Qu’est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plateforme collaborative développée par Microsoft, abondamment utilisée dans les environnements professionnels et éducatifs pour faciliter la gestion de documents et la collaboration en équipe. Il fait partie de la suite Office 365 et offre une excellente intégration avec les autres produits Microsoft tels que Word, Excel, Teams, et Outlook. SharePoint permet aux utilisateurs de créer des sites web personnalisés pour organiser, stocker et accéder à des informations et des documents à partir d'un emplacement central.

La force de SharePoint réside dans ses capacités à faciliter le travail collaboratif, incluant la gestion de contenu, le partage de documents et les fonctionnalités de communication interne. Les utilisateurs peuvent facilement créer des bibliothèques de documents où des équipes peuvent travailler ensemble sur des fichiers, les modifier et suivre les versions de manière contrôlée. SharePoint propose également des fonctionnalités de recherche avancées qui permettent aux utilisateurs de trouver rapidement des documents et des informations pertinentes à travers de vastes répertoires.

En outre, SharePoint est hautement personnalisable. Les organisations peuvent développer leurs propres applications sur mesure ou intégrer des applications existantes pour répondre à des besoins spécifiques, que ce soit pour des processus internes ou pour des interactions avec les clients et partenaires. SharePoint est également conçu pour être sécurisé, avec des options de gestion des droits d'accès pour garantir que les informations et les données sensibles restent protégées et accessibles uniquement aux personnes autorisées.

Avec sa flexibilité et sa large gamme de fonctionnalités, SharePoint est utilisé par des institutions de toutes tailles pour améliorer la collaboration, augmenter l'efficacité des opérations, et construire un environnement de travail numérique cohérent et sécurisé.

Guide d'utilisation de SharePoint pour la recherche

Introduction

Bienvenue dans ce guide d'utilisation de SharePoint, conçu spécifiquement pour la communauté de recherche. Que vous soyez étudiant, enseignant ou membre du personnel administratif, ce guide vous aidera à naviguer efficacement sur SharePoint, un outil puissant de collaboration et de gestion de documents.

SharePoint offre une plateforme robuste qui facilite le partage d'informations et la collaboration au sein de groupes académiques. Avec ses fonctionnalités avancées, vous pouvez créer des sites pour coordonner des projets, partager des documents de cours, organiser des recherches et bien plus encore. Ce guide vous présentera les bases nécessaires pour débuter avec SharePoint, ainsi que des conseils pratiques pour optimiser votre utilisation quotidienne.

Nous aborderons comment :

1. Accéder et naviguer dans SharePoint.
2. Créer et gérer des documents et des bibliothèques.
3. Collaborer efficacement avec vos collègues et étudiants.
4. Utiliser les outils de communication intégrés pour maximiser l'interaction au sein de votre équipe.
5. Personnaliser votre espace de travail pour répondre à vos besoins spécifiques.

En suivant ce guide, vous serez rapidement en mesure de tirer le meilleur parti de SharePoint, améliorant ainsi votre productivité et celle de votre entourage universitaire.

1. Accéder et naviguer dans SharePoint

Pour commencer à utiliser SharePoint, il est utile de comprendre comment y accéder et y naviguer efficacement. Voici comment vous pouvez commencer :

1. Accès à SharePoint : Habituellement, l'accès à SharePoint se fait via un navigateur web en entrant l'URL spécifique à votre université. Vous devrez entrer vos identifiants universitaires pour accéder à la page d'accueil de SharePoint. Certaines universités offrent également l'accès via des applications mobiles, ce qui vous permet de rester connecté et d'accéder aux contenus même en déplacement.
2. Navigation dans l'interface : Une fois connecté, vous trouverez une barre de navigation supérieure qui vous permet de naviguer entre différents sites et contenus auxquels vous avez accès. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement des documents ou des pages spécifiques.
3. Utiliser le fil d'Ariane : Le fil d'Ariane en haut de chaque page vous aide à comprendre où vous vous trouvez dans la hiérarchie du site et à revenir facilement à des pages précédentes.

Exemples de configuration :

• Personnalisation de la page d'accueil : Vous pouvez configurer votre page d'accueil pour afficher des liens vers des ressources fréquemment utilisées, comme des bibliothèques de documents de cours ou des calendriers de groupe.
• Création de favoris : Marquez les pages ou documents importants comme favoris pour un accès rapide depuis n'importe quelle section de SharePoint.

