Unité qui est mandataire du dossier principal. Elle est responsable de l'application des délais prescrits par la règle aux périodes d’utilisation active et semi-active :
- État actif :
Lieu de conservation : classeur (papier) / répertoire réseau partagé (numérique)
Conservation pour leurs valeurs administrative, légale et financière.
- État semi-actif :
Lieu de conservation : entrepôt semi-actif (papier) / *aucune conservation s-a pour numérique
Conservation pour leurs valeurs légale et financière.
- État inactif :
Lieux de conservation : entrepôt historique (papier) / Constellio (numérique)
À l'état inactif, la disposition finale prévue à la règle est soit la conservation intégrale (C), la destruction intégrale (D) ou le tri (T). Lors du tri, une note d'application est toujours précisée dans une remarque afin d'indiquer quels documents sont conservés pour leur valeur patrimoniale et lesquels sont détruits.
Unité qui possède un exemplaire en circulation (copie) du dossier principal. Cette unité n'est pas responsable de l'exemplaire principal et applique les délais prescrits selon l'exemplaire secondaire de la règle.
La disposition finale de l'exemplaire secondaire est toujours la destruction.
''Toutes les unités responsables''
Lorsque la majorité des unités sont détentrices de l'exemplaire principal, nous avons indiqué ''Toutes les unités responsables'' pour démontrer que toutes les unités de l'Université peuvent être responsables de ces documents.
Parfois, la responsabilité du dossier principal est partagée entre deux ou plusieurs unités.
Les délais de conservation constituent la durée à laquelle les documents doivent être conservés à l'état actif et semi-actif.
- année fixe
- code 888 signifie que le délai est ouvert et indéterminé. Ce code est toujours accompagnée d'une remarque relative au délai de conservation qui en explique le dénouement.
- code 999 signifie que le délai est ouvert et indéterminé. Ce code est toujours accompagnée d'une remarque relative au délai de conservation qui explique que le document est conservé jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
Les délais de conservation sont calculés une fois que l'activité concernée par le dossier principal est terminée. On peut utiliser la date de fermeture du dossier, la date de la dernière inscription au dossier ou la date de l'officialisation, la finalisation ou l'annulation du processus ou de l'activité.
Exemple : Actif : 2 ans // Semi-actif : 0 // Inactif : C
Ajouter la date de fermeture du dossier (ex. : 2020).
2020 + 2 ans = 2022. La date de versement du dossier aux archives historiques est 2022.
Parfois, le dossier principal comprend plus d’un délai de conservation ; cela est souvent lié au fait que le dossier principal soit hybride (support papier et numérique). La règle indique, en ces cas, les différents supports de conservation qui le constitue :
- PA : support papier
- DM : support numérique, espace réseau, base de données