À la suite de la modification du Règlement no 1 sur les contrats conclus au nom de l’Université, les unités responsables doivent, dès la signature, archiver les contrats signés et la documentation accessoire au Service des archives et de gestion des documents (SAGD).
RÈGLE DE CONSERVATION 0180 GESTION CONTRACTUELLE
Procédure
- Créer un seul fichier PDF avec le contrat et la documentation accessoire.
- Intituler le fichier PDF en spécifiant la typologie du contrat, le nom du partenaire signataire et la date de signature, séparés par des barres de soulignement. Par exemple: lettre_entente_bci_20250526.pdf.
- Types de contrats : bail, cession, contrat, convention, engagement de confidentialité (engagement_confid), entente, lettre d'entente (lettre_entente), licence, mandat, protocole, protocole d'entente (protocole_entente), quittance, transaction.
- Compléter le formulaire JIRA et joindre le fichier directement dans le billet.
- Conserver un exemplaire de ces documents et classer-le dans le dossier de l’activité concernée. Par exemple, versement d'un exemplaire dans le formulaire JIRA et classement d'un exemplaire sous la cote 873 Logiciels et licences.
- Si le contrat a fait l’objet d'un visa juridique, s’assurer qu’un exemplaire soit remis par courriel au Service des affaires juridiques
. - Les fichiers déposés seront récupérés par le SAGD et enregistrés dans le logiciel Constellio.
Contrat créé sur support papier
L'unité numérise l'exemplaire original signé en respectant les paramètres de numérisation de consultation requis dans le Guide pour la numérisation des documents, puis suit la procédure ci-dessus. Elle a la responsabilité de conserver l'exemplaire papier dans le dossier papier de l'activité concernée par le contrat. En aucun cas elle ne doit le détruire.
Si l'unité désire détruire l'exemplaire papier pour ne conserver que l'exemplaire numérique qu'elle classera dans le dossier numérique de l'activité concernée, elle doit respecter les paramètres de numérisation de substitution requis dans le Guide pour la numérisation des documents.
Le Service des archives et de gestion des documents peut accommoder l'unité si celle-ci ne dispose pas d'un numériseur.
Consultation
Pour consulter un contrat archivé, effectuer une demande par courriel au Service des archives et de gestion des documents.