Subventions des projets étudiants

Demandes de subventions 2024-2025

➜ Les demandes de subventions doivent être déposées avant le jeudi 7 novembre 2024, 17 h 00.

Formulaires à remplir pour déposer une ou des demandes

Rapport budgétaire (reddition de compte)

Formulaires à remplir lorsque le projet est finalisé

Conformément au programme (voir page 4 des documents disponibles en haut de cette page), pour chaque subvention octroyée, un rapport budgétaire doit être déposé au Bureau des affaires étudiantes (bae.administratif@uqam.ca) . Cet exercice de reddition de compte vise à démontrer que les sommes versées ont été dépensées en fonction des objectifs prévus et en respect des limites du programme de subventions. Des pièces justificatives additionnelles peuvent être exigées en tout temps. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans le document disponible ici-bas: 

Le formulaire de rapport budgétaire doit être accompagné des pièces justificatives des dépenses admissibles du projet trois semaines après la réalisation de ce dernier ou au plus tard le 10 octobre de l’année suivant le dépôt de la demande de subvention.

Dans l’éventualité où cette condition n’est pas respectée, cela entraînera automatiquement le refus d’une demande de subvention ultérieure provenant de l’association étudiante ou du groupe étudiant en défaut.

Informations générales

Un atelier de présentation du programme de subventions est offert au mois d'octobre de chaque année. Pour mieux comprendre les rouages des différents volets offerts, consultez le document de présentation. 

Historique et objectifs

Le programme de subventions a été institué en 2002 dans le cadre de la résolution 2002-CVE-111 du Comité de la vie étudiante et modifié par la résolution 2004-CVE-160. Il a connu des modifications, notamment à la suite des travaux du comité aviseur conjoint en 2011-2012 (résolution 2012-CVE-472) ainsi qu’en 2013-2014 (résolution 2014-CVE-570). Un groupe de travail a été créé en 2017 afin de proposer des modifications aux critères d’attribution des subventions des projets étudiants qui ont été adoptées en 2018 (résolution 2018-CVE-792).

Le programme est appliqué par le Comité de financement des projets étudiants (CFPE) qui est institué par le Comité de la vie étudiante. Il comprend quatre (4) représentantes, représentants étudiants : deux (2) provenant des associations étudiantes facultaires, deux (2) provenant des groupes étudiants reconnus, ainsi que deux (2) représentantes, représentants institutionnels, soit le directeur du Bureau des affaires étudiantes et un membre institutionnel siégeant au Comité de la vie étudiante. C’est le directeur du Bureau des affaires étudiantes qui préside le comité de financement.

Le budget annuel du programme est voté par le Comité de la vie étudiante et met à la disposition des associations étudiantes (politique 32), des groupes candidats à la reconnaissance et des groupes étudiants reconnus ou parapluies (politique 51) des ressources financières pour les aider à accomplir leur mandat corporatif et aussi à réaliser de nombreux projets afin de répondre aux intérêts diversifiés des étudiants et étudiantes de l’UQAM.

Doté de modalités d’attribution spécifiques, le programme tient compte des ressources existantes, des sources de financement possibles et encourage les partenariats.

Objectifs du programme :

• Permettre aux étudiantes et aux étudiants de réaliser un projet récurrent, inédit ou novateur;
• Faciliter l’émergence ou la consolidation de projets étudiants;
• Appuyer les projets interfacultaires ou interdisciplinaires;
• Favoriser la synergie entre les différents acteurs étudiants, administratifs et académiques;
• Encourager la convergence de projets thématiques touchant le milieu étudiant et la communauté de l’UQAM;
• Intensifier le taux de participation des étudiantes et des étudiants aux activités étudiantes de nature associative, collective et communautaire;
• Accroître le rayonnement de l’UQAM et la valeur de l’implication étudiante auprès de la communauté universitaire et environnante;
• Favoriser l’exploitation des connaissances et compétences acquises dans le cadre d’une activité d’enseignement devant être partagée avec la communauté et contribuer à animer la vie étudiante du campus;
• Promouvoir et soutenir l’implication étudiante en complémentarité à la mission académique de l’Université.

Conditions générales et projets admissibles

1. Les demandes de subventions doivent être déposées au plus tard le  7 novembre 2024 avant 17 h. Dans l’éventualité où cette condition n’est pas respectée, cela entraîne automatiquement le refus de la demande de subvention.

2. Les projets doivent être réalisés entre le 1er août de l’année en cours (2024) et le 31 juillet de l’année suivante (2025). Une demande peut être déposée pour un projet déjà réalisé.

