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Chaque personne est responsable de la propreté de l’espace de travail collaboratif :

• À votre arrivée : désinfecter l'espace (produits à votre disposition)
• Avant votre départ : ramasser vos effets personnels et jeter les déchets
• Ne pas jeter de produits périssables ou odorants dans les poubelles à l’intérieur des bureaux
• Avant d’entamer une discussion avec une ou un collègue, s’assurer de sa disponibilité (peut être en rencontre ou en train de finaliser un dossier)

Avoir conscience de l’autre et tenir compte des personnes autour de soi.

• Avant d’entamer une discussion avec quelqu’un dans l’aire ouverte, s’assurer d’abord de sa disponibilité et vérifier que cela ne dérange pas les personnes qui travaillent autour
• Éviter les discussions de corridor : se rencontrer ou se déplacer dans des bureaux fermés ou à l’extérieur des espaces collaboratifs
• Faire preuve de courtoisie et de politesse; même discrètement, ne pas hésiter pas à saluer les collègues à l’arrivée ou au départ
• Respecter la réservation des espaces par tous et faire usage de ceux-ci en fonction de ses tâches et du travail à réaliser
• Prendre soin du matériel partagé fourni par les SFA

Il est important de respecter le besoin de silence ou de calme des collègues afin de favoriser la concentration et d’atténuer toute source de nuisance sonore.

• Couper le son des ordinateurs et téléphones/cellulaires ainsi que le mode vibration
• Utiliser des écouteurs pour les réunions Teams et ou pour écouter de la musique
• Faire preuve d’attention, lorsque l’on est soi-même au téléphone ou en rencontre Teams, au ton et au volume de sa voixSi le volume sonore d’une ou d’un collègue est dérangeant, le lui signaler avec courtoisie.
• Faire preuve de discrétion également lorsque l’on mange à son bureau pour ne pas faire de bruit.
• Passer ses appels téléphoniques dans des bureaux fermés ou à l’extérieur des espaces collaboratifs
• Lors de visites, demander aux personnes invitées d’être discrètes et de suivre les règles du code de vie

La propreté, si elle est une évidence, n'est pas forcément commune de la même façon : il est donc primordial de respecter les espaces et besoins de tous.

• Nettoyer systématiquement le bureau après usage, notamment lors des repas pris à son poste : désinfecter l'espace (produits à disposition), ramasser ses effets personnels et jeter les déchets.
• Après l’utilisation de produits nettoyants, les remettre à leur place pour la personne suivante; en cas de produits manquants, le signaler à une ou un gestionnaire
• Jeter de produits périssables ou odorants dans les poubelles à l’extérieur des bureaux et si possible à l’extérieur du service (poubelles communes à l’étage)
• Répartir le nettoyage du matériel fourni entre chaque équipe (calendrier à définir par les directions)
• Fermer les lumières avant de partir

Il est essentiel de prendre soin de cet espace partagé en veillant à ramasser derrière soi sa nourriture et à nettoyer les équipements après utilisation, et ce, afin de maintenir un environnement convivial pour tous.

• Nettoyer après toute manipulation de nourriture (chaises, tables et sol) et particulièrement en cas de dégâts
• Vider ses aliments du frigo : le frigo sera vidé tous les vendredis sans préavis
• Nettoyer l’intérieur du micro-ondes après utilisation
• Penser à remplir d’eau les électroménagers de temps en temps (bouilloire, machines à café)
• Selon le type de cafetière, la nettoyer ou enlever et jeter sa capsule de café après chaque usage
• Éviter les plats trop odorants (fromage fermenté, poisson, épices, etc.)
• Fermer les lumières avant de partir
• Répartir le nettoyage du matériel fourni entre chaque équipe (calendrier à définir par les directions)
• Lors de visites, demander aux personnes invitées d’être discrètes

Le ménage des sols et des poubelles est effectué une fois par semaine par le Service des immeubles; entretemps, il relève de chaque personne de maintenir un espace commun propre et agréable à vivre.

Dans l’éventualité d’un malentendu ou d’une erreur, se rappeler en tout temps que la courtoisie reste de mise et que personne n’est parfait !

• Il est suggéré de communiquer avec la personne concernée pour s’exprimer, avec courtoisie.
• S’il y a un malaise à s’adresser à la personne, il est conseillé d’en parler avec sa ou son gestionnaire.
• La personne gestionnaire fera un suivi pour s’assurer que la situation est résolue.