Directive relative à la gestion des espaces de stockage et de conservation des documents et des informations numériques

Préambule et objectifs

L'UQAM fournit aux enseignants, chercheurs, employés et cadres plusieurs types d'espaces de stockage de documents ou d'informations numériques. Ces espaces sont des espaces communs de partage et de collaboration pour les unités académiques et administratives ou des espaces de stockage personnels.

Les objectifs de cette directive sont de:

Permettre à chacun d'identifier quel type d'espace de stockage devrait être utilisé pour répondre à chacun des besoins;
Assurer l'utilisation efficiente des diverses solutions tout en suivant les meilleures pratiques développées dans le domaine universitaire;
Fournir des consignes quant à l'utilisation des diverses solutions;
Assurer le respect des lois et règlements en vigueur, de même que la protection des informations sensibles;
Limiter les risques reliés à l'utilisation non appropriée de l'information.

Cadre juridique

La directive s'appuie principalement sur le règlement 9 sur les archives de l'Université et sur la politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles. Elle est également reliée aux lois, politiques et règlements suivants :

Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Loi sur les archives.
Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement.
Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale.
Règlement no 12 sur l’utilisation et la gestion des actifs informationnels.
Règlement no 15 sur la confidentialité des dossiers nominatifs de l'UQAM.
Politique no 47 sur la sécurité informatique
Calendrier de conservation des documents de l'UQAM (résolution 86-A-5524).

Définitions

Information institutionnelle numérique : Toute information, qu’elle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins administrative, légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée pour sa valeur historique. Les travaux personnels des enseignants et chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique.

Document institutionnel numérique: Document contenant des informations institutionnelles regroupées en un tout selon une forme documentaire définie en fonction de l'activité concernée et exprimé sous forme de fichier numérique.

Typologie des espaces de stockage et consignes d'utilisation

Types d'espace		Solutions technologiques	Quels types d'informations devraient s'y trouver?	Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver?	Consignes et considérations particulières
Espaces de stockage communs pour les unités	Répertoires de fichiers partagés	Répertoires communs (sous Windows) Constellio	Documents institutionnels créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM : Politique, directive, règlement Procès-verbaux et résolution officiels Dossiers d’employés Documents de création, évaluation, coût et modification de programme Plans de cours Contrats, baux, ententes, protocoles Budgets Etc.	Documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.). Documents personnels relatifs à la carrière à l'UQAM	La gestion des accès doit faciliter le partage des informations et la collaboration à l'intérieur d'une unité ou d'un groupe de travail. Il est fortement conseillé d'inclure tous les documents institutionnels dès leur création dans les répertoires de fichiers partagés. Les répertoires communs doivent présenter une structure normalisée aux premiers niveaux. Le Service des archives et de gestion des documents est à votre disposition pour la création de cette structure.
Espaces de stockage communs pour les unités	Wiki	Confluence	Informations qui ne nécessitent pas de mise en forme documentaire ou d'impression (à consulter à l'écran) qui doivent être accessibles rapidement, qui sont modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir : Procédures internes Foires aux questions Documentation utilisateur ou d'analyse Notes de réunions de travail Tableaux de bord Informations à diffuser Bases de connaissance Élaboration collaborative du contenu d’un futur document (sans mise en page) Etc.	Fichiers attachés directement dans une page Documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation	Les espaces comportant plus de trois niveaux de pages ne permettent pas de consulter les informations de façon optimale.
Espaces de stockage personnels	Répertoires de fichiers personnels	Disque Z: OwnCloud Onedrive Entreprise	Travaux personnels des enseignants Travaux de recherche Données de recherche Notes de cours Recueils de textes Manuscrits de livre Oeuvres Etc. Documents personnels relatifs à la carrière d'un enseignant ou d'un employé de l'UQAM, par exemple: Échelons Assurances individuelles Curriculum vitae Exceptionnellement, des documents ne pouvant pas être partagés en raison de leur caractère confidentiel ou stratégique	Documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation Documents dont l'accès pourrait être requis par l'unité pour assurer la continuité du service Documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.)	Aucun document institutionnel ne doit être hébergé sur une solution de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox personnel, Onedrive personnel, Google drive, etc.)
Espaces de stockage personnels	Disque local du poste de travail	Ordinateur fourni par l'institution	Documents et données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés	Des documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation Des documents personnels	Toutes les informations contenues sur les disques locaux sont perdues en cas de perte ou de bris de l'appareil En cas de remplacement d'un appareil, seules les données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés seront transférées vers le nouvel appareil.

Rôles et responsabilités

Services informatiques
- Installer, entretenir et maintenir les infrastructures technologiques
- Offrir du soutien dans l'utilisation des technologies
- Octroyer les accès aux différents espaces
Service des archives et de la gestion des documents
- Assurer la gestion de la structure de classification institutionnelle et sa personnalisation selon les besoins des unités académiques et administratives
- Former et accompagner les utilisateurs dans l'implantation et l'utilisation des répertoires communs et des wiki
- Déployer Constellio dans les unités académiques et administratives
Responsable des unités académiques et administratives
- S'assurer que les personnels de leur unité utilisent les espaces de stockage et de conservation de façon optimale en conformité avec les obligations légales
Personnels des unités académiques et administratives
- Utiliser les espaces de stockage et de conservation des documents de façon optimale selon les besoins
- Éviter l'utilisation des solutions de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox personnel)
- Privilégier l'utilisation des solutions institutionnelles de stockage et de conservation des documents

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