2. Créer et gérer des documents et des bibliothèques

SharePoint est idéal pour gérer une grande variété de documents. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités :

1. Création de bibliothèques de documents : Les bibliothèques de documents permettent de stocker et d'organiser les documents. Vous pouvez créer des bibliothèques spécifiques pour différents besoins, comme des projets de recherche ou des cours.
2. Gestion des versions : SharePoint permet de gérer les versions des documents, ce qui est particulièrement utile pour suivre les modifications apportées au fil du temps et restaurer des versions antérieures si nécessaire.
3. Permissions et partage : Vous pouvez définir des permissions spécifiques pour chaque bibliothèque ou document, contrôlant qui peut visualiser ou modifier les documents.

Exemples de configuration :

• Archivage automatique : Configurez des règles pour archiver automatiquement les documents à la fin du semestre ou du projet.
• Alertes de modification : Configurez des alertes pour recevoir des notifications lorsque des documents sont modifiés par d'autres utilisateurs.

3. Collaborer efficacement avec vos collègues et étudiants

La collaboration est au cœur de SharePoint. Voici comment vous pouvez utiliser ses outils pour collaborer de manière efficace :

1. Groupes de travail : Créez des groupes de travail pour des projets spécifiques, où tous les membres peuvent accéder et modifier les documents relatifs au projet.
2. Calendriers partagés : Utilisez les calendriers partagés pour planifier et visualiser les événements, les échéances des projets, et les disponibilités des membres de l'équipe.
3. Forums de discussion : Les forums intégrés permettent de discuter des projets, de poser des questions et de partager des idées de manière organisée.

Exemples de configuration :

• Configuration de réunions récurrentes : Créez des événements récurrents dans le calendrier partagé pour des réunions de projet hebdomadaires.
• Intégration de Teams : Utilisez Microsoft Teams en conjonction avec SharePoint pour des discussions en temps réel et des réunions vidéo.

4. Utiliser les outils de communication intégrés pour maximiser l'interaction au sein de votre équipe

Les outils de communication de SharePoint aident à maintenir tout le monde sur la même page. Voici comment les exploiter :

1. Courriels groupés : Configurez SharePoint pour envoyer des emails automatiques à des groupes spécifiques lorsque des événements importants se produisent, comme la mise à jour de documents ou l'approche d'échéances.
2. Notifications : Les utilisateurs peuvent configurer des notifications personnalisées pour être informés des mises à jour ou des modifications dans les zones qui les intéressent.
3. Intégration avec d'autres applications : SharePoint se synchronise bien avec d'autres applications Microsoft Office, comme Outlook et Teams, ce qui facilite une communication fluide et intégrée.

Exemples de configuration :

• Flux de travail d'approbation : Mettez en place des flux de travail automatisés pour l'approbation de documents qui nécessitent la validation de plusieurs parties avant publication.
• Rapports de suivi : Configurez des rapports pour suivre l'activité et les contributions des membres de l'équipe sur des documents partagés.

5. Personnaliser votre espace de travail pour répondre à vos besoins spécifiques

La personnalisation de votre espace de travail SharePoint peut augmenter votre efficacité.

Voici quelques possibilités :

1. Thèmes et mise en page : Personnalisez l'apparence de votre site SharePoint pour qu'il corresponde à l'image de votre département ou à vos préférences personnelles.
2. Widgets et composants Web : Ajoutez des widgets, tels que des listes de tâches ou des nouvelles, pour avoir un accès rapide aux informations nécessaires directement depuis la page d'accueil.
3. Formulaires personnalisés : Créez des formulaires personnalisés pour la collecte de données, tels que des demandes de matériel ou des inscriptions à des événements.

Exemples de configuration :

• Barres de navigation personnalisées : Configurez des barres de navigation personnalisées pour donner un accès rapide aux sections les plus utilisées de votre site.
• Rapports personnalisés : Créez des rapports personnalisés pour analyser l'utilisation des ressources ou le progrès des projets dans votre département.

En suivant ces étapes et en configurant SharePoint selon vos besoins spécifiques, vous pouvez maximiser son potentiel en tant qu'outil de collaboration et de gestion de l'information au sein de l'université.

