Bonnes pratiques de gestion des espaces numériques (Outlook, OneDrive, Teams)

1. Gestion proactive des quotas de stockage

L'UQAM applique désormais des limites strictes pour encourager une gestion responsable :

• Outlook individuel : 20 Go
• OneDrive : 20 Go
• Groupes Teams : 20 Go​.

Vérifiez régulièrement votre espace utilisé pour anticiper les ajustements nécessaires et éviter une saturation inattendue.

2. Bonne gestion des courriels (Outlook)

• Videz régulièrement les dossiers :
  • Courrier indésirable et Éléments supprimés.
• Triez la boîte de réception et les éléments envoyés par taille pour identifier les courriels volumineux à supprimer ou à archiver.
• Téléchargez et archivez les pièces jointes nécessaires hors de votre boîte courriel (par exemple, sur OneDrive).
• Supprimez les pièces jointes volumineuses en conservant seulement le texte du courriel si nécessaire.

Notifications reçues :

• Dès 18 Go pour anticiper la saturation.
• À 19 Go, suspension de l'envoi de courriels.
• À 20 Go, suspension complète des fonctions d'envoi et de réception.

3. Bonne gestion du stockage (OneDrive)

• Triez vos fichiers par taille pour cibler rapidement les fichiers volumineux.
• Supprimez régulièrement les fichiers inutiles de la corbeille de OneDrive.
• Faire le ménage régulièrement en se basant sur la dernière date d'ouverture des fichiers.
• Évitez la redondance en supprimant les doublons et en conservant uniquement la dernière version utile d'un document.

Notifications reçues :

• Dès 19 Go utilisés pour anticiper les actions nécessaires.
• À 20 Go, suspension complète du stockage.

4. Gestion efficace des espaces collaboratifs (Teams et SharePoint)

• Définir clairement les rôles (propriétaires, membres, visiteurs) et réviser régulièrement les permissions.
• Appliquer le principe de "Source de données unique" : éviter de dupliquer les documents entre les espaces.
• Révisez régulièrement l'utilité des groupes Teams que vous possédez et supprimez ceux devenus obsolètes après archivage pertinent.
• Éviter de créer trop de groupes Teams sans objectifs clairs ; privilégier la réutilisation des espaces existants.

Notifications reçues :

• Dès 19 Go utilisés pour anticiper les actions nécessaires.
• À 20 Go, suspension du partage ou stockage de nouveaux fichiers dans le groupe Teams concerné.

5. Ressources d'accompagnement

En cas de besoin d'aide, contactez les laboratoires informatiques.