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| La transition est une étape qui comporte de nombreux défis et dont le déroulement peut avoir des impacts majeurs sur la santé des regroupements de toutes les natures. C’est particulièrement vrai pour les associations étudiantes et les groupes étudiants ainsi que pour les équipes mises sur pied pour la réalisation d’un projet en milieu étudiant. La période d’étude étant relativement courte, les équipes se succèdent rapidement, ce qui fragilise la vie associative et la durée de vie des projets. Le principal défi réside souvent dans la capacité à assurer la pérennité des projets et une continuité dans les associations et groupes. Pour que les efforts déployés portent fruit au-delà du passage d’une équipe et pour que les nouvelles équipes ne soient pas obligées de recommencer ce travail, la transition doit faire l’objet d’une réflexion active. |
La préparation de cette étape demande de l’énergie, mais si elle est bien traversée, elle permet à la relève d’en gagner considérablement, contribue à maintenir la vitalité de la communauté étudiante et, par extension, de l’environnement universitaire. Il revient à chacune des équipes de préparer la transition en fonction de la personnalité et des valeurs de l’association ou du groupe.
Pour vous aider à ne rien oublier, le Bureau des affaires étudiantes a préparé une liste à cocher des éléments essentiels pour une transition efficace:
Répertoire des officiers et des administrateurs
Les associations étudiantes reconnues (politique 32), les groupes étudiants, ainsi que les groupes d'envergure (politique 51) sont tenus de produire et maintenir à jour une liste de leurs officiers pour les Services à la vie étudiante (SVE). Lorsque cette formalité est remplie, il est possible pour notre équipe de traiter les demandes dans de meilleurs délais.
La mise à jour de vos officiers s'effectue via notre répertoire électronique des officiers et des administrateurs. Seuls les responsables désignés sont autorisés à accéder aux données et à les modifier. Communiquez avec le Bureau des affaires étudiantes par courriel au bae.sve@uqam.ca pour obtenir une autorisation.
Préparer une transition
Pour qui?
Idéalement, ce ne sont pas tous les membres d’une équipe qui quittent en même temps. Si certaines personnes restent, la continuité est certainement plus facile à assurer. Cependant, dans un grand nombre de cas, c’est malheureusement ce qui se produit. Cela ne signifie pas que la transition ne doit pas faire l’objet d’une attention particulière dans le cas où seulement une partie de l’équipe est renouvelée, puisqu’il est rare que tous les membres d’une équipe connaissent l’ensemble des dossiers traités. De plus, le fait de laisser des traces tangibles de son travail sert non seulement aux personnes qui nous suivront directement, mais aussi à celles qui prendront la relève ultérieurement. De manière générale, le simple fait de constituer une mémoire de l’évolution d’un groupe est utile pour toute sa durée de vie. Lorsqu’on joint une équipe, il est toujours très pertinent de saisir les conjonctures qui l’ont menée à ce qu’elle est, pour poursuivre dans cet élan, profitant des forces qui se sont développées, tout en évitant de reproduire des erreurs qui ont été commises par le passé.
Quand préparer la transition?
La transition est une étape qui se planifie dès l’entrée en fonction et elle se prépare en tout temps. Lorsqu’une équipe ou certaines personnes clés quittent un groupe, il est parfois trop tard pour transmettre de l'information quant aux dossiers, projets et fonctionnement du groupe. Penser à la transition dès le début permet de mieux composer des documents d’information constituant la mémoire du groupe et permet aussi de préparer et de former une relève.
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- Les clés (de locaux, des classeurs, des bureaux, de la boîte postale, des babillards, etc.).
- Les codes d’accès (de la boîte vocale, pour les appels interurbains, l’accès aux ordinateurs, aux courriels, au site Internet, etc.).
Relever les défis au sein d’une nouvelle équipe
En fonction de la complexité du groupe, de l’état de l'information qui est transmise, des relations entre les individus qui composent la nouvelle équipe et de nombreux autres facteurs, l’ampleur des défis à relever varie. Certaines attitudes peuvent être adoptées pour favoriser cette transition.
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Dotez-vous aussi d’une stratégie qui vous permettra d’évaluer vos démarches au fur et à mesure qu’elles évoluent. Cela vous permettra d’identifier les forces et faiblesses du groupe et de vous réajuster en cas de besoin. Ces évaluations vous serviront aussi à composer des bilans et donc à préparer votre propre relève.
Comment assurer la transmission des connaissances
Une bonne transmission des savoirs constitue une base solide pour la relève. Si celle-ci est en mesure de saisir l’histoire du groupe et son évolution dans le temps, elle sera mieux équipée pour entreprendre à son tour des projets qui répondront à la mission du groupe et qui assureront son développement.
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