Plan de classification

Objectifs

Le plan de classification est un outil de gestion qui a pour objectif d’aider les unités à organiser les documents et dossiers de l’Université, autant papier que numériques.

Il permet d’uniformiser la masse documentaire des unités de l’UQAM, ce qui permet de repérer rapidement les informations et d’améliorer la prise de décision en ayant une vision complète des informations disponibles.

En plus de favoriser l’efficacité, le plan de classification permet une meilleure continuité des opérations lors des mouvements de personnels en offrant aux employés un cadre stable.

Finalement, organiser ses dossiers et documents selon un plan de classification correspond à la Politique sur la gestion de l’information et des archives, aux meilleures pratiques de gestion des documents (norme ISO 15 489) ainsi qu’aux exigences des lois et règlements en vigueur au Québec telle que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Aide-mémoire et bonnes pratiques à télécharger

Vous avez besoin d'aide ? Nous sommes disponibles ! : archives@uqam.ca

Modalités d'application

Le plan de classification est une hiérarchie organisée qui reflète les activités et processus de l’UQAM, notamment ceux qui sont reliés à ses missions d’enseignement, de recherche et de création.

Les activités de support aux missions universitaires y sont aussi décrites : la gestion administrative, la gestion des ressources humaines et financières, la gestion des ressources mobilières et immobilières, les communications et l’informatique.

Chaque activité, appelée « série » dans le plan, est ensuite explosée en sous-activités et processus plus précis, les « sous-séries ». Des descriptions accompagnent chaque série et sous-série afin d’en arriver à une compréhension commune de leur contenu. Vous trouverez ces descriptions dans le tableau au bas de la page.

Par exemple, dans la série 5 – Enseignement, il y a les sous-séries 520 - Programmes, 532 - Organisation des sessions, 550 - Évaluation des études, etc.

Ensuite, vous êtes libres d’organiser vos dossiers selon votre contenu. Pour vous aider, la structure propose des pistes pour l’organisation de vos documents.

Par exemple, dans la sous-série 520 - Programmes, il est suggéré de "Créer un dossier par programme. Créer les sous-dossiers « création » et « modification », lorsque le processus ou le volume le justifie"

De plus, le plan fournit des exemples de types de documents et de contenus qui seraient classés dans la sous-série. Toujours dans la sous-série 520 - Programmes, il s'y retrouverait des "documents concernant la création, la description, la modification et la révision de programme, etc.",

La classification s’effectue selon l’activité ou le processus concerné par les informations du dossier et des documents.

Par exemples :

un dossier traitant des embauches sera classé dans la gestion des Ressources humaines (série 2);
un dossier concernant la répartition des charges de cours sera plutôt dans l’Enseignement (série 5), l’Organisation des sessions (sous-série 532);

Cependant, plusieurs unités peuvent avoir une même information, mais elle signifiera pour chacune une activité différente. Il faut classer selon l’activité ou le processus impliqué pour votre unité, ce que ce dossier lui permet de faire pour l’UQAM.

Par exemple, pour un dossier concernant la création d’une nouvelle chaire de recherche :

si vous êtes au Service des immeubles et que vous devez créer un nouvel aménagement, ce document sera dans les Ressources mobilières et immobilières (série 4).
si vous êtes au Service de la recherche et de la création, ce document sera classé dans la Recherche et la création (série 6)
si vous êtes aux ressources humaines, vous devrez peut-être embaucher de nouveaux chercheurs (sous-série 215 - Recrutement du personnel) avec ce document en appui.

Les numéros au début des noms de séries et sous-séries (les cotes, dans le jargon) aident à mieux se repérer dans la structure et offrent aux séries et sous-séries un caractère officiel.

De plus, les cotes permettent de mieux présenter l’information. Par exemple, dans la série 2 - Ressources humaines, les sous-séries suivent une logique de progression, en débutant par 210 - Planification des ressources humaines, suivi par 212 - Inventaire des effectifs, ensuite le 215 - Recrutement du personnel puis 218 - Dossiers du personnel.

S'il vous manque une cote ou une sous-série, contactez-nous. La structure de classification est évolutive et s'adapte aux activités et processus de l'UQAM : archives@uqam.ca.

Il n'est pas utile de poursuivre les cotes dans les dossiers créés à l'intérieur des sous-séries (ex: 110-01, 110-12, etc.).

En général, une unité n'utilisera pas toutes les sous-séries du plan de classification, mais environ une quinzaine d'entre elles.

Le Service des archives et de la gestion de l'information offre un service d'accompagnement pour l'implantation du plan de classification pour vos dossiers et documents avec notamment une offre de formation, de personnalisation du plan pour vos besoins ainsi que de reclassement et de renommage de vos dossiers déjà existants.

Voici quelques informations pour utiliser le plan dans un répertoire réseau partagé.

Créer l’arborescence de dossiers dans un répertoire réseau d'accès partagé.
Personnaliser le plan en supprimant les activités et processus (séries et sous-séries) auxquels votre unité ne participe pas.
Dans les sous-activités et processus (sous-séries), créer des dossiers pour regrouper les documents de votre unité.

