Avec cette procédure, il ne sera plus nécessaire de nous remettre votre relevé de carte de crédit et vos pièces justificatives par courriel. Ces informations devront dorénavant être transmises à partir de la plateforme en ligne Smart Data suivant les étapes décrites ci-dessous.
Comme c’est déjà le cas, votre relevé sera disponible sur Smart Data à partir du 6 de chaque mois, mais vous pourrez maintenant fournir les données de comptabilisation au fur et à mesure que vos achats sont faits.
Les transactions d’achat par carte de crédit seront comptabilisées à partir des données de SmartData le 10 du mois. Si vous devez effectuer des modifications après cette date, celles-ci peuvent être faites par écritures de journal (GLRI).
Marche à suivre
Étapes | |
1. Accéder à l’application Smart Data. | |
2. Dans le menu « Données financières », sélectionner l’item intitulé « Sommaire de compte ». |
|
3. Dans la section « Critères de recherche », dans le champ « Rechercher par : », sélectionner l’item intitulé « -- Tous (Compte) ». |
|
4. Cliquer sur le bouton « Recherche » |
|
5. Sélectionner votre carte. |
|
6. a) Sélectionner « Cycle de rapports : » si vous voulez voir la liste des transactions selon la période du relevé. b) Sinon sélectionner « Période » si vous voulez voir la liste des transactions pour une date fixe. | a) |
7. Cliquer sur le bouton « Recherche ». |
|
8. Cliquer sur le bouton « Détail comptable ». |
|
9. Inscrire les informations comptables ci-dessous : a) Les montants prélevés par le fournisseur en dollars canadiens dans les champs « TPS » et « TVQ »; b) Ajouter la pièce justificative (facture) de la transaction dans la section « Renseignements supplémentaires » en cliquant sur le nuage; c) Sélectionner l’UBR qui doit assumer le coût de cet achat dans le champ « UBR »; d) Dans le champ « CBS-Fds-UA-Fin-Act », sélectionner la série de chiffres qui apparait par défaut pour l’UBR que vous avez sélectionné; e) Dans le champ « Consommation du bien ou service », sélectionné si le bien ou service est utilisé au Québec (001), hors Québec, mais au Canada (002) ou hors Canada (003); f) Dans le champ « Compte Nature », sélectionner le compte qui décrit la nature de l’achat. | SmartData offre une catégorisation par défaut de vos transactions, mais vous devez les valider. AVANT que les informations comptables soient inscrites :
a) b) c) d) e) f) APRÈS que les informations comptables sont inscrites : |
10. Enregistrer vos changements en cliquant sur l’icône. |
|
11. Le responsable (ou délégué) de l’UBR doit approuver en cliquant sur la case « Révisée ». |
|
