Nuisance sonore

Que faire en cas de difficultés de concentration en raison du bruit : collègues, imprimantes, ventilation, etc. ?

• Lieux de rencontre (réunion, pauses, repas) prévus à proximité des espaces de travail : possibilité de s’isoler momentanément

Nuisance sonore

Comment faire pour les personnes avec des troubles de l'attention ou de concentration? Devront-ils travailler avec des bouchons?

• Rehaussement du design des cloisons, vitrages et portes des bureaux conçu pour atteindre un niveau d'insonorisation très performant, au-delà des standards habituels de l'UQAM, afin d’offrir une expérience de travail positive au personnel dans le présent contexte de postes de travail partagés et collaboratifs
• Séparateurs en tissu fixés sur les tables ou sur des structures du mobilier entre chaque table de travail, qui divisent chaque zone de travail : cela réduit le dérangement visuel et diminue la réverbération du son
• Gestion de l’impact sonore des bureaux collaboratifs : choix de stratégie qui relève des préférences de chaque personne avec les ressources disponibles sur place : utilisation de bouchons ou de casque antibruit (achat récent de casques d’écoute), recours momentané à un bureau fermé en accord avec la personne gestionnaire, télétravail selon les effectifs en présentiel, etc.

Nuisance sonore

• Se référer au code de vie, qui stipule les règles à ce sujet : respect du calme pour une optimisation des conditions de travail

• Compte tenu du contexte, demander de façon courtoise aux personnes de sortir pour discuter ou de se déplacer dans un bureau fermé

• Écouteurs de haute qualité et antibruit obligatoires dans ce cas, et à la disposition du personnel (voir avec son gestionnaire)

 Gestion de l’accueil

Quel mode de fonctionnement pour accueillir les visiteurs dans l’entrée? Qui prévient la personne qui reçoit?

• Accueil à l’entrée des personnes extérieures aux Services directement effectué par la personne des SFA qui en reçoit la visite; si une personne se présente de façon spontanée, une ou un employé proche pourra lui répondre et la diriger adéquatement (adjointe de direction éventuellement en poste)

Capacité électrique

Est-ce que le réseau sera suffisant pour toutes ces personnes en plus?

• Capacités électriques et réseaux déterminées en fonction du nombre de personnes prévu + une contingence pour les visiteurs
• Équipe informatique des SFA en présentiel les premiers jours de la relocalisation pour régler des problèmes d’installation

Efficience professionnelle

Que faire si l’on doit produire des documents avec des délais serrés et que l’on souhaite être au calme pour rédiger?

• Compte tenu de la capacité de places assises qui reste suffisante par rapport aux personnes en présentiel, possibilité d’être au calme même en espace de travail collaboratif
• Salles de réunion et bureaux fermés toujours disponibles (à voir avec son gestionnaire)

Efficience professionnelle

Y aura-t-il des écrans sur tous les bureaux ? 

• Espaces de travail dotés chacun d’écrans et de stations d’accueil (dock station) pour y connecter les ordinateurs portables

Efficience professionnelle

Les écrans sont-ils pivotables, pour les personnes qui travaillent avec des écrans à la verticale ?

• Bras articulés pour tous les postes qui permettent de disposer les écrans selon différentes configurations; donc possibilité de tourner les écrans à la verticale, de les incliner et d'en ajuster la hauteur

Confidentialité

Y aura-t-il suffisamment d’espace partagé pour la tenue de rencontres confidentielles ?

• Salles de réunion et bureau fermés disponibles (à voir avec son gestionnaire)

Configuration des espaces

Comment seront organisés les bureaux?

Où se trouveront les espaces d’entreposage ?

• Plans incluant l’organisation des bureaux déposés dans la page Wiki

Réservation des espaces

Comment va-t-on réserver les espaces ?

• Système de réservation d'espace de travail avec la plateforme elia qui permet d'être informé en ligne sur la disponibilité des espaces de travail et de réunion, et, selon les besoins, de gérer les réservations avec facilité et rapidité (voir les consignes d’utilisation d’elia en ligne)
• Tableau Planificateur d’absences à remplir chaque semaine précédant la semaine de travail

• À déterminer avec la personne gestionnaire au cas par cas; possibilité de donner l’accès à tout le monde le matin même, quand un espace de travail hors zone est disponible

Réservation des espaces

Quelles sont les règles pour occuper les bureaux fermés ?

• À déterminer avec la personne gestionnaire au cas par cas; possibilité de donner l’accès à tout le monde le matin même, quand un bureau fermé est disponible

Mobilité et adaptabilité

Va-t-on changer de place à chaque fois?

• Consultation de chaque employé avec son gestionnaire pour identifier sa place de travail (zone de travail réservée par équipe)

Propreté des espaces de bureau collaboratif

Qui nettoie les bureaux?