3. L’organisation des projets doit être initiée par des membres et endossée par une association étudiante ou un groupe étudiant (C.A, C.E. ou AG selon les règlements généraux de l’organisme). L’association ou le groupe se porte également garant·e de la responsabilité de tous les aspects des projets subventionnés et doit obligatoirement signer la lettre d’engagement de responsabilités prévue à cet effet.

4. Pour chaque projet subventionné, au moins un membre du comité organisateur doit avoir reçu la formation sur le sexisme et la prévention des violences à caractère sexuel. La formation spécifique à l’intention des associations et des groupes étudiants est d’une durée de 3 heures. Si un membre du comité organisateur a déjà suivi la formation de base l’année précédente, il devra suivre la formation phase 2. La formation doit être suivie avant la réalisation du projet ou au plus tard avant la remise des chèques de subvention (habituellement en janvier). Le chèque de subvention sera retenu jusqu’à ce que la condition soit respectée.

5. Si la subvention reçue est de plus de 800 $, l’association ou le groupe est invité à intégrer le logo des Services à la vie étudiante de l'UQAM dans ses communications. Le logo est disponible sur le site internet des Services à la vie étudiante.

6. Pour chaque projet subventionné, l’association ou le groupe doit remettre un rapport budgétaire accompagné d’une copie des pièces justificatives correspondant aux dépenses admissibles du projet, et ce, trois semaines après la réalisation du projet, ou au plus tard le 1er novembre de l’année suivant le dépôt de la demande de subvention. Des pièces justificatives peuvent être exigées en tout temps.

 Dans l’éventualité où cette condition n’est pas respectée, cela entraînera automatiquement le refus d’une demande de subvention ultérieure provenant de l’association étudiante ou du groupe étudiant en défaut.

Le rapport budgétaire doit être acheminé par courriel à l’adresse suivante : bae.administratif@uqam.ca

➔ Pour plus d’informations sur les pièces justificatives, voir le document explicatif.

*Important! Les montants non utilisés doivent être remboursés à l’Université au plus tard le 25 octobre de l’année suivant le dépôt de la demande de subvention soit, environ une à deux semaines avant le dépôt des prochaines demandes de subventions.

Projets admissibles

• Activité d’accueil et d’intégration;
• Conférence, congrès, symposium, séminaire;
• Production culturelle (pièce de théâtre, film, spectacle, etc.);
• Production médiatique (journal, revue, etc.);
• Projets caritatifs qui sont en lien avec la mission du groupe étudiant;
• Activité thématique;
• Projet découlant d’un prolongement académique (il ne doit pas être un projet obligatoire dans le cadre d’un cours ou représenter une évaluation notée).

Projets non admissibles

• Commandite pour un événement (la commandite renvoie à une cotisation ou une contribution à un événement;
• Échange international;
• Projet de stage, crédité ou non;
• Activité académique (à l’exception des projets découlant d’un prolongement académique);
• Activité-bénéfice: projet visant à amasser des fonds pour une cause;
• Activités de finissant·es (bal, party, etc.

Rapport budgétaire (reddition de compte)

Conformément au programme (voir page 4 des documents disponibles en haut de cette page), pour chaque subvention octroyée, un rapport budgétaire doit être déposé au Bureau des affaires étudiantes (bae.administratif@uqam.ca) . Cet exercice de reddition de compte vise à démontrer que les sommes versées ont été dépensées en fonction des objectifs prévus et en respect des limites du programme de subventions. Des pièces justificatives additionnelles peuvent être exigées en tout temps. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans le document disponible ici-bas: 

Le formulaire de rapport budgétaire doit être accompagné des pièces justificatives des dépenses admissibles du projet trois semaines après la réalisation de ce dernier ou au plus tard le 25 octobre de l’année suivant le dépôt de la demande de subvention.

Dans l’éventualité où cette condition n’est pas respectée, cela entraînera automatiquement le refus d’une demande de subvention ultérieure provenant de l’association étudiante ou du groupe étudiant en défaut.

Autres sources de financement pour vos activités

Sociofinancement

Vous avez un projet étudiant à financer? Vos idées pour l’UQAM est une plateforme de sociofinancement mise à la disposition des étudiantes et étudiants par la Fondation de l'UQAM. En plus de bénéficier de l’accompagnement de la Fondation, l’atteinte de l’objectif financier n’est pas obligatoire. Pour en savoir plus, consultez le site de la Fondation de l’UQAM ou communiquez avec leur équipe à fondation@uqam.ca.

Bourses d'implication

Des bourses d'implication sont aussi remises annuellement à des étudiants ou à des projets étudiants par les Services à la vie étudiante.