Important !


  • Ne pas mélanger les supports papier et multimédias dans la même boîte.

  • Ne pas insérer d’objets ni d'article de métal dans la boîte : enlever trombones, pinces, boudins, cartables et dossiers suspendus renforcés (Pendaflex).
  • Les agrafes sont autorisées.
Modèles de boîte de destruction

Seuls deux modèles de boîtes sont autorisés : 

   

Inscrire clairement 999 sur les boîtes

Formulaire JIRA - Destruction de documents confidentiels

Procédure

  1. Consulter le Calendrier de conservation et identifier les exemplaires secondaires à détruire :
  • l'unité détentrice de l'exemplaire secondaire des documents est l'unité qui possède un exemplaire en circulation (copie) du dossier principal. Cette unité n'est pas responsable de l'exemplaire principal et applique les délais et la disposition prescrits selon l'exemplaire secondaire de la règle.  La disposition finale pour l'exemplaire secondaire est toujours la destruction.

2 .Remplir la boîte des documents papier :

  • identifier clairement le code 999 au crayon de feutre noir sur le devant de la boîte.
  • munir la boîte d'un couvercle.
  • sceller la boîte avec du ruban adhésif.

3. Transport des boîtes de documents confidentiels (999) - JIRA :

  • compléter un formulaire de demande de transport des boîtes 999 via le Portail SAGI.

  • sélectionner le service « Destruction de documents confidentiels » et inscrire toutes les informations requises.

  • consulter les notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.

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4. Expédition des boîtes :

  • le SAGI procède à l’expédition des boîtes de façon sécuritaire à une compagnie de recyclage pour le déchiquetage des documents.



Multimédias

Destruction de documents multimédias*  floppy disk    desktop computer    computer disk    videocassette  
  • Inscrire «Multimédias 999» sur la boîte.
  • Inscrire «Multimédias 999» dans le champ «Informations supplémentaires» de la demande de transport de boîtes 999 via le Portail SAGI.
  • Si vous n’avez que quelques documents multimédias à détruire, contactez archives@uqam.ca.

*Exemples de documents multimédias : disquette, disque dur externe, clé USB, CD, cassette audio et vidéo, etc.