• Se référer au code de vie, qui stipule les règles à ce sujet : nettoyage systématique du bureau après usage
• Produits et papier essuie-tout disponibles en permanence

Réticence envers les espaces collaboratifs

« J’avais un bureau fermé avant, pourquoi je ne peux pas en avoir un maintenant? J’ai besoin de confidentialité et je suis sensible au bruit autour de moi. Je n’y arriverai jamais ! »

• Adaptation aux conséquences du changement parfois plus exigeant pour certaines personnes que pour d’autres : ajustements possibles, mais impossibilité de retrouver la situation d’avant. Il est primordial de faire preuve de souplesse dans les deux sens : l’employé fait preuve de bonne volonté pour s’adapter et son gestionnaire tente de l’accommoder quand c’est possible

Ventilation

Il peut être très inconfortable de travailler lorsque les bouches d'air sont directement au-dessus des bureaux.

• Impossible de modifier l’orientation de la sortie de la ventilation ni d’en contrôler la température, qui est réglée selon certains codes pour l’ensemble de l’UQAM : c’est à la personne à s’ajuster ou lorsque cela est possible de s’installer ailleurs

Ajustement des chaises

Va-t-il falloir ajuster les chaises chaque matin? Comment va-t-on faire? On va perdre du temps pour s’installer.

• Ajustements des chaises nécessaires le matin des journées de travail en présentiel
• Se référer au site web ADAPTE
• Présentation des bases en ergonomie offert par le Service du développement organisationnel (SDO) sur place à deux reprises les premières semaines du réaménagement pour montrer comment faire les ajustements
• Possibilité de faire une demande d’analyse de poste au SDO en utilisant la procédure habituelle (https://sim.uqam.ca/guide-ti-web/)

Emplacement des équipements tel que fauteuils, souris, repose-pied, etc., et hauteur des bureaux

Va-t-on pouvoir bénéficier du même arrangement ergonomique qu’avant?

• Majorité des dossiers d’aménagement ergonomique pris en considération. En cas de difficulté, possibilité de faire une demande d’analyse de poste au SDO en utilisant la procédure habituelle (https://sim.uqam.ca/guide-ti-web/)
• Site web ADAPTE
• Majorité des tables à hauteur standard (indiquée sur chaque table) et plusieurs tables électriques prévues, autant au DS-1 qu'au R-5, pour accommoder les personnes ayant besoin d'une hauteur de bureau spécifique + chaises avec hauteur adaptable

Chaises ergonomiques individuelles

Au DS, toutes les chaises ont une étiquette avec le nom de l’employé : est-ce que ce sera aussi le cas au D-4e?

• Étiquette nominative seulement pour les chaises de travail ergonomiques particuliers attribuées suivant une évaluation en ergonomie et réglées en conséquence de façon individuelle

Besoins particuliers – Chaises ergonomiques individuelles

Comment va-t-on s’y retrouver avec les chaises ergonomiques? Et est-ce que d’autres vont s’en servir?

• Pas d’espace réservé aux chaises ergonomiques identifiées, qui seront rangées devant un poste de travail pour ne pas entraver l’espace
• Ne pas utiliser des chaises identifiées: dans le cas où une chaise ergonomique identifiée se trouve rangée dans l’espace de travail réservé, l’intervertir avec un fauteuil standard d'un autre poste à côté au besoin.

Nouvel équipement

Les équipements sont-ils standards : ordinateurs, écrans, claviers, souris ?

• Équipements neufs et standards pour tous les espaces de travail collaboratif et les espaces fermés

Comment va se dérouler la première journée de travail dans les nouveaux espaces ?

• Comme tout changement institutionnel, prévoir une période d’ajustement et d’adaptation pour que tout soit installé et fonctionnel à 100 % : tout est fait pour que cette période soit la plus courte possible et chacune, chacun va faire son possible en ce sens

Où va-t-on pouvoir stocker les affaires personnelles, les notes papier, calendrier, etc.? 

• Attribution d’un casier numéroté et doté d’une serrure à chaque personne pour y déposer ses effets personnels, autres que les manteaux et les bottes (vestiaire prévu à cet effet)
• Intérieur des casiers conçu avec des tablettes amovibles et des crochets afin d'offrir le plus de flexibilité possible selon les besoins variés

Pourra-t-on changer les jours de présentiel au dernier moment? Ou faudra-t-il respecter le calendrier?

• Possibilité de réserver en ligne avec la plateforme elia selon la disponibilité des espaces de travail et de réunion (voir les consignes d’utilisation d’elia en ligne)
• Nécessité de remplir le tableau Planificateur d’absences une semaine à l’avance
• Possibilité de faire des échanges entre collègues
• Compte tenu de la capacité de places assises qui reste suffisante par rapport aux personnes en présentiel, forte probabilité que des places soient disponibles en tout temps

Si l’on doit changer la journée de présentiel, est-ce que c’est certain qu’une place sera tout de même disponible au dernier moment?

