| Info |
|---|
Avec cette procédure, il ne sera plus nécessaire de nous remettre votre relevé de carte de crédit et vos pièces justificatives par courriel. Ces informations devront dorénavant être transmises à partir de la plateforme en ligne Smart Data suivant les étapes décrites ci-basdessous. Comme c’est déjà le cas, votre relevé sera disponible sur Smart Data à partir du 6 de chaque mois, mais vous pourrez maintenant fournir les données de comptabilisation au fur et à mesure que vos achats sont faits. Les transactions d’achat par carte de crédit seront comptabilisées à partir des données de SmartData le 10 du mois. Si vous devez effectuer des modifications après cette date, celles-ci peuvent être faites par écritures de journal (GLRI). |
Marche à suivre
Étapes | |
1. Accéder à l’application Smart Data. | |
2. | |
Dans le menu |
« Données financières », sélectionner l’item intitulé |
« Sommaire de compte ». |
|
3. Dans la section « Critères de recherche », dans le champ « Rechercher par : », sélectionner l’item intitulé « -- Tous (Compte) ». |
|
4. Cliquer sur le bouton « Recherche » |
|
5. |
Sélectionner votre carte. |
|
6. |
a) Sélectionner « Cycle de rapports : » si vous voulez voir la liste des transactions selon la période du relevé. b) Sinon sélectionner |
« Période » si vous voulez voir la liste des transactions pour une date fixe. | a) |
7. |
Cliquer sur le bouton « Recherche ». |
|
8. Cliquer sur le bouton « Détail comptable ». |
|
9. |
Inscrire les informations comptables ci-dessous : a |
) Les montants prélevés par le fournisseur en dollars canadiens dans les champs |
« TPS » et « TVQ »; b |
) Ajouter la pièce justificative (facture) de la transaction dans la section |
« Renseignements supplémentaires » en cliquant sur le nuage |
; c |
) Sélectionner l’UBR qui doit assumer le coût de cet achat dans le champ |
« UBR »; d |
) Dans le champ |
« CBS-Fds-UA-Fin- |
Act », sélectionner la série de chiffres qui apparait par défaut pour l’UBR que vous avez sélectionné |
; e |
) Dans le champ |
« Consommation du bien ou |
service », sélectionné si le bien ou service est utilisé au Québec (001), hors Québec, mais au Canada (002) ou hors Canada (003) |
; f |
) Dans le champ |
« Compte Nature », sélectionner le compte qui décrit la nature de l’achat. |
AVANT que les informations comptables soient inscrites:
|
AVANT que les informations comptables soient inscrites :
a) b) c) d) e) f) APRÈS que les informations comptables sont inscrites : | |
10. Enregistrer vos changements en cliquant sur l’icône. |
|
11. Le responsable (ou délégué) de l’UBR doit approuver en cliquant sur la case « Révisée ». |
|