Accès rapide aux rubriques

Code	Activité/processus	Description	Organisation des documents	Exemples de types de documents
1	Gestion administrative	Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la constitution, à la planification, à l’organisation administrative, à la gestion des documents et aux affaires juridiques de l'UQAM.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.
110	Historique	Classer ici les documents utilisés pour documenter la création, le développement et l'évolution de l'UQAM et de ses unités, de même que les événements ayant marqué son histoire tels que sa fondation, la création d'une faculté ou l'historique d'un pavillon.	Créer un dossier selon l'événement ou la thématique.	Ex. : notes de recherche, historiques, chronologies, publications, photographies, etc.
111	Mission, vision et mandat	Classer ici les documents utilisés pour définir et présenter la mission, la vision et les mandats de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : énoncés de mission, définitions de mandat, etc.
112	Documents constitutifs	Classer ici les documents utilisés pour attester de la création et de l'existence officielle de l'UQAM et de ses unités, de même que les modifications qui leur sont apportées.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : charte, lettres patentes, statuts, permis d'exploitation, sceau, etc.
113	Prix et distinctions	Classer ici les documents concernant l'attribution des prix et distinctions par les unités de l'Université.		Ex. : dossier du candidat, curriculum vitae, biographie, lettre de recommandation, liste des lauréats, allocution, carton d'invitation, communiqué de presse, etc.
115	Instances de l’UQAM	Classer ici les documents utilisés pour assurer le déroulement des rencontres, des délibérations et le suivi des instances de l'UQAM, soit le Conseil d'administration, le Comité exécutif, la Commission des études, les Conseils académiques des Facultés, les comités qui relèvent du Conseil d'administration, les sous-commissions et autres comités qui relèvent de la Commission des études.	Créer un dossier par instance. Créer les sous-dossiers suivants : dossiers de séance, planification et organisation, procès-verbaux adoptés, ainsi qu'un dossier de gestion des comités.	Ex. : avis de convocation, ordres du jour, comptes-rendus ou procès-verbaux, résolutions, documents déposés, reliés ou afférents, listes de membres, calendriers de réunions, documents concernant la préparation des réunions, etc.
116	Comités de l’UQAM	Classer ici les documents utilisés pour assurer la préparation, la tenue, la délibération et le suivi des réunions des comités institutionnels de l’Université de même que des différents comités internes administratifs et académiques de l’Université, comme les assemblées départementales ou conseils académiques.	Créer un dossier par comité, puis un sous-dossier par date de réunion.	Ex. : avis de convocation, ordres du jour, comptes-rendus ou procès-verbaux, résolutions, documents déposés, reliés ou afférents, listes de membres, calendriers de réunions, documents concernant la préparation des réunions, etc.
119	Comités externes	Classer ici les documents utilisés pour assurer le déroulement des rencontres, les délibérations et le suivi des comités externes auxquels l'UQAM ou un de ses membres participe à titre officiel.	Créer un dossier par comité, puis un sous-dossier par date de réunion.	Ex. : avis de convocation, ordres du jour, comptes-rendus ou procès-verbaux, résolutions, documents déposés, reliés ou afférents, listes de membres, calendriers de réunions, documents concernant la préparation des réunions, etc.
120	Planification et développement	Classer ici les documents utilisés pour élaborer la planification générale ou stratégique de l'UQAM ou de l'une de ses unités, de même que la planification et le développement des activités, objectifs, priorités de l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les documents relatifs à la mise en œuvre détaillée des éléments de planification font partie du processus concerné et doivent être classés dans l'activité correspondante.	Créer un dossier par année et/ou par type de planification.	Ex. : axes de développement, plans quinquennaux ou triennaux, planifications stratégiques, plans directeurs, plans d'activités, objectifs, etc.
121	Développement organisationnel et amélioration des processus	Classer ici les documents utilisés pour effectuer une évaluation ou une intervention en développement organisationnel dans une unité ainsi que pour développer des mesures à mettre en place afin d'assurer l'évolution de l'organisation d'un point de vue global.	Créer un dossier par intervention ou par initiative développée.	Ex. : mandats et procédures d'intervention, documents concernant la révision des processus de travail, diagnostics, plans d'action, rapports d'évaluation, etc.
122	Audit interne	Classer ici les documents utilisés pour assurer la réalisation des audits des processus et activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par sujet de l'audition lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : informations relatives à l'activité ou au processus audité, analyse et tests, outil méthodologique, programme d'évaluation, recommandations et rapport d'audit ou de vérification, etc.
123	Gestion de l’éthique et de l’intégrité	Classer ici les documents relatifs à la gestion de l’éthique et de l’intégrité de l’UQAM, de l’une de ses unités ou d'un membre de sa communauté. Note : Les documents relatifs à l'intégrité académique sont classés en 719 et les documents relatifs à l'éthique de la recherche sont classés en 608.		Ex. : code d’éthique, déclaration d’intérêt, recommandation, outil d’information ou de sensibilisation, etc.
125	Processus de désignation	Classer ici les documents utilisés pour assurer le processus de désignation du recteur et celui des cadres supérieurs de même que le processus de désignation des membres des différents comités de direction de l’Université, notamment le Conseil d’administration.		Ex. : décret, rapport du comité de sélection, procédure, liste de consultation, résultat de la consultation, liste de candidatures, appel de proposition (affichage), description de fonction, lettre de présentation, curriculum vitae, offre d'emploi, dossier de recrutement, etc.
130	Documents normatifs institutionnels	Classer ici les documents utilisés pour assurer la planification et la coordination du processus d’élaboration, d’approbation et de diffusion des documents normatifs institutionnels de l’Université.	Créer un dossier par règlement en identifiant son numéro ainsi que son objet. Créer des sous-dossiers selon les versions du règlement lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : règlements, politiques, directives et procédures.
131	Procédures internes	Classer ici les documents relatives aux étapes à réaliser, moyens à prendre et méthodes à suivre pour exécuter une tâche et réaliser les activités des unités de l'UQAM.	Créer un dossier pour chaque directive, procédure ou méthode. Créer des sous-dossiers selon le secteur ou l'activité si le volume le justifie.	Ex. : procédures, guides, outils, etc.
132	Délégations de pouvoir	Classer ici les documents autorisant les transferts de responsabilités, le pouvoir de représentation ou la délégation de tâches nécessaires pour assurer le suivi des activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier selon la délégation de pouvoir en incluant l'année ou la période de validité.	Ex. : procurations, délégations financières, mandats, autorisations de signature, etc.
133	Continuité des opérations	Classer ici les documents utilisés pour assurer la continuité des opérations et des fonctions critiques de l'UQAM ou de l'une de ses unités, à la suite d'un événement ayant un effet majeur sur la capacité de l'institution à réaliser ses activités. Note : Le plan d'urgence fait partie du processus 470 Prévention et mesures de sécurité.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : plans de continuité, documents d'élaboration, coordonnées des membres des équipes d’intervention et de reprise, descriptions des rôles, responsabilités et tâches des intervenants, procédures de reprise des activités, stratégies de communication, etc.
140	Organigramme et structure organisationnelle	Classer ici les documents utilisés pour élaborer, documenter et assurer l'évolution des structures académiques et administratives de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par opération de réorganisation en identifiant la date et le sujet.	Ex. : structures organisationnelles, restructurations, fusions ou scissions d'unités, organigrammes, responsabilités administratives, etc.
142	Régie interne	Classer ici les documents utilisés pour assurer le fonctionnement quotidien d'une unité et qui ne font pas déjà partie d'un processus plus spécifique.	Créer un dossier par catégorie d'activité.	Ex. : horaires d'été ou de vacances de l'équipe, calendriers de permanence, documents concernant les réunions d'équipes, listes téléphoniques, listes de coordonnées, listes d'anniversaire des employés, listes d'envoi, etc.
144	Rapports et statistiques	Classer ici les documents utilisés pour assurer la réalisation des rapports et statistiques de l'UQAM ou de l'une de ses unités qui ne sont pas déjà considérés dans un processus plus spécifique. Par exemple, les statistiques relatives à la mobilité étudiante font partie du processus 735 Mobilité étudiante.	Créer un dossier par catégorie de rapport et de statistiques ou par année.	Ex. : rapports annuels, rapports d'activité, bilans, statistiques, rapports d'enquêtes, sondages, questionnaires, etc.
145	Correspondance générale de la direction	Classer ici la correspondance de la direction de l'UQAM ou de l'une de ses unités, conservée en ordre chronologique aux fins de référence. Note : la correspondance relative à une activité spécifique doit se retrouver avec cette activité. Par exemple, un courriel relatif à la gestion d'un logiciel sera classé à la cote 873 Logiciels et licences.	Créer un dossier par année.	Ex. : correspondance, courriels, etc.
146	Relations avec des organismes externes	Classer ici les documents relatifs aux relations avec les organismes externes partenaires de l'UQAM qui ne font pas déjà partie d'un processus plus spécifique.	Créer un dossier par organisme en utilisant son nom officiel. Créer des sous-dossiers selon les années ou les sujets.	Ex. : correspondance, courriels, etc.
147	Relations avec les unités de l’UQAM	Classer ici les documents relatifs aux relations d'une unité avec les autres unités de l'UQAM qui ne font pas déjà partie d'un processus plus spécifique.	Créer un dossier par unité en utilisant son nom officiel. Créer des sous-dossiers selon les années ou les sujets.	Ex. : correspondance, courriels, etc.
150	Gestion de l'information institutionnelle	Classer ici les documents utilisés pour réaliser les activités de gestion, d'organisation et de traitement des documents actifs, semi-actifs, essentiels. Note : Les documents conservés dans les dépôts de documents font partie du processus 858 Conservation des ressources documentaires.	Créer un dossier par programme de gestion des documents.	Ex. : formulaire de transfert, rapport d'élimination, document de suivi, inventaire, statistiques, document de planification, etc.
151	Plan de classification	Classer ici les documents utilisés pour développer, diffuser et faire évoluer le plan de classification des documents de l'Université.	Créer un dossier par opération.	Ex. : aide-mémoires, analyses, documents d'élaboration du plan, formations, guides d'application, etc.
154	Formulaire, étiquette, modèle	Classer ici les documents utilisés pour élaborer et utiliser les formulaires, étiquettes et modèles qui ne font pas déjà partie du processus plus spécifique.	Créer un dossier par type de document.	Ex. : formulaires vierges, gabarits, modèles de lettre, modèles de courriel, modèles de signature, étiquettes de dossier, étiquettes pour envoi postal, etc.