• Compte tenu de la capacité de places assises qui reste suffisante par rapport aux personnes en présentiel, forte probabilité que des places soient disponibles en tout temps

Toutes les équipes des SFA se retrouvant au même endroit, ne va-t-on pas être trop nombreux? On va se déranger…

• Comme pour tout changement, temps d’adaptation nécessaire
• Développer notre sentiment d’entraide, en période de transition = faciliter la collaboration et l’esprit d’équipe
• Ne pas oublier que les gens sont en télétravail, donc souvent en alternance : forte probabilité que ce soit plus fluide que ce qui est craint

Prise en considération des besoins spécifiques de certaines équipes

Pour les équipes qui utilisent certains équipements sur place (machine à encaissement, imprimante à chèques) auront-elles la possibilité d’être localisées à côté?

• Zones de travail attribuées à chaque secteur d’activité des SFA en fonction de ses besoins et de sa localisation dans un but d’efficience et de facilité

Comptes étudiants

Le Service des comptes étudiants retrouvera-t-il la configuration d’avant janvier 2024 : chaque employé aura-t-il de nouveau son propre emplacement de travail ?

• Non, les comptes étudiants maintiennent la configuration actuelle en mode d’espaces partagés

L’espace sera-t-il suffisant dans la cuisine, comme pour les frigos, micro-ondes et autres commodités?

• Matériel électroménager neuf en quantité suffisante

Quels équipements et accessoires se trouveront dans les espaces cuisine?

• Micro-ondes, frigo, bouilloires, cafetière à capsule, etc.

Où va-t-on accrocher les manteaux et mettre les bottes d’hiver?

• Deux vestiaires ouverts prévus pour déposer les manteaux
• Espaces prévus au sol des vestiaires pour y déposer les bottes d’hiver et qui seront recouverts de tapis en hiver
• Pas de crochets prévus aux portes des bureaux. Les manteaux seraient déposés dans les vestiaires

Chaussures

Si on ne peut pas mettre les souliers dans les casiers, y aura-t-il un espace suffisant au vestiaire ?

• Espaces prévus au sol des vestiaires pour y déposer les bottes d’hiver et qui seront recouverts de tapis en hiver

Si on ne peut pas manger à notre bureau, où peut-on aller?

• Possibilité de manger à son bureau : se référer au code de vie pour la propreté et l’entretien des espaces
• Cuisine, coin détente, banquettes et bar à disposition
•  Possibilité de manger à son bureau

Que faire des employés désordonnés? Des employés qui ne se ramassent pas ?

• Se référer au code de vie, dont les valeurs sont : la discrétion, le respect et la propreté

Comment sera gérée la propreté des lieux d’une personne à l’autre?

• Se référer au code de vie, qui stipule les règles à ce sujet : nettoyage après utilisation
• Produits et papier essuie-tout disponibles en permanence

Poubelles individuelles

Les poubelles seront-elles individuelles ou seulement dans la cuisine ?

• Îlots de poubelles installés au centre et nettoyés quotidiennement (contrairement aux anciennes poubelles de bureaux nettoyées chaque semaine) => Solution privilégiée lors du réaménagement pour favoriser un milieu de vie sain et propre en  
• Bacs de recyclage papier près des photocopieurs
• Bacs pour les denrées périssables et le recyclage dans l'îlot de la cuisine

Des personnes ont la sensation de se retrouver devant le fait accompli, de ne pas avoir été prévenues suffisamment avant, que l’idée n’a pas été débattue avec les employés : que leur répondre?

• Projet présenté aux équipes en 2022 auparavant par l’équipe de direction et par certains gestionnaires
• Volonté des directions des SFA de tenir leurs équipes informées des développements au fur et à mesure : augmentation des mécanismes de communication avec courriels, calendriers, page Wiki, etc., durant sa mise en place
• Groupe de référence et consultation sur le code de vie mis en place avec la participation d’employés pour favoriser leur rétroaction :
  • Février 2024 : consultation sur le code de vie
  • Printemps 2024 : constitution d’un groupe de référence incluant des employés de chaque direction sur la base d’une participation volontaire et consultations
  • Automne 2024 : lancement de l’équipe de projet logistique

Certains employés n’ont pas compris les avantages, le pourquoi de cette décision et comment la transition se fera.

Se référer à l’ensemble de la FAQ

Tout questionnement ou besoin de clarification peut être adressé à votre direction qui soit vous communiquera la réponse ou contactera les personnes-ressources à cet effet