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Cet espace est un guide pour vous accompagner dans la gestion de vos documents institutionnels.

Notre objectif : Que chaque employé ait accès à la bonne information au bon moment et soit en mesure de réaliser ses tâches de façon efficace et optimale.

Vous y trouverez plusieurs aspect de la gestion de vos documents, des bonnes pratiques d'utilisation des plateformes technologiques, de classement, de conservation et de nommage de fichiers, les délais de conservation associés aux documents et des conseils concernant l'utilisation des courriels. 

N'hésitez à nous contacter pour toute question à l'adresse archives@uqam.ca

Définitions

Information institutionnelle 

Toute information, qu’elle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins administrative, légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée pour sa valeur historique.

L'information peut faire appel à des supports numérique ou papier, en conformité avec la Loi sur le cadre juridique des technologies de l'information.

En conformité avec le règlement no 9 sur les archives de l’Université, les travaux personnels des enseignantes, enseignants et chercheures, chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique. Également, les documents personnels ne sont pas considérés comme de l’information institutionnelle.

Document institutionnel numérique

Document contenant des informations institutionnelles regroupées en un tout selon une forme documentaire définie en fonction de l'activité concernée et exprimé sous forme de fichier numérique.

Gestion intégrée de l'information (GID)

Mise en place d'outils et de bonnes pratiques afin d'assurer l'accès à l'information pertinente pour réaliser une tâche ou une activité. Bien que cela puisse en faire partie, elle ne se limite pas à l'implantation d'un logiciel de gestion documentaire. La notion d’intégration réfère à la mise en place de processus de gestion des documents peu importe leurs supports (sur papier ou numérique), que ces principes soient appliqués par tous et que cela soit intégré dans les processus de travail, de la façon la plus transparente possible.

Thèmes abordés

 

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