155	Calendrier de conservation	Classer ici les documents utilisés pour développer, diffuser et faire évoluer les règles de conservation régissant les documents de l'UQAM.	Créer un dossier pour chaque projet de règle ainsi qu'un dossier de gestion du calendrier.	Ex. : documents d'élaboration des règles, règles de conservation, approbations du calendrier de conservation, suivis de l'application, etc.
157	Numérisation des documents	Classer ici les documents utilisés pour développer, implanter et faire le suivi des projets de numérisation des documents.	Créer un dossier pour chaque projet de numérisation, ainsi que pour la gestion du laboratoire de numérisation.	Ex. : analyses de besoins, spécifications techniques, étapes de numérisation, déclaration de numérisation, formulaire d'autorisation de reproduction des documents, rapport de réalisation technique, rapport d'élimination, liste des personnes autorisées à reproduire, suivi des projets, statistiques, inventaires, etc.
163	Propriété intellectuelle	Classer ici les documents utilisés pour établir et assurer la gestion et le suivi de la propriété intellectuelle qui s'applique, par exemple, sur une œuvre, une invention, un manuscrit, un logiciel, une photographie, un dessin industriel, un enregistrement sonore ou vidéo, créé par une personne de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par œuvre, invention ou logiciel et identifier ce dossier avec la date de création.	Ex. : documents concernant les brevets d'invention, les droits d'auteur, les marques de commerce, le dépôt légal, les découvertes, les cessions, les licences, autorisations relatives au droit d'auteur au nom de l'Université, certificat de publication de marques de commerce, etc.
164	Avis juridiques	Classer ici les documents relatifs aux avis et expertises juridiques émis concernant l'un ou l'autre des différents aspects relatifs aux activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les avis juridiques concernant le droit du travail font partie du processus 273 Avis juridique - droit du travail	Créer un dossier par avis juridique donné ou reçu.	Ex. : avis juridiques, mandats, exposés des faits, recommandations, références, jurisprudence, interprétation des lois, règlements ou contrats, etc.
166	Litiges	Classer ici les documents relatifs aux actions juridiques impliquant l'UQAM ou de l'une de ses unités. Note : Les actions juridiques reliées au droit du travail font partie du processus 274 - Litiges - droit du travail. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi.	Créer un dossier par litige en identifiant les parties en cause, le sujet ainsi que la période ou la date.	Ex. : déclarations, sommations, mises en demeure, défenses, poursuites, citations à comparaître, ordonnances, quittances, jugements, correspondance juridique, actes de procédure, transcriptions, règlement, etc.
167	Accès à l’information et protection des renseignements personnels	Classer ici les documents relatifs au traitement et au suivi des demandes d'accès à l'information de même qu'à l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi.	Créer un dossier par demande.	Ex. : demandes d'accès, avis de réception, documents concernant le traitement des demandes, demandes de révision, décision, déclarations de fichiers de renseignements personnels, registres de consultation des fichiers de renseignements personnels, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), plainte et documents afférents, etc.
170	Assurances	Classer ici les documents relatifs à la gestion des contrats et polices d'assurance de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par police d'assurance.	Ex. : contrat ou police d'assurance, appels d'offre, inventaires de biens, renouvellement, etc.
171	Réclamations	Classer ici les documents utilisés pour assurer le traitement et le suivi des réclamations intentées par ou contre l'UQAM ou de l'une de ses unités, par exemple en cas de dommages matériels ou corporels, d'accidents, de pertes ou de vols de matériel. Note: Le dossier de réclamation ne contient pas tous les documents du dossier de sinistre, classé en 471 Incident, infraction et sinistre. Un fichier Excel peut tenir lieu de fichier de suivi.	Créer un dossier par réclamation, en l'identifiant notamment par la date de l'incident. Créer des sous-dossiers par année si le volume le justifie.	Ex. : demandes de réclamation, correspondance, réponses à la demande de réclamation, documents financiers, pièces justificatives, etc.
180	Gestion contractuelle	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des contrats conclus entre l'UQAM, une de ses unités et un partenaire. Note : Ce processus concerne principalement les services juridiques et les services financiers. Les unités doivent considérer les ententes et contrats selon les processus et activités concernés.	Créer un dossier par contrat ou par fournisseur.	Ex. : contrat, entente, protocole, protocole d'entente, lettre d'entente, convention, quittance, transaction, engagement de confidentialité, licence, cession, mandat, etc.
2	Ressources humaines	Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la gestion des ressources humaines, tels que l'embauche, la formation, l'évaluation, les conditions d'emploi et aux relations de travail.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
210	Planification des ressources humaines	Classer ici les documents utilisés pour planifier les effectifs requis pour accomplir les activités, de façon ponctuelle pour un projet ou à long terme pour la continuité des activités.	Créer un dossier par projet ou activité.	Ex. : analyses de besoins, plans d'effectifs, analyses organisationnelles, politiques de développement, etc.
212	Inventaire des effectifs	Classer ici les documents utilisés pour réaliser, documenter et modifier l'inventaire des effectifs de l'UQAM ou d'une unité.	Créer un dossier par année.	Ex. : listes du personnel, listes d'ancienneté, listes de pointage, listes de rappel, rapports sur l'état du personnel, etc.
215	Recrutement du personnel	Classer ici les documents utilisés pour assurer le comblement des postes vacants.	Créer un dossier par type de poste ou regrouper par classes professionnelles.	Ex. : avis de vacance, affichages de poste, analyses des candidatures, lettres de présentation, curriculum vitae, examens pré-embauche, grilles d'entrevue, banques de candidatures, EQE, clause réserve, accueil et intégration, élection de direction, etc.
218	Dossiers du personnel	Classer ici les documents permettant de suivre la carrière professionnelle d’un employé de l’Université de son embauche à son départ : personnel administratif et de soutien, personnel cadre et cadre supérieur et personnel enseignant. Ce dossier comprend également les documents relatifs à l'invalidité, les avantages sociaux et la retraite d'un individu.	Créer un dossier par employé.	Ex. : diplômes, curriculum vitae, examens d'embauche, formulaires, adhésions aux régimes d'assurances, frais de formation, évaluations, etc.
230	Gestion des postes	Classer ici les documents utilisés pour décrire les différents types de postes existant à l'UQAM, de même que les activités spécifiques, les conditions et les obligations associées à un poste.	Créer un dossier par type de poste ou regrouper par classes professionnelles.	Ex. : demande de poste, création ou révision de poste, descriptions de fonction, évaluation des postes, répartition des postes, etc.
232	Fonctions et tâches du personnel	Classer ici les documents utilisés pour décrire les tâches spécifiques réalisées par chacun des membres de l'équipe d'une unité académique ou administrative, de même que l'organisation du travail au sein de l'unité. Note : Les descriptions de fonction officielles émanant du Service des ressources humaines font partie du processus 230 Gestion des postes.	Créer un dossier par fonction ou type de tâche.	Ex. : description de tâches, analyse et répartition des tâches, déclaration d'intérêt, conflit d'intérêt, plan de travail des professeurs, etc.
234	Évaluation du personnel	Classer ici les documents utilisés pour réaliser et documenter le processus d'évaluation de l'appréciation des compétences et de la performance des employés. Note : Les documents liés à l'évaluation d'un employé particulier font partie du processus 218 Dossier du personnel.	Créer un dossier par type d'évaluation.	Ex. : politiques d'évaluation, critères d'évaluation, fiches de notation, documents concernant les probations, etc.
236	Mouvements du personnel	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des mouvements de personnel.	Créer un dossier pour chaque processus.	Ex. : documents concernant les promotions, mutations, rétrogradations, affectations, mises en disponibilité, prêts et échanges de personnel, dégrèvements, mises à pied, démissions, etc.
240	Conditions de travail	Classer ici les documents relatifs aux conditions de travail des employés de l'Université.	Créer un dossier par catégorie d'activité.	Ex. : listes d'ancienneté, listes de pointage, documents concernant l'organisation du travail, le télétravail, le salaire, la sécurité d'emploi, la conciliation travail/famille, etc.
245	Gestion de la rémunération	Classer ici les documents relatifs à la gestion de la rémunération.	Créer un dossier pour chaque processus.	Ex. : structure salariale, administration des conventions collectives, salaires, échelons, échelles salariales, équité, progression salariale, etc.
250	Santé et sécurité au travail	Classer ici les documents relatifs à l'élaboration et au suivi des programmes de santé, sécurité et hygiène au travail ainsi que l’application des normes du travail, l’inspection des milieux de travail et la qualité de vie au travail.	Créer un dossier par programme de de santé et sécurité au travail.	Ex. : rapports d'inspection, enquêtes et analyses des accidents et des risques potentiels, programme de prévention, programme SIMDUT, mesures de santé, normes, etc.
255	Avantages sociaux	Classer ici les documents relatifs à l'administration des régimes d'assurances collectives des employés de l'Université. Note : les documents relatifs aux avantages sociaux d'un employé sont à classer dans son dossier individuel, voir le processus 218 Dossier du personnel.	Créer un dossier par catégorie d'activité.	Ex. : formulaires et horaires de congés, de vacances, de congés de maladie, de congés de maternité ou paternité, d'assurances collectives, etc.
260	Perfectionnement et formation du personnel	Classer ici les documents utilisés pour élaborer et assurer la gestion et le suivi des programmes de formation et de perfectionnement offerts au personnel ainsi que les activités de perfectionnement, cours et stages suivis par le personnel de l'UQAM. Note : classer ici les informations relatives au contrôle des congés de perfectionnement et sabbatiques des professeurs.	Créer un dossier par formation, si le volume le justifie ou par employé dans le cas des dossiers de la direction.	Ex. : formulaires d'autorisation de participation à une formation, certificats d'attestation, documents concernant les cours ou ateliers, dépliants, demande de congé sabbatique, rapport de congé sabbatique, liste des personnes participantes ou en congé, etc.
265	Activités sociales du personnel	Classer ici les documents relatifs à l'organisation et la tenue des activités sociales des employés et unités de l'UQAM.	Créer un dossier par événement.	Ex. : photographies, factures, menu, réservations, invitations, etc.
267	Programmes de services au personnel	Classer ici les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi des programmes de services destinés au personnel.	Créer un dossier par programme.	Ex. : programmes de santé, activités sportives, gestion des accès au centre écologique, aux garderies, programmes d'aide aux employés, etc.
