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COMPTE CELLULAIRE CORPORATIF DE L’UNIVERSITÉ
VICE-RECTORAT AUX SYSTÈMES D’INFORMATION
Services informatiques
Directive VRSI-1
Directive VRSI-1
COMPTE CELLULAIRE CORPORATIF DE L'UNIVERSITÉ
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 28 juin 2017
DIRECTIVES ET PROCÉDURES ANTÉRIEURES :
UNITÉS CONCERNÉES : Toutes les unités organisationnelles
RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE CETTE DIRECTIVE : Services informatiques
VERSIONS :
1.0 Version initiale, 1er mai 2017
Pour toute question concernant cette directive, veuillez vous adresser aux Services informatiques, au poste 5050.
1. Cadre juridique
La gestion du compte cellulaire corporatif est confiée à la vice-rectrice, vice-recteur aux Systèmes d’information qui est notamment responsable du développement des réseaux et des infrastructures de communication informatique en soutien à la formation, aux réseaux de collaboration en recherche et en création et à l’internationalisation des activités de l’Université en vertu de l’article 3.8 d) du Règlement no 2 de régie interne de l’Université.L’Université participe aux regroupements d’achat du Groupe d’approvisionnement en commun de l’Est du Québec (GACEQ) pour ses services cellulaires. Le fonctionnement et les tarifs du compte cellulaire de l’Université sont régis par l’entente de la GACEQ et son fournisseur.
2. Objectifs
La présente directive définit les dispositions particulières en matière d’accessibilité du compte cellulaire corporatif de l’université. Elle établit les normes relatives à la gestion de ce compte et les responsabilités de ses usagères et ses usagers.
3. Champ d'application
Cette directive s’applique à toutes les employées, tous les employés de l’Université dans l’exercice de leurs fonctions, aux membres du Conseil d’administration, à toutes les contractuelles, tous les contractuels et à toutes les retraitées, tous les retraités.Elle concerne toutes les unités administratives et académiques, ainsi que tous les fonds de l’université, à l’exception des fonds en fidéicommis.
4. Principes généraux
La présente directive vise à établir des normes claires permettant de baliser l’utilisation du compte cellulaire corporatif de l’université.
5. Accessibilité
Le compte est accessible aux employées et aux employés ayant un contrat de travail valide en vigueur avec l’université et à toutes les retraitées et tous les retraités. Le nombre de ligne payable par fonds UBR n’est pas limité. La responsabilité de l’admissibilité des dépenses cellulaires incombe au gestionnaire du fonds à partir duquel la ou les lignes seront acquittées. Un maximum de deux lignes payables par carte de crédit est permis par usagères ou usagers du service.
6. Modes de paiement
Paiement par fonds UBR
Une ligne cellulaire peut être acquittée par fonds UBR, dans ce cas une réquisition interne générale dument signée doit autoriser les dépenses récurrentes de la ligne.
Fonds UBR débutants par 7 ou 3
Toute demande de paiement sur un fonds UBR débutant par 7 ou 3 sera assujettie à une réserve de fonds de 200$ aux Services financiers(cette réserve pourra être augmentée si la consommation moyenne mensuelle dépasse 80$). En cas de manque de fonds, cette réserve servira à couvrir les frais cellulaires encourus. En cas d’épuisement de la réserve, la ligne changera de statut à payable par carte de crédit.
Fonds UBR débutants par 35 et 37
Toute demande de paiements sur un fonds UBR débutant par 37 ou 35 sera refusée. Seule une autorisation explicite des Services financiers peut autoriser des dépenses cellulaires sur ces fonds.
Paiement par carte de crédit
Le seul autre mode de paiement pour une ligne cellulaire est via le système de paiement sécurisé en ligne de l’université. Les paiements en espèce, par chèque ou par carte de débit ne sont pas acceptés.
7. Achat d’appareils cellulaires
Seules les lignes payables par fonds UBR peuvent commander des appareils cellulaires via les Services informatiques.
Les appareils cellulaires achetés par fonds UBR demeurent la propriété de l’université, de l’administratrice ou de l’administrateur du fonds UBR utilisé pour l’achat. En cas de changement de service ou de fin de lien d’emploi avec l’université, l’appareil doit être remis au service ou à l’administratrice ou l’administrateur. Les gestionnaires de fonds UBR peuvent mettre en place une politique de rachat d’appareils pour leurs employées et employés.
8. Changement de statut
En cas de changement de mode de paiement, le nombre de ligne payable par carte de crédit ne doit pas dépasser la limite de deux. Si cette limite est dépassée, l’usagère ou l’usager aura 90 jours pour remédier à la situation soit en migrant une ou plusieurs lignes vers un autre fournisseur, soit en annulant une ou plusieurs lignes.
Une fois les 90 jours écoulés, les Services informatiques procèderont à la résiliation de(s) ligne(s) pour ramener le compte de l’usagère ou l’usager à l’intérieur de la limite permise.
9. Fin du lien d’emploi avec l’université
En cas de fin du lien d’emploi avec l’université, l’usagère ou l’usager aura 90 jours pour migrer une ou plusieurs lignes vers un autre fournisseur ou demander leur(s) résiliation(s).
Une fois les 90 jours écoulés, les Services informatiques procèderont à la résiliation de(s) ligne(s).
10. Politique de paiement des factures
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- Des frais de 25 $ seront imposés pour la remise en service d’une ligne suspendue pour facture impayée.
11. Mauvais payeurs
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