Préambule et objectifs
L'UQAM fournit aux enseignants et employés plusieurs types d'espaces de stockage de documents ou d'informations numériques. Ces espaces sont des espaces communs de partage et de collaboration pour les unités académiques et administratives ou des espaces de stockage personnels.
Les objectifs de cette directive sont de:
- Permettre à chacun d'identifier quel type d'espace de stockage devrait être utilisé pour répondre à chacun des besoins;
- Assurer l'utilisation efficiente des diverses solutions offertes tout en suivant les meilleures pratiques développées dans le domaine universitaire;
- Fournir des consignes quant à l'utilisation des diverses solutions;
- Assurer le respect des lois et règlements en vigueur, de même que la protection des informations sensibles;
- Limiter les risques reliés à l'utilisation non appropriée de l'information.
Cadre juridique
La directive s'appuie principalement sur le règlement 9 sur les archives de l'Université, de même que sur la politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles. Elle est également reliée aux lois, politiques et règlements suivants :
- Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- Loi sur les archives.
- Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement.
- Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale.
- Règlement no 12 sur l’utilisation et la gestion des actifs informationnels.
- Règlement no 15 sur la confidentialité des dossiers nominatifs de l'UQAM.
- Politique no 47 sur la sécurité informatique
- Calendrier de conservation des documents de l'UQAM (résolution 86-A-5524).
Définitions
Information institutionnelle numérique : Toute information, qu’elle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins
administrative, légale ou financière et qui peut ultimement être conservée pour sa valeur historique. Les travaux personnels des enseignants et chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique.
Document institutionnel numérique: Document contenant des informations institutionnelles regroupées en un tout selon une forme documentaire définie en fonction de l'activité concernée et exprimé sous forme de fichier numérique.
Typologie des espaces de stockage et consignes d'utilisation
| Types d'espace | Solutions technologiques | Quels types d'informations devraient s'y trouver? | Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver? | Consignes et considérations particulières | |
|---|---|---|---|---|---|
| Espaces de stockage communs pour les unités | Répertoires de fichiers partagés |
| Documents institutionnels créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM :
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| Wiki |
| Informations qui doivent être accessibles rapidement, qui sont modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir et qui ne nécessitent pas de mise en forme officielle ou d'impression (à consulter à l'écran) :
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| Espaces de stockage personnels | Répertoires de fichiers personnels |
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| Disque local du poste de travail |
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Rôles et responsabilités
- Services informatiques
- Installer, entretenir et maintenir les infrastructures technologiques
- Offrir du soutien dans l'utilisation des technologies
- Octroyer les accès aux différents espaces
- Service des archives et de la gestion des documents
- Former et accompagner les utilisateurs dans l'implantation et l'utilisation des répertoires communs
- Déployer Constellio dans les unités
- Offrir du soutien les unités dans l'organisation des espaces de stockage communs pour les unités
- Responsable des unités académiques et administratives
- S'assurer que les personnels de leur unité utilisent les espaces de stockage et de conservation de façon optimale et en conformité avec les obligations légales
- Personnels des unités académiques et administratives
- Utiliser les espaces de stockage et de conservation des documents de façon optimale selon les besoins
- Éviter l'utilisation des solutions de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox personnel)
- Privilégier l'utilisation des solutions institutionnelles de stockage et de conservation des documents