269	Gestion de la retraite	Classer ici les documents relatifs à l’administration de l'indemnité de départ à la retraite des employés de l'Université selon les différents régimes de retraite du personnel. Note : les informations relatives au dossier individuel d'un employé sont à classer dans le processus 218 Dossier du personnel.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : listes des participants, rapports aux organismes responsables, etc.
273	Avis juridiques – droit du travail	Classer ici les documents relatifs aux avis et expertises juridiques émis concernant le droit du travail, ainsi qu'aux relations entre l'UQAM et ses employés.	Créer un dossier par avis juridique donné ou reçu.	Ex. : avis juridiques, mandats, exposés des faits, recommandations, références, jurisprudence, interprétations des lois, règlements ou contrats, etc.
275	Associations et syndicats	Classer ici les documents relatifs aux relations et échanges entre l'UQAM et les associations ou syndicats, en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlement de travail.	Créer un dossier par association ou syndicat.	Ex. : accréditations, cotisations, listes de membres, liste des représentants et délégués syndicaux, libérations syndicales, etc.
285	Négociations et conventions collectives	Classer ici les documents relatifs aux différents processus de négociations réalisés pour établir les conditions de travail des membres du personnel de l'UQAM, de même que les conventions collectives et lettres d’entente.	Créer un dossier par cycle de négociation ou pour chacune des conventions.	Ex. : documents d'élaboration de la convention, calendriers, grilles de calcul, propositions de règlement, convention collective, lettre d’entente, etc.
290	Mesures disciplinaires	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des mesures disciplinaires.	Créer des dossiers nominatifs pour chacun des employés concernés par des mesures disciplinaires.	Ex. : avertissements, sanctions, avis à caractère professionnel, dossier d'enquête, suspensions, congédiements, etc.
295	Conflits de travail	Classer ici les documents utilisés pour assurer le suivi et la gestion des conflits de travail (moyens de pression, grèves, lock-out et arrêts de travail), le traitement et suivi des plaintes, litiges et griefs, ainsi que des réclamations santé et sécurité.	Créer un dossier par conflit de travail en incluant la date et le nom de l'association ou du syndicat concerné.	Ex. : documents concernant débrayages, piquetages, injonctions, contestations, services essentiels, actions juridiques, griefs, lettres d'entente, injonction, décision judiciaire, sentence arbitrale, rapport d'enquête, avis d'audition, mise en demeure, transcription, plaidoirie, quittance, règlement, etc.
3	Ressources financières	Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la gestion des finances de l’Université.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
305	Financement	Classer ici les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi du financement des activités de l'UQAM, incluant les emprunts.	Créer un dossier par année. Créer un sous-dossiers selon la source de financement, si le volume le justifie.	Ex. : documents concernant les campagnes de souscription, l'émission d'obligation, les placements, dons, demandes de subvention, etc.
310	Budgets	Classer ici les documents utilisés pour réaliser la planification, la préparation et l'adoption des budgets de l'UQAM.	Créer un dossier par année ou par UBR.	Ex. : cadres budgétaires, cahiers du budget, prévisions budgétaires, demandes budgétaires, approbations et contrôles des budgets, relevés budgétaires, modifications budgétaires, plans d'équilibre, etc.
314	Fonds avec restrictions	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des budgets de fonctionnement avec restriction.	Créer un dossier par année ou par fonds.	Ex. : prévisions, échéanciers, contrôles, rapports budgétaires, etc.
316	Fonds des immobilisations	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi des budgets d'investissement.	Créer un dossier par année ou par fonds.	Ex. : registre des immobilisations, cahiers du budget d'investissement, demandes budgétaires, prévisions, rapports périodiques de dépenses d'investissement, pièces justificatives, modifications budgétaires, avances, plans quinquennaux, réclamations d'investissement au MELS, etc.
320	Comptabilité	Classer ici les documents utilisés pour préparer, enregistrer et analyser les informations relatives aux dépenses et aux revenus.	Créer un dossier par année.	Ex. : charte comptable, grand livre, journal de caisse ou de trésorerie, journal général, journal des achats, pièces justificatives, petites caisses, balances de vérification, rapports de fermeture et de réouverture, réquisitions de paiement, état de compte, factures, chèques, etc.
321	Comptes à payer	Classer ici les documents utilisés dans le processus de traitement des demandes de paiement de la réception de la facture jusqu’au règlement.	Créer un dossier par année.	Ex. factures de fournisseurs, demandes d’avance, demandes de remboursement du personnel de l’UQAM, chèques, etc.
323	Comptes étudiants	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion des comptes étudiants et des frais de scolarité.	Créer un dossier par année.	Ex. : rapports sur les soldes étudiants, transactions, relevés de transactions, dépôts, états de compte, etc.
328	Gestion de la paie	Classer ici les documents relatifs à la gestion de la paie et aux opérations liées au versement des salaires des employés de l'Université.	Créer un dossier par année ou par opération	Ex. : documents relatifs à la paie, registres de paie, listes d'ancienneté, grilles salariales, documents concernant les cessation d'emplois, les congés statutaires payés, l'impôt sur le revenu, l'assurance-emploi, la CSST, etc.
335	États financiers, vérification et audit	Classer ici les documents utilisés pour produire les états financiers de l'UQAM, ainsi que les documents concernant la vérification interne et externe des activités financières de l'UQAM. Note : Les audits et vérifications internes font partie du processus 122 Audit et vérification interne.	Créer un dossier par année.	Ex. : documents d'élaboration, approbations, rapports de vérification, bilans, rapports de revenus et des dépenses, rapports financiers pour le MELS, formulaires financiers de fonctionnement, balances de vérification, etc.
350	Fiscalité	Classer ici les documents relatifs aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements tels que l'impôt fédéral, provincial et municipal, la taxe de vente, TVQ, TPS, la taxe d'accise, de douane et les crédits fiscaux pour la recherche.	Créer un dossier par année.	Ex. : grilles de calcul, factures, formulaires, rapports, etc.
4	Ressources mobilières et immobilières	Cette série regroupe les activités et processus relatifs aux immeubles, installations, terrains et stationnements, à l'approvisionnement, à la sécurité et au développement durable.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
410	Transactions immobilières	Classer ici les documents relatifs au développement du campus en matière immobilière, à l'acquisition, la location, la vente et la disposition des immeubles, terrains et locaux, ainsi qu'à la location d'espaces de l'UQAM à des locataires externes.	Créer un dossier par transaction immobilière et le nommer selon le nom du client ou du projet.	Ex. : analyse de besoins, demande d'infrastructure, inventaire de terrains ou d'immeubles, offre de location, bail, suivi de la perception des loyers, appels d'offres, contrat de courtage, estimation, rapport d'inspection, dossier de négociations, offre d'achat, acte de vente, certificat de localisation, rapport d'arpentage, plan, etc.
412	Aménagement, construction et rénovation des espaces	Classer ici les documents utilisés pour réaliser les projets d'aménagement, de construction et de rénovation des immeubles, terrains et locaux de l'UQAM ainsi que ceux utilisés pour représenter et illustrer les composantes architecturales, mécaniques et électriques des bâtiments dont l'UQAM est propriétaire ou qu'elle utilise pour ses activités.	Créer un dossier par projet d'aménagement, de construction ou de rénovation.	Ex. : appel d'offres, devis, plans, cahier des charges, compte-rendu, contrat, échéancier, permis de construction, soumission, avis de changement, directive de chantier, liste de déficiences, budget, estimation des coûts, facture, avis de travaux, dessin d'atelier, garantie, manuel d'instruction, etc.
414	Utilisation et gestion des espaces	Classer ici les documents utilisés pour assurer l'exploitation des différents types d'espaces de l'UQAM telles que la répartition des salles de cours, l'utilisation et réservation des locaux ou laboratoires, des salles de spectacle et des stationnements.	Créer un dossier par activité.	Ex. : inventaires des espaces, listes de réservation, répartitions des locaux, autorisations d'accès, liste des clés, autorisations de changement d'occupant ou d'utilisation, calculs des espaces, besoins en locaux, permis de stationnement, relevé journalier de stationnement, rapport de caisse, etc.
420	Acquisition de biens et services	Classer ici les documents utilisés pour réaliser l'acquisition de biens, équipements, fournitures ou mobiliers, de même que des services professionnels requis par l'UQAM ou de l'une de ses unités, pour assurer la gestion des cartes d'achats institutionnelles ainsi qu'assurer la gestion des fournisseurs en lien avec l'UQAM.	Créer un dossier par fournisseur ou par service professionnel.	Ex. : catalogues de produits, bons de commande, tableaux de suivi, factures, contrats, listes de prix des fournisseurs sous contrat à long terme, réquisitions d'achat, demandes de prix, appels d'offres, cotations et soumissions reçues, rapports d'analyse, ententes contractuelles, documents concernant le dédouanement, etc.
422	Utilisation de biens et services	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion des services et des ressources matérielles de l'Université, notamment les équipements, fournitures et uniformes.	Créer un dossier par bien ou service.	Ex. : manuels d'installation, manuels d'instructions, inventaires, formulaire d'emprunt, documents concernant la réparation, bons de commande, factures, états de compte, offres de service, etc.
424	Disposition de biens	Classer ici les documents utilisés pour procéder à la disposition de biens, matériel et équipements déclarés en surplus par les différentes unités de l'Université.	Créer un dossier par bien ou service, ou par méthode de disposition.	Ex. : déclarations de surplus d'une unité, demandes de prix ou appels d'offres, soumissions, contrats de vente, rapports de transaction, transmissions de dépôt et demandes de transfert de fonds aux unités, etc.
430	Entretien et réparation des immeubles	Classer ici les documents relatifs à l'entretien, l’inspection, la réparation, le maintien, l'amélioration et la remise en état des composantes des bâtiments et terrains de l'Université, et de l'équipement (plomberie, chauffage, électricité, éclairage, menuiserie, climatisation).	Créer un dossier par projet. Créer des sous-dossiers lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : rapport d'inspection, étude d'efficacité énergétique, facture, relevé de compte, assurance, bon de travail, avis de travaux, réquisition interne générale, manuel d'instruction, etc.
435	Entretien ménager et sanitaire	Classer ici les documents utilisés pour réaliser les opérations d'entretien ménager et sanitaire, telles que la gestion des déchets, la gestion parasitaire, le lavage des vitres extérieures, et le nettoyage des planchers. Note : Les informations relatives aux programmes de gestion environnementale font partie du processus 480 Gestion environnementale et développement durable.	Créer un dossier par opération d'entretien.	Ex. : demande d'intervention, demande de services, estimation bon de travail, normes, contrats, horaires, factures, etc.
