
- À 20 Go, suspension du partage ou stockage de nouveaux fichiers dans le groupe Teams concerné.
5. Ressources d'accompagnement
En cas de besoin d'aide, contactez les laboratoires informatiques.