Prenez connaissance d’informations importantes à connaître avant de commencer à organiser un événement.

Réservations (locaux, espaces, équipements, permis ... )

Le BAÉ ne traite que les demandes faites par les personnes officières ou mandataires des associations et groupes étudiants reconnus de l'UQAM. Ces groupes et associations étudiantes ne peuvent en aucun cas faire de la sous-traitance ou servir de prête-nom pour des groupes externes (organismes, entreprises, collectifs…) qui souhaitent obtenir des services pour faire des activités sur le campus.

Ainsi, avant d’entreprendre toute démarche visant l’organisation d’un projet, assurez-vous de mettre à jour le Registre des officières et des officiers de votre association ou groupe étudiant.e.

Prenez connaissance d’informations importantes à connaître avant de commencer à organiser un événement

Communiquez avec le ou la conseiller·ère à la vie étudiante assigné·e à votre faculté/École pour être guidé à travers les diverses étapes d'organisation d'un événement sur le campus.

Consultez aussi la rubrique « Promouvoir une activité » pour obtenir des conseils sur la visibilité de vos projets.

Comprendre les risques et vos responsabilités

À la demande de l’Université, toute association étudiante qui organise, soutient ou participe d’une manière directe ou indirecte à une activité peut avoir à compléter la Lettre d'engagement de responsabilité (LER)

Aide-mémoire pour assurer le bon déroulement de vos activités

• La tenue de spectacle ou de représentation scénique est interdite dans les locaux d’enseignement;
• La consommation de nourriture n'est pas autorisée dans certaines salles, notamment dans les locaux d’enseignement;
• La sollicitation des membres de la communauté universitaire afin qu’ils se rendent à une activité et l'incitation à acheter un produit ou un service sont interdits;
• Dans certains cas, des frais d'utilisation des services ou de location peuvent être exigés;
• En cas d'urgence, il faut aussitôt communiquer avec le Service de la prévention et de la sécurité (poste 3131);
• La personne responsable doit s’assurer que les lieux sont remis dans les mêmes conditions qu’à son arrivée;
• Plusieurs règlements s'appliquent à l'Université, notamment lors de la tenue d'activités étudiantes. Contactez votre conseiller·ère à la vie étudiante assigné·e en faculté (CVEF)  pour en savoir davantage.