440	Véhicules	Classer ici les documents relatifs à la gestion, l'entretien et l'utilisation de la flotte des véhicules acquis ou loués par l'UQAM et utilisés pour le transport de passagers, de marchandises ou de matière dangereuse.	Créer un dossier par année ou par conducteur.	Ex. : contrat d'acquisition ou de location, certificat d'immatriculation, preuve d'assurance, dossier d'entretien des véhicules et des petits équipements moteurs, rapport d'inspection, liste des réparations effectuées sur les véhicules, etc.
442	Conciergerie et logistique	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion des opérations de conciergerie, telles que l'installation, l'ajustement et le remplacement de mobilier, garnitures de fenêtres, luminaires, et éléments muraux.	Créer un dossier par activité de conciergerie.	Ex. : demande d'intervention, demande de service, tableaux de suivi, contrats d'entretien ménager, procédures, etc.
445	Transport	Classer ici les documents utilisés pour réaliser la réception et l'expédition de marchandises, de mobilier et d'équipements de l'UQAM avec ses partenaires de même qu'entre les différents pavillons et campus de l'UQAM. Note : Les informations reliées au courrier et aux envois postaux font partie du processus 447 Courrier. Les informations reliées aux déménagements font partie du processus 442 Conciergerie et logistique.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : demande de manutention, de transport ou de déménagement, listes des routes ou des livraisons, factures, etc.
447	Courrier et colis	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion du courrier à l'UQAM.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : listes des casiers postaux, listes des fournisseurs, lettres modèles, procédures, plaintes, factures, etc.
450	Alimentation	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion des services alimentaires offerts aux membres de la communauté de l'UQAM tels que la restauration, le service de traiteur et les distributeurs automatiques.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : listes et contrats d'approvisionnement, inventaires des ressources alimentaires, menus, recettes, factures, listes des clients, bons de commandes, rapports de ventes, demandes de permis, etc.
460	Installations et équipements sportifs	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion, l'entretien et la réparation des installations, matériel et équipements du Centre sportif de l'UQAM (gymnases, salles d'entraînement, piscines, plateaux sportifs, base de plein air, terrains extérieurs).	Créer un dossier par type d'installation ou pièce d'équipement.	Ex. : demande d'intervention sur les installations sportives, liste de matériel sportif, documents concernant la réservation et le prêt d'équipement sportif, plans d'installation, contrats, factures, rapports, etc.
470	Prévention et mesures de sécurité	Classer ici les documents utilisés afin d'assurer la gestion des opérations de prévention et de sécurité, et de gestion des matières dangereuses afin de maintenir un environnement sain et sécuritaire à l'UQAM.	Créer un dossier par activité de prévention ou de mesures de sécurité.	Ex. : campagne de sensibilisation, plan de mesures d'urgence, programme de prévention, dossier d'enquête, rapport d'événements, relevé du centre opérationnel de sécurité (COS), statistique des patrouilles, rapport journalier, rapport de rondes, rapport des répartiteurs, feuille de route, registre des alarmes, liste des exercices d'évacuation, liste des équipes de secouristes, registre d'accès, permis de travail à chaud, vidéo de protection, documents concernant l’analyse, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses, etc.
471	Incident, infraction et sinistre	Classer ici les documents recueillis et utilisés pour documenter une intervention de sécurité dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'UQAM suite à un événement tel qu'une intervention, un dégât d'eau, un accident, ainsi que du vandalisme.	Créer un dossier par incident, infraction ou sinistre.	Ex. : rapport d'incident ou d'événement, dossier d'enquête, registre de plaintes, registre des alarmes, etc.
475	Serrurerie	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion du système de clés de l'UQAM.	Créer un dossier par activité de serrurerie.	Ex. : requête concernant la serrurerie, inventaire du matériel de serrurerie, demande d'accès, autorisation d'accès, registre d'accès, formulaire de prêt de clés, etc.
480	Gestion environnementale et développement durable	Classer ici les documents utilisés pour développer et réaliser les projets, programmes et mesures de gestion environnementale et de développement durable tels que la gestion des matières recyclables, la gestion de l'énergie, la réduction de la pollution, l'approvisionnement responsable et le transport durable.	Créer un dossier par activité de gestion environnementale ou de développement durable.	Ex. : documents concernant les projets, correspondance, budgets, bilans, publicité, etc.
483	Qualité de l’air	Classer ici les documents utilisés pour assurer et mesurer la qualité de l'air.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : tableaux de données, analyses, rapports, etc.
490	Ergonomie	Classer ici les documents utilisés pour assurer l'analyse et l'application de principes et méthodes ergonomiques aux aménagements, postes de travail et équipements.	Créer un dossier par intervention et le nommer selon le nom du client.	Ex. : fiches techniques, analyses ergonomiques, diagnostics, etc.
5	Enseignement	Cette série regroupe les activités et processus relatifs à l’organisation, aux méthodes et aux programmes d’enseignement.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
510	Structures organisationnelles de l’enseignement	Classer ici les documents utilisés pour élaborer, définir et faire évoluer les structures organisationnelles de l’enseignement.	Créer un dossier par unité.	Ex. : documents concernant la création, l'organisation et le fonctionnement des facultés, départements ou écoles, l'administration générale du régime d'étude, etc.
520	Programmes	Classer ici les documents utilisés pour la gestion des programmes d'enseignement de l'UQAM.	Créer un dossier par programme. Créer les sous-dossiers « création » et « modification », lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : documents concernant la création, la description, la modification et la révision de programmes, fiche de cours, grille de cheminement, avis, tiré-à-part, etc.
523	Accréditation et agrément de programme	Classer ici les documents utilisés pour assurer la réalisation d'un processus d'accréditation ou d'agrément d'un programme de l'UQAM par un organisme externe tels qu'un ordre professionnel ou une corporation.	Créer un dossier par programme.	Ex. : certifications, attestations, demandes d'accréditation, correspondance, rapport d'agrément, etc.
524	Formation continue	Classer ici les documents utilisés pour assurer le développement et le suivi des activités de formation continue offertes par l'UQAM telles que les formations linguistiques non créditées, la formation sur mesure et l'accompagnement en entreprise.	Créer un dossier par programme.	Ex. : programme des cours et activités de formation, calendriers, correspondance, grilles de tarification, documents concernant l'embauche et la rémunération des formateurs, documentation transmise aux participants, matériel didactiques, formulaire d'inscription, attestations de participation, rapports, etc.
526	Coûts de programme	Classer ici les documents utilisés pour réaliser les analyses de coûts de programme, notamment les évaluations de coûts réalisées dans le cadre des processus de création et de modification des programmes.	Créer un dossier par programme.	Ex. : étude des coûts-bénéfices, des ressources requises et des revenus générés, projet de création et annexe, projet de modification et annexe, document sur la projection des coûts, rapport récapitulatif, etc.
531	Calendrier universitaire	Classer ici les documents utilisés pour assurer l'élaboration, le suivi et les modifications du calendrier universitaire.	Créer un dossier par année.	Ex. : calendriers, documents d'élaboration, etc.
532	Organisation des sessions	Classer ici les documents utilisés pour réaliser l'organisation des sessions et la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée.	Créer un dossier par session.	Ex. : horaire-maître, horaires des cours, commandes de cours, enveloppe de charges, moyenne-cible, liste de répartition des tâches d'enseignement, liste des charges annuelles d’enseignement, liste des attributions de cours, affichage de cours, liste de pointage, exigence de qualification de l'enseignement (EQE), clause réserve, liste des auxiliaires d'enseignement, statistiques, etc.
534	Stages et formation pratique	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion des stages et des activités pédagogiques de formation pratique.	Créer un dossier par année. Créer des sous-dossiers selon les milieux de stage.	Ex. : listes de milieux, listes de stagiaires ou participants, correspondance, intentions de stages, demandes de placement, rapports de stage, contrats, etc.
535	Cours	Classer ici les documents utilisés pour développer, élaborer, dispenser, assurer la gestion et le suivi des cours offerts par les professeurs et chargés de cours de l'UQAM.	Créer un dossier par cours.	Ex. : plans de cours ou syllabus, description de cours, modifications de cours, liste des cours annulés ou soustraits à l'affichage, entente d'évaluation, matériel didactique, recueil de textes, notes de cours, etc.
536	Écoles d’été	Classer ici les documents utilisés pour assurer le développement et la gestion d'une école d'été par l'UQAM, qu'elle se déroule sur le campus ou à l'extérieur.	Créer un dossier par édition de l'école d'été.	Ex. : programme de formation, calendrier, budget, factures, inscriptions, documents concernant la logistique, la promotion, etc.
540	Évaluation des enseignements	Classer ici les documents utilisés pour réaliser et assurer la gestion des évaluations faites par les étudiants concernant les enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'UQAM.	Créer un dossier par session.	Ex. : questionnaires complétés par les étudiants, compilation des résultats, rapport d'analyse individuel et synthèse des résultats, politiques d'évaluation des enseignements, etc.
542	Encadrement des étudiants	Classer ici les documents utilisés pour encadrer les étudiants lors d'activités telles que l'habilitation à la direction ou codirection de thèse et mémoire, le mentorat ou le coaching.	Créer un dossier par activité.	Ex. : demande d'habilitation, liste des personnes habilitées, dossier d'habilitation des professeurs, crédits d'encadrement, ateliers, formations, ressources pédagogiques, etc.
552	Examens et travaux étudiants	Classer ici les documents utilisés pour réaliser l'évaluation des apprentissages dispensés aux étudiants, tels qu'examens, travaux ou concours. Note : Les travaux des cycles supérieurs font partie du processus 554 Mémoires et thèses.	Créer un dossier par session.	Ex. : questionnaire vierge, cahiers d'examen complétés, corrigé d'examen, critères de correction, travail étudiant, formulaire de demande de reprise d'examen, etc.
554	Mémoires et thèses	Classer ici les documents relatifs aux travaux réalisés par les étudiants dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat, ainsi que les documents utiles au suivi du dépôt, de l'évaluation et de la diffusion de ces derniers.	Créer un dossier par étudiant. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : mémoire, thèse, essai doctoral, travail de recherche, autorisation de reproduction et de diffusion, avis de soutenance, convention de cotutelle, nomination des membres du jury, approbation d’un travail de recherche, approbation des corrections mineures, avis de conformité, certificat d'éthique, synthèse d'évaluation, autorisation de dépôt, etc.
