Avec cette procédure, il ne sera plus nécessaire de nous remettre votre relevé de carte de crédit et vos pièces justificatives par courriel. Ces informations devront dorénavant être transmises à partir de la plateforme en ligne Smart Data suivant les étapes décrites ci-dessous.

Comme c’est déjà le cas, votre relevé sera disponible sur Smart Data à partir du 6 de chaque mois, mais vous pourrez maintenant fournir les données de comptabilisation au fur et à mesure que vos achats sont faits.

Les transactions d’achat par carte de crédit seront comptabilisées à partir des données de SmartData le 10 du mois. Si vous devez effectuer des modifications après cette date, celles-ci peuvent être faites par écritures de journal (GLRI).

 

Marche à suivre

Étapes

1.     Accéder à l’application Smart Data.

Connectez-vous à Smart Data

2.     Dans le menu « Données financières », sélectionner l’item intitulé « Sommaire de compte ».

3.     Dans la section « Critères de recherche », dans le champ « Rechercher par : », sélectionner l’item intitulé « -- Tous (Compte) ».

4.     Cliquer sur le bouton « Recherche »

5.     Sélectionner votre carte.

6.

a) Sélectionner « Cycle de rapports : » si vous voulez voir la liste des transactions selon la période du relevé.


b) Sinon sélectionner « Période » si vous voulez voir la liste des transactions pour une date fixe.


a)
b)

7.     Cliquer sur le bouton « Recherche ».

8.     Cliquer sur le bouton « Détail comptable ».

9.     Inscrire les informations comptables ci-dessous :

a) Les montants prélevés par le fournisseur en dollars canadiens dans les champs « TPS » et « TVQ »;

b) Ajouter la pièce justificative (facture) de la transaction dans la section « Renseignements supplémentaires » en cliquant sur le nuage;

c) Sélectionner l’UBR qui doit assumer le coût de cet achat dans le champ « UBR »;

d) Dans le champ « CBS-Fds-UA-Fin-Act », sélectionner la série de chiffres qui apparait par défaut pour l’UBR que vous avez sélectionné;

e) Dans le champ « Consommation du bien ou service », sélectionné si le bien ou service est utilisé au Québec (001), hors Québec, mais au Canada (002) ou hors Canada (003);

f) Dans le champ « Compte Nature », sélectionner le compte qui décrit la nature de l’achat.

SmartData offre une catégorisation par défaut de vos transactions, mais vous devez les valider.

AVANT que les informations comptables soient inscrites :

a)

b)

c)

d)

e)

f)

APRÈS que les informations comptables sont inscrites : 

10.   Enregistrer vos changements en cliquant sur l’icône.

11.   Le responsable (ou délégué) de l’UBR doit approuver en cliquant sur la case « Révisée ».