Guide de Configuration de SharePoint pour Windows, Mac et Linux

1. Configurer SharePoint sur Windows

Pour utiliser SharePoint sur Windows sans passer par un navigateur, vous pouvez configurer l'intégration avec les applications du système :

1. Installation de OneDrive pour Entreprise : OneDrive est intégré à Windows 10 et Windows 11. Installez OneDrive pour Entreprise pour synchroniser vos bibliothèques SharePoint directement sur votre explorateur de fichiers. Lancez OneDrive, connectez-vous avec vos identifiants universitaires et choisissez les dossiers SharePoint que vous souhaitez synchroniser.
2. Utiliser l'application SharePoint : Téléchargez l'application SharePoint depuis le Microsoft Store pour accéder aux sites SharePoint, aux documents et aux données sans utiliser un navigateur web.
3. Configurer Outlook pour les emails et calendriers SharePoint : Intégrez SharePoint à Outlook en ajoutant votre compte Office 365. Cela permet d'accéder aux calendriers partagés de SharePoint directement depuis Outlook.

2. Configurer SharePoint sur Mac

L'utilisation de SharePoint sur Mac nécessite également l'utilisation d'outils intégrés pour une expérience optimale hors navigateur :

1. OneDrive pour Mac : Installez OneDrive pour synchroniser vos fichiers SharePoint. Après l'installation, connectez-vous avec vos informations de connexion universitaires et configurez les préférences de synchronisation pour les dossiers SharePoint.
2. Microsoft Teams pour collaboration : Installez Microsoft Teams pour intégrer les communications et les collaborations de SharePoint. Teams offre un accès direct aux fichiers SharePoint, aux discussions de groupe, et aux réunions en ligne.
3. Outlook pour Mac : Configurez votre compte Office 365 dans Outlook pour Mac pour accéder aux emails et calendriers de SharePoint. Cela vous permet de gérer les invitations à des événements et les rendez-vous stockés sur SharePoint.

3. Configurer SharePoint sur Linux

Bien que Linux n'offre pas de support natif pour les applications Microsoft, vous pouvez utiliser des solutions alternatives pour accéder à SharePoint :

1. Rclone pour la synchronisation des fichiers : Rclone est un outil de synchronisation de fichiers en ligne de commande qui peut se connecter à OneDrive. Configurez Rclone avec OneDrive pour accéder et synchroniser vos fichiers SharePoint.
2. Utiliser des outils basés sur le Web : Pour une intégration directe, les utilisateurs Linux doivent généralement s'appuyer sur des navigateurs web pour accéder à SharePoint. Toutefois, vous pouvez utiliser des outils comme Evolution pour intégrer les calendriers de SharePoint via CalDAV, si votre université offre cette option.
3. Wine pour exécuter des applications Windows : Utilisez Wine pour exécuter des versions Windows des applications comme OneDrive et Teams. Bien que toutes les fonctionnalités ne soient pas garanties, cela peut offrir une alternative pour accéder à certaines fonctionnalités SharePoint.

4. Configuration des outils de communication sur toutes les plateformes

Pour maximiser l'interaction sans passer par un navigateur, configurez les notifications et les intégrations de communication :

1. Notifications par courriel : Assurez-vous que les notifications SharePoint sont configurées pour envoyer des alertes par email à votre adresse universitaire, ce qui est supporté sur Windows, Mac et Linux.
2. Teams et Skype for Business : Utilisez ces applications pour les communications en temps réel. Ces applications sont disponibles sur Windows et Mac, et partiellement sur Linux via des solutions de contournement ou des versions web.

5. Personnalisation de l'espace de travail SharePoint

Personnalisez votre espace de travail SharePoint en utilisant des applications de bureau et des intégrations système :

1. Utilisation des applications Office : Sur Windows et Mac, utilisez les applications Office comme Word et Excel qui intègrent directement les fonctionnalités SharePoint pour l'édition et la gestion des documents.
2. b. Intégrations système avancées : Sur Windows, intégrez SharePoint avec des fonctionnalités système comme la recherche Windows pour améliorer l'accès et la gestion des fichiers SharePoint. Sur Mac, utilisez Spotlight pour des recherches similaires.

En configurant SharePoint pour une utilisation optimale sur votre système d'exploitation préféré, vous pouvez accéder à une suite puissante de fonctionnalités pour la collaboration et la gestion des documents, tout en tirant parti des applications de bureau et des intégrations système pour une expérience utilisateur améliorée.