556	Diplomation	Classer ici les documents relatifs au contrôle de l'émission des diplômes de l'UQAM. Note : Les informations relatives à la collation des grades font partie du processus 804 Cérémonies et célébrations officielles. Note : Les informations relatives aux personnes diplômées font partie du processus 750 Diplômés.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : politiques et procédures d'émission des diplômes, formulaires d'attestations ou d'équivalences, vérification des exigences de diplomation, conditions requises, relevé de notes final, liste officielle des diplômés, documents concernant l'impression et l'envoi des parchemins, listes de finissants potentiels, formule de recommandation au MEQ pour brevet et permis d’enseignement, etc.
6	Recherche et création	Cette série regroupe les activités et processus relatifs à l’organisation et à l’administration de la recherche et de la création.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
603	Organisation et gestion de la recherche	Classer ici les documents relatifs à l'organisation et la gestion de la recherche et de la création à l'UQAM et dans le milieu universitaire.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : procédures, compilations et inventaires de recherche, études sur le développement de la recherche, documents concernant le dégrèvement, la gestion des données de recherche, etc.
605	Financement de la recherche et de la création	Classer ici les documents relatifs au développement, à la gestion et au suivi de l'ensemble des sources de financement de la recherche et de la création, telles que les programmes, les partenariats, les bourses ou les subventions. Ces sources de financement peuvent être internes ou provenir d'organismes publics ou privés. Note : Les informations relatives aux demandes de subvention individuelles font partie du processus 615 Projets de recherche. Note : Les informations relatives aux organismes subventionnaires font partie du processus 620 Organismes subventionnaires.	Créer un dossier par bourse ou subvention. Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : demande de subvention, description et critères du programme de subvention, synthèse des subventions reçues, tableau récapitulatif des bourses accordées, liste récapitulative de contrôle des fonds de recherche, protocole d'entente, formulaire d'ouverture d'un compte budgétaire, politiques d'utilisation des ressources allouées, etc.
608	Éthique et déontologie	Classer ici les documents relatifs aux règles d'éthique et normes déontologiques à respecter lors de la réalisation des projets de recherche, telle que l'obtention d'une approbation éthique (certificats) de la recherche (êtres humains, animaux, risques biologiques).	Créer un dossier par comité d'éthique et diviser par année. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : demandes de certificat d'éthique, commentaires et recommandations relatifs aux règles d'éthiques et au code déontologique, formulaires de consentement pour la recherche, avis de déontologie aux organismes subventionnaires, étude du projet, etc.
609	Gestion des animaux de laboratoire	Classer ici les documents utilisés pour assurer la bonne gestion des animaux de laboratoire en conformité avec les différents comités d'éthique animale, tels que le Comité institutionnel de protection des animaux (CIPA) et le Conseil canadien de protection des animaux (CCPA).	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : demandes d'autorisation, registres de tarification, procédures et dossiers des soins et interventions à assurer auprès des animaux, commandes et enregistrements de l'entrée des animaux, commandes de nourriture, protocoles d'utilisation, rapports journaliers sur les conditions d'hébergement des animaux, registres sur la gestion des animaux, sur l'utilisation des médicaments et barbituriques, sur les soins et les mortalités, etc.
610	Recherche institutionnelle	Classer ici les documents relatifs aux activités et projets de recherche réalisés par l'UQAM qui sont en appui aux activités de l'institution ou de l'une de ses unités, ainsi qu'à la planification institutionnelle. Note : Les informations relatives à la recherche réalisés par une unité de recherche ou un professeur-chercheur font partie du processus 615 Projets de recherche.	Créer un dossier par projet. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : rapport de recherche institutionnelle, questionnaires, formulaires, statistiques, etc.
612	Unités de recherche et de création	Classer ici les documents relatifs à la création, au processus d'accréditation et au fonctionnement des centres, chaires de recherche, laboratoires, groupes ou instituts de recherche de l'UQAM.	Créer un dossier par unité de recherche. Regrouper par type d'unité de recherche, lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : documents constitutifs de l'unité de recherche, critères d'accréditation, documents de régie interne, correspondance, études, rapports, etc.
615	Projets de recherche et de création	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et la mise en œuvre des différents projets de recherche conduits par des unités de recherches reconnues par l'UQAM.	Créer un dossier par projet. Créer des sous-dossiers selon les années ou les sujets.	Ex. : description du projet de recherche, demandes de subvention, contrats, échéanciers, rapports, données de recherche, etc.
620	Organismes subventionnaires et partenaires	Classer ici les documents relatifs aux organismes subventionnaires (gouvernementaux, privés, d'enseignement, industriels, communautaires) et aux organismes de coopération partenaires en recherche-innovation (recherche, création et formation).	Créer un dossier par organisme en utilisant son nom officiel. Créer des sous-dossiers selon les années ou les appels de projets, lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : protocoles d'entente, ententes-cadre, desription des projets, correspondance, formulaires, guides explicatifs, tableaux des demandes, résultats des projets, etc.
622	Soutien à la recherche	Classer ici les documents utilisés pour gérer le statut officiel des chercheurs à l'UQAM (associés, invités, stagiaires postdoctoraux, etc.).	Créer un dossier par statut. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : attestations concernant le statut, correspondance, etc.
635	Transfert et mobilisation des connaissances	Classer ici les documents relatifs aux activités mises en œuvre afin de favoriser l'échange de savoir, d'assurer le transfert technologique, de valoriser la recherche et de promouvoir la mobilisation des connaissances.	Créer un dossier par activité ou projet. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : documents concernant des ateliers ou concours, ententes de partenariat, plans d'action, manuel de gestion, outil méthodologique, plan de relève, etc.
7	Étudiants et collectivité	Cette série regroupe les activités et processus relatifs à la clientèle étudiante, à la communauté universitaire et aux collectivités externes.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
704	Recrutement des étudiants	Classer ici les documents relatifs aux activités organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants.	Créer un dossier par activité de recrutement.	Ex. : plans de communication, documentation destinée aux collèges, documents concernant les campagnes de promotion, les journées portes ouvertes, les tournées des collèges, la participation à des salons, les périodes de clavardage, etc.
706	Populations étudiantes	Classer ici les documents relatifs aux prévisions, à l'étude et aux analyses réalisées des populations étudiantes et de leur évolution, de même que les données statistiques les concernant.	Créer un dossier par année	Ex. : statistiques, données démographiques, déclarations préliminaires et officielles des inscriptions et des admissions, relevé d'analyse des effectifs étudiants, relevé des étudiants à temps complet, etc.
712	Admission	Classer ici les documents relatifs à la gestion et au suivi du processus d'admission des étudiants à un programme, incluant les tests d'admission et de sélection complétés par les candidats (épreuves institutionnelles de compétences linguistiques, entrevues et tests administrés par les facultés et écoles).	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : politiques d'admission, rapports et relevés statistiques des admissions, listes des candidats, portfolio des candidats, grilles d'entrevue, tests d'admission, convocations aux tests d'admission, cahiers d'examen complétés, compilation des résultats, critères d'appréciation, frais d'admission, changements de programme, grille et validation du cheminement, cas hors échéance, exclusions, etc.
714	Inscription	Classer ici les documents relatifs à la gestion et au suivi du processus d'inscription des étudiants à un cours ou un stage.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : relevé d'inscription, guide d'inscription, listes d'inscription, statistiques d'inscription, choix de cours, validation de choix de cours, désistement/abandon de cours, équivalences, reconnaissance d'acquis, transferts de crédit, frais de scolarité, confirmation de placement en stage, etc.
716	Dossiers étudiants	Classer ici les documents nominatifs relatifs à chaque étudiant et qui constituent son dossier personnel permettant de retracer son cheminement depuis son admission jusqu'à son départ de l'établissement.	Créer un dossier par étudiant.	Ex. : acte de naissance, approbation de principe (IRCC), attestation de non délivrance d'un CSQ, attestation d'études, acte de naissance approbation de principe (IRCC) attestation de non-délivrance d'un CSQ attestation d'études attestation d'expérience attestation du statut de résident du Québec autre document d’admission autre document d'immigration autre document identitaire avis de décision (réfugié au Canada) avis d'exclusion à un programme d'études avis favorable d'obtention du CAQ baptistère du Québec bulletin d'études collégiales carte d'assurance maladie du Québec (RAMQ) carte d'assurance sociale (NAS) carte de résident permanent carte de statut autochtone carte d'identité nationale française carte nationale d'identité belge francophone certificat d'acceptation du Québec (CAQ) certificat de changement de nom ou de sexe certificat de citoyenneté canadienne certificat de décès certificat de divorce certificat de jugement d'adoption certificat de mariage certificat de naissance canadien certificat de naissance du Québec certificat de sélection du Québec (CSQ) confirmation de résidence permanente correspondance curriculum vitae déclaration assermentée (résidence au Québec) déclaration solennelle (noms des parents) demande d'admission demande de délai DEC demande d'équivalences description de cours description de fonction description de projet diplôme dispense du test de français document de demandeur d'asile (réfugié) document protocolaire (Québec) document relatif aux programmes de 2e et 3e cycle échantillon d'écriture entente de direction entente de support financier évaluation comparative des études effectuées hors du Québec exemple de travail écrit fiche de visiteur fiche d'identification des stagiaires formulaire de confirmation de placement en stage formulaire de demande au bureau des permis et brevets d’enseignement (gouvernement du Québec) formulaire d'immigration information complémentaire lettre de l’API lettre de prescription lettre de présentation lettre d'exclusion lettre du conseil de bande liste des cours projetés liste des cours suivis durant l’année en cours passeport permis de conduire du Québec permis de séjour permis de travail permis d'études pièce d'identité de l'étudiant portfolio des candidats preuve d'adresse (résidence au Québec) preuve d'aide financière aux études (AFE) preuve d'assurance-santé et hospitalisation preuve de délivrance d'un permis de séjour preuve de réception de la demande (IRCC) profil historique des études rapport de cheminement recommandation reconnaissance d'acquis reconnaissance de paternité relevé de notes test d'anglais test d'aptitude test de français test de sélection validation RAMQ (ministère)
