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Préparer une transition
Pour qui?
Idéalement, ce ne sont pas tous les membres d’une équipe qui quittent en même temps. Si certaines personnes restent, la continuité est certainement plus facile à assurer. Cependant, dans un grand nombre de cas, c’est malheureusement ce qui se produit. Cela ne signifie pas que la transition ne doit pas faire l’objet d’une attention particulière dans le cas où seulement une partie de l’équipe est renouvelée, puisqu’il est rare que tous les membres d’une équipe connaissent l’ensemble des dossiers traités. De plus, le fait de laisser des traces tangibles de son travail sert non seulement aux personnes qui nous suivront directement, mais aussi à celles qui prendront la relève ultérieurement. De manière générale, le simple fait de constituer une mémoire de l’évolution d’un groupe est utile pour toute sa durée de vie. Lorsqu’on joint une équipe, il est toujours très pertinent de saisir les conjonctures qui l’ont menée à ce qu’elle est, pour poursuivre dans cet élan, profitant des forces qui se sont développées, tout en évitant de reproduire des erreurs qui ont été commises par le passé.
Quand préparer la transition?
La transition est une étape qui se planifie dès l’entrée en fonction et elle se prépare en tout temps. Lorsqu’une équipe ou certaines personnes clés quittent un groupe, il est parfois trop tard pour transmettre de l'information quant aux dossiers, projets et fonctionnement du groupe. Penser à la transition dès le début permet de mieux composer des documents d’information constituant la mémoire du groupe et permet aussi de préparer et de former une relève.
Composer des document d'information
Lorsqu’un événement est frais à notre mémoire, il est toujours plus facile d’en tracer les grandes lignes. Écrire l’histoire d’un groupe au fur et à mesure qu’elle se dessine permet de s’assurer de ne pas oublier certains éléments d’importance et nous évite d’avoir à tout écrire à la hâte en fin de mandat.
Assurer une relève
Le simple fait de transmettre les dossiers à l’équipe qui succèdera n’est pas suffisant. Encore faut-il que cette équipe connaisse la dynamique de l’association ou du groupe et qu’elle ait pu se familiariser avec son fonctionnement. La meilleure manière d’assurer cette transition est d’intégrer le plus rapidement possible les individus qui composent la nouvelle équipe. Une personne qui gravite autour d’une équipe en place pourra en apprendre progressivement sur l’environnement de travail, sur la culture organisationnelle, sur les dynamiques, ainsi que sur l’ensemble des pratiques.
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