718	Notation et évaluation des étudiants	Classer ici les documents utilisés pour assurer la collecte, la remise, la modification, la révision et les attestations de notes. Les notes et évaluations individuelles seront classées dans le dossier de l'étudiant.	Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : demande de modification de note, demande de révision de note, évaluation des demandes, compilation des résultats, liste de notes manquantes, etc.
719	Intégrité académique	Classer ici les documents relatifs au processus d'intégrité académique au sein de l'Université, les procédures applicables dans les cas d'infractions de nature académique commises par une personne étudiante pendant un cours et les cas de fraude à l'admission.	Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par numéro d'infraction. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : documents concernant les sanctions, les suspensions et exclusions, cas de plagiats, de fraudes ou de falsifications de documents, règlements, procédures, rapport d'infraction de nature académique, dossier d'enquête, demande de plainte, convocation, confirmation de présence ou d'absence à l'audience, rapport et décision des comités, etc.
720	Services aux étudiants	Classer ici les documents relatifs à la gestion des services de location de vestiaires offerts aux personnes étudiantes, à la gestion des cartes d'identité UQAM et à la gestion des résidences universitaires de l’Université (hébergement).	Créer un dossier par secteur de service aux étudiants.	Ex. : description des services, publicités, formulaires de demande, listes des usagers, liste des vestiaires par pavillon, formulaire de location de vestiaire, fiche d'adhésion, relevé des dépôts aux guichets, formulaire de carte perdue ou volée, état de compte, facture, rapport de caisse, etc.
722	Soutien financier aux étudiants	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le suivi de l'aide financière offerte aux étudiants de l'UQAM tel que les prêts, bourses et concours.	Créer un dossier par programme de soutien financier.	Ex. : demandes d'aide financière, correspondance, statistiques, règles du programme, publicités, listes d'organismes subventionnaires, listes de candidatures, documents concernant le fonctionnement du comité de sélection, listes de boursiers, fonds de dépannage, etc.
730	Activités étudiantes	Classer ici les documents relatifs à la planification, la gestion et le suivi des activités organisées pour favoriser la participation et la socialisation des étudiants de l'UQAM tels que les activités d'accueil, les activités de la rentrée, activités d’intégration des personnes handicapées, activités communautaires et de loisirs, activités de soutien à la recherche d'emploi et d'orientation en employabilité, activités socioprofessionnels, d'aide et de soutien à l'apprentissage, services offerts par le Centre sportif, concours et compétitions académiques, ligue centrale d'improvisation, centre d'écoute Halte-ami, radio CHOQ, soirées rencontres, midis-causeries et autres.	Créer un dossier par activité.	Ex. : rapport d'activité, statistique, publicité, liste des participants, liste des personnes ressources engagées pour accompagner l’étudiant, liste des banques d'emplois disponibles, relevé d'inscription, etc.
735	Mobilité étudiante	Classer ici les documents utilisés pour développer et assurer la gestion et le suivi des programmes de mobilité étudiante ainsi que pour assurer le suivi de chacune des candidatures déposées pour les différents programmes d'échanges étudiants. Note : Les dossiers peuvent concerner des étudiants de l’UQAM qui participent à des programmes à l’international ou des étudiants d’autres institutions participant à des programmes de l’UQAM.	Créer un dossier par programme.	Ex. : demande de participation aux programmes, lettre d'acceptation ou de refus, lettre d'attestation linguistique, candidatures, accord de contribution, contrat, description des programmes, liste des institutions participantes, liste des boursiers, liste des étudiants internationaux (étrangers), critères de sélection, liste de contrôle, formulaire d'inscription, rapport de séjour d'étude, preuve d'assurance-santé et hospitalisation, etc.
740	Organisations étudiantes	Classer ici les documents relatifs aux groupes étudiants, tels que les associations étudiantes, les équipes sportives, les coopératives étudiantes ou les cafés étudiants ou les mouvements étudiants.	Créer un dossier par groupe.	Ex. : demande de reconnaissance ou d'agrément, chartes, lettres patentes, protocoles d'entente, composition des exécutifs, listes des membres, organigramme, règlements généraux, statuts, etc.
750	Diplômés	Classer ici les documents relatifs aux relations de l'UQAM avec ses diplômés et entre diplômés, tels que les activités sociales, le réseautage ou le Conseil des diplômés.	Créer un dossier par activité.	Ex. : bottins des diplômés, journaux des diplômés, listes des diplômés, rapports et statistiques sur les diplômés, dossiers pour l'organisation de retrouvailles, de remises de prix, de journée-conférences, etc.
760	Services à la communauté	Classer ici les documents utilisés pour développer et réaliser les projets de formation, de recherche, de création, de diffusion et de services menés en partenariat avec des groupes externes à la communauté universitaire et répondants aux besoins de la collectivité, tel que les services psychologiques offerts au grand public.	Créer un dossier par service. Créer des dossiers thématiques si le volume le justifie.	Ex. : description de projets, publicité, protocole d'entente, suivis, comptes-rendus, dossier du participant, etc.
765	Recours à la protectrice, le protecteur universitaire	Classer ici les documents relatifs à l'examen et au traitement des plaintes provenant des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par les mécanismes administratifs de l'Université ou victimes de discrimination ou de toute forme d'injustice concernant leur personne, leur état ou l'exercice de leurs fonctions dans les cas ou tous les autres mécanismes réguliers normalement à leur disposition ont été préalablement épuisés sans succès.	Créer un dossier par événement.	Ex. : procédures, modalités de règlement, plans d'intervention, etc. rapport annuel, demande de plainte, demande de consultation, documentation, correspondance, résultat de l'enquête, recommandation, etc.
766	Prévention en matière de harcèlement	Classer ici les documents relatifs aux programmes, projets et activités de prévention en matière de harcèlement (sexuel, psychologique ou discriminatoire) mis en œuvre par l’UQAM.	Créer un dossier par programme ou projet.	Ex. : description du projet, publicité, campagne de sensibilisation, dossier de l'individu, note d'entrevue, note d'évaluation, note d'évolution, test pour diagnostic, rapport de l'intervenant, feuille de route, formulaire de consentement, questionnaire, etc.
770	Partenariats	Classer ici les documents utilisés pour réaliser le développement de partenariats, des relations internationales et de l'internationalisation de l'UQAM, ainsi que pour assurer le suivi des projets réalisés dans le cadre d'ententes nationales ou internationales.	Créer un dossier par partenaire.	Ex. : protocoles d'entente, cahier de mission, description du projet, correspondance, programmes d'accueil de délégations, etc.
8	Communications et informatique	Cette série regroupe les activités et processus relatifs aux différents moyens ou supports de communication tels que les congrès, les expositions, les relations publiques, les télécommunications, les ressources documentaires, les ressources audiovisuelles, les équipement et systèmes informatiques.	Classer vos documents dans la sous-série représentant votre activité. Lorsque le processus ou le volume le justifie, les regrouper en sous-dossiers.	↑ retour
802	Identification visuelle	Classer ici les documents utilisés pour réaliser la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d'identification visuelle de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les logos, en-têtes, vignettes et représentation du nom de l'UQAM.	Créer un dossier par type d'identification visuelle.	Ex. : logo, sigle, dessin, enseigne, symbole, sceau, en-tête, signalisation, babillard, armoirie, vignette, devise, drapeau, hymne, etc.
804	Cérémonies et célébrations officielles	Classer ici les documents utilisés pour organiser et assurer le bon déroulement de cérémonies et célébrations et autres événements spéciaux auxquelles l'UQAM ou l'une de ses unités participe telles que les collations des grades, anniversaires inaugurations, fêtes commémoratives, lancements, signatures de protocoles, remises de prix et distinctions honorifiques (doctorat honoris causa, médaille de l'UQAM, Prix du mérite de l'UQAM, Prix Reconnaissance UQAM) et autres.	Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par événement lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : carton d'invitation, coupures de presse, liste des lauréats, texte des allocutions, documents concernant le protocole, le déroulement, la sécurité, le menu, etc.
806	Congrès, colloques	Classer ici les documents utilisés en lien avec les congrès, conférences et colloques tenus ou organisés par l'UQAM ou l'une de ses unités, ou auxquels un membre de l'UQAM a participé.	Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par événement lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : programmation, acte du congrès, allocutions, affiches, liste d'invités, liste des conférenciers, factures, etc.
808	Allocutions, présentations	Classer ici les documents utilisés pour élaborer et diffuser les allocutions, discours, et autres communications prononcés par des membres de l'UQAM ou l'une de ses unités ou par des personnalités extérieures invitées à prendre la parole dans le cadre d'activités organisées par l'UQAM.	Créer un dossier par année. Créer un sous-dossier par événement lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : allocutions, notes de présentation, etc.
810	Activités artistiques, scientifiques et culturelles	Classer ici les documents utilisés pour organiser ou témoigner de la participation de l'UQAM ou de l'une de ses unités à des activités artistiques, scientifiques et culturelles, telles que les spectacles, la semaine des sciences, les concerts, les salons ou les lancements et autres, des activités extérieures et des activités de bienfaisance comme les collectes de fonds, la campagne Centraide-UQAM, les paniers de Noël, les collecte de sang, les souscriptions et autres.	Créer un dossier par événement. Créer des sous-dossiers selon les années, lorsque le processus ou le volume le justifie.	Ex. : documents d'élaboration et de planification, programmation, affiches et documents de promotion, bilans, photographies, comptes-rendus de présentation, correspondance avec les partenaires, rapports concernant l'activité, etc.
812	Expositions	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion, l'organisation et la présentation des expositions réalisées par les espaces de diffusion de l'UQAM tels que la Galerie de l'UQAM, le Centre de Design ou autre. Il peut s'agir de bornes interactives, d’expositions virtuelles ou d’expositions traditionnelles.	Créer un dossier par exposition. Regrouper par année, lorsque le processus ou le volume le justifie. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : listes des œuvres, textes didactiques, correspondance, plans d'aménagement, contrats d'assurance, catalogues d'exposition, communiqués de presse, cartons d'invitation, allocutions, affiches, etc.
816	Collections d’œuvres d’art	Classer ici les documents utilisés pour assurer l'acquisition, la conservation, la préservation et la diffusion de la collection d'œuvres d'art de l'UQAM.	Créer un dossier par activité liée à la gestion de la collection d'œuvres d'art.	Ex. : documents concernant l'acquisition, l'évaluation la référence, le prêt, la circulation et la valeur des œuvres, inventaires, catalogues, assurances, politiques, etc.
822	Information interne et plans de communication	Classer ici les documents relatifs aux moyens de communication mis en place à l'intérieur de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par type d'outil de communication.	Ex. : communiqués, bulletins d'information internes, épreuves, plans de communications, communications stratégiques, documents concernant les médias institutionnels, le kiosque d'accueil et de renseignements, les tableaux d'affichage, babillards, les écrans de diffusion, etc.
824	Publicité, promotion et marketing	Classer ici les documents utilisés pour réaliser les activités de promotion de l'UQAM comme les campagnes publicitaires, commandites, activités de publicité et de marketing et autres.	Créer un dossier par type d'outil de promotion ou par événement.	Ex. : campagnes publicitaires, annonces, publicités dans les journaux, à la radio, à la télévision, en ligne, sondages et focus groups, documents concernant la création de bannières, d'affiches et d'objets promotionnels, la diffusion et la gestion des médias sociaux institutionnels, etc.
826	Relations de presse	Classer ici les documents publiés par les différents médias et se rapportant aux activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités, ainsi que les informations diffusées auprès des médias pour annoncer un événement majeur, une activité importante ou toute autre information à communiquer au grand public.	Créer un dossier par type d'outil de communication. Pour les revues de presse, créer un dossier par période.	Ex. : entrevues, communiqués de presse, revues de presse, conférences de presse, etc.
828	Publications	Classer ici les documents relatifs aux publications administratives, savantes ou scientifiques de l'UQAM, de l'une de ses unités ou d'un auteur UQAM, y compris les informations concernant leur préparation et leur diffusion.	Créer un dossier par projet de publication. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : livres, revues, périodiques, journaux, brochures, bulletins, dépliants, catalogues, rapports, bulletins, annuaires, manuscrits, correspondance avec l'éditeur ou l'auteur, etc.
834	Reprographie	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion de la reproduction de documents tel que l'infographie, l'impression, la reliure et finition, la copie, la télécopie ou la numérisation.	Créer un dossier par activité de reprographie. Créer des sous-dossiers par client.	Ex. : documents concernant l'imprimerie, la polycopie, les photocopies, la facturation interne et externe, réquisitions de reprographie, réquisitions internes de travaux d'imprimerie, procédures, etc.
853	Acquisition des ressources documentaires	Classer ici les documents utilisés pour réaliser l'acquisition des ressources documentaires physiques (fonds d'archives, monographies, périodiques, publications officielles, livres rares, CD, DVD, cartes géographiques, partitions musicales, etc.) et des ressources numériques (livres numériques, bases de données, périodiques) de l'UQAM.	Créer un dossier par activité liée à l'acquisition de ressources documentaires.	Ex. : documents concernant l'acquisition, l'abonnement, les dons, l'évaluation et la référence, les réquisitions d'achat, bons de commande, contrat d'acquisition ou de donation, correspondance, etc.
854	Traitement des ressources documentaires	Classer ici les documents utilisés pour réaliser tout traitement de ressources documentaires tel que le catalogage, la classification, l'indexation, la description, la reliure, la numérisation, l'élimination ou l'élagage.	Créer un dossier par activité liée au traitement des ressources documentaires.	Ex. : normes et procédures de traitement, document concernant l'analyse documentaire et le catalogage, statistiques de traitement, listes des documents à traiter, documents de suivi du projet, etc.
856	Diffusion des ressources documentaires	Classer ici les documents utilisés pour réaliser la diffusion, la promotion et l'exploitation des ressources documentaires telles que la gestion des salles de recherche et les bases de données de ressources documentaires.	Créer un dossier par activité liée à la diffusion des ressources documentaires.	Ex. : documents concernant le prêt et le prêt entre bibliothèques (PEB), le contrôle des retards, les catalogues et les outils de recherche, etc.
857	Utilisateurs des ressources documentaires	Classer ici les documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des ressources documentaires tels que les formations, les services de références, ainsi que le soutien à la recherche et à l'enseignement.	Créer un dossier par activité liée aux usagers des ressources documentaires.	Ex. : documents concernant les formations, les visites, l'aide aux usagers, les demandes de consultation, le service-conseil, guides, etc.
858	Conservation des ressources documentaires	Classer ici les documents utilisés pour assurer la conservation et la préservation des ressources documentaires tel que le développement de mesures de préservation et le contrôle des conditions ambiantes.	Créer un dossier par activité ou opération de conservation.	Ex. : inventaires, tableaux de suivi, étiquettes, documents concernant la gestion des dépôts, les mesures de préservation, etc.
860	Développement des ressources audiovisuelles	Classer ici les documents utilisés pour réaliser la planification, le développement, l'implantation et l'installation des ressources audiovisuelles requises pour répondre aux besoins de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par projet.	Ex. : analyse des besoins, rapport récapitulatif, évaluation des impacts, devis d'installation temporaire (CCC), plan de désuétude, évaluation en investissement immobilier, etc.
862	Équipement audiovisuel	Classer ici les documents utilisés pour assurer l'acquisition, la gestion, l'entretien, la réparation, la maintenance, et le prêt du matériel et de l'équipement audiovisuel de l'UQAM.	Créer un dossier par type d'équipement.	Ex. : analyses des besoins, appels d'offres, soumissions, contrats, procédures d'installation et de configuration, guides, manuels, inventaires, réquisitions d'achat, formulaires, listes de distribution, rapports, etc.
866	Productions audiovisuelles et photographiques	Classer ici les documents utilisés pour assurer la conception, la réalisation, la gestion et la vente des productions audiovisuelles (images, son, vidéos, multimédias, etc.) et de productions photographiques, par ou pour les activités d'apprentissage, d'enseignement, de recherche et de création de l'UQAM, de l'une de ses unités ou pour les besoins de clients de l'UQAM.	Créer un dossier par production ou par programme de production. Organiser les productions par année.	Ex. : production audiovisuelle (Master), élément de tournage, formulaire d'autorisation de filmer et de diffuser, fichier de montage, photographie, budget, devis, cessions de droits, rapports de tournage, ententes, etc.
867	Utilisateurs de l’audiovisuel	Classer ici les documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des technologies de l'audiovisuel telles que les salles de cours médiatisées, les services-conseils, le soutien technique à la recherche ou les projets technopédagogiques.	Créer un dossier par activité liée aux usagers de l'audiovisuel.	Ex. : documents concernant la gestion des droits d'accès et privilèges particuliers, le support et le dépannage, évaluations des besoins, etc.
871	Infrastructure technologique	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et l'évolution des éléments reliés à l'infrastructure technologique (serveurs, Cloud et autres) de l'UQAM.	Créer un dossier par projet ou par demande.	Ex. : analyses de besoins, planifications, documents concernant l'architecture du réseau, mises à jour, inventaires, registre d'accès, scénario de surveillance, etc.
872	Équipement informatique	Classer ici les documents utilisés pour assurer l'acquisition et la gestion du matériel et de l'équipement informatique de l'UQAM, telle que la réseautique, la gestion des serveurs et des postes de travail, et les téléphones fixes et téléphones cellulaires.	Créer un dossier par type de pièce d'équipement informatique.	Ex. : inventaires, analyses de besoins, réquisitions d'achat, appels d'offre, soumissions, contrats, formulaire d'enregistrement, formulaire de prêt, formulaire de réservation, rapport d'entretien, rapport de réparation, procédures d'installation et de configuration, surplus d'inventaire, etc.
873	Logiciels et licences	Classer ici les documents relatifs aux logiciels, progiciels, programmes et applications informatiques utilisés pour assurer le fonctionnement et la gestion des activités de l'UQAM ou de l'une de ses unités.	Créer un dossier par logiciel. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : dossier du logiciel, licence d'utilisation, documents sur le renouvellement, réquisition d'achat, procédures d'installation et d'utilisation, pilotes (drivers), scripts, etc.
874	Systèmes informatiques	Classer ici les documents utilisés pour assurer la gestion et le fonctionnement des systèmes informatiques de l'Université, tels que les systèmes de gestion administrative ou les plateformes d'enseignement.	Créer un dossier par système informatique. Créer un dossier pour l'administration du processus, si le volume le justifie.	Ex. : analyses de besoins, appels d'offres, soumissions, contrats, procédures d'installation et de configuration, etc.
876	Utilisateurs de l'informatique	Classer ici les documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des technologies et aux demandes de soutien faites par les utilisateurs des systèmes informatiques.	Créer un dossier par activité liée aux usagers de l'informatique.	Ex. : demandes de codes d'accès aux systèmes informatiques, privilèges particuliers, demandes de traitement informatique spécifique, évaluations des besoins, etc.
877	Sécurité informatique	Classer ici les documents utilisés pour assurer la protection des systèmes et des biens informatiques, la préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données.	Créer un dossier par activité liée à la sécurité informatique.	Ex. : politiques, normes, rapports d'incident, formations, etc.
890	Sites Web	Classer ici les documents relatifs à la création, à la mise à jour et au développement du site Web de l'Université ou l'une de ses unités. Note : Les documents officiels de l'UQAM diffusés sur le Web seront considérés selon le processus ou l'activité qui les concerne.	Créer un dossier par activité liée aux sites internet.	Ex. : dossier de création, dossier de mise à jour, dossier de développement, page d'accueil du site web, menu, organigramme d'arborescence du site web, texte d'information, image, document audiovisuel, liste des hyperliens, statistique, commentaire, plan de production, devis, rapport, synthèse, échéancier, document de travail, document de planification, etc.

↑ retour

Page tree

Plan de classification

Vous avez besoin d'aide ? Nous sommes disponibles ! : archives@uqam.ca

Gestion administrative

Ressources humaines

Ressources financières

Ressources mobilières et immobilières

Enseignement

Recherche et création

Étudiants et collectivité

Communications et informatique