Démarche de réservation d’un déplacement remboursé par le Service des ressources humaines

Deux options sont offertes pour réserver un billet d’avion via l’agence de voyage Corporate Traveller : par contact direct (courriel ou téléphone) ou via la plateforme en ligne Melon. 

Réservation par courriel ou téléphone

• La personne voyageuse communique directement avec l’agence Corporate Traveller par courriel ou téléphone.
• Une fois l’itinéraire proposé et validé, elle doit ajouter le nom de la personne désignée au Service des ressources humaines par courriel afin que celle-ci puisse indiquer l’unité budgétaire regroupée (UBR) à imputer pour le remboursement.

Réservation en ligne via la plateforme Melon

1. La personne voyageuse doit disposer d’un compte actif sur la plateforme Melon (formulaire d'inscription). Un UBR par défaut est requis pour procéder à l’inscription. Celui-ci peut être modifié au besoin selon le projet ou le type de déplacement.
2. Une fois les approbations préalables obtenues , la réservation peut être effectuée en ligne.
3. Lors de la sélection des vols, dans la section 5 – Détails supplémentaires, il faut indiquer les informations suivantes selon le type de demande:

Visuel du site

• Remboursement par le service du développement organisationnel :
• UBR : SDO
• Nom du responsable de l’UBR : Julie Lamarche
• Brève description : no de référence du perfectionnement

• Remboursement par le service du personnel enseignant

• • • UBR : SPE
    • Nom du responsable : Aline Pajot ou Amal Aissou
    • Brève description : Sabbatique ou perfectionnement

Traitement de la facture

• Une fois la facture reçue par les Services financiers, un courriel sera envoyé à la personne responsable du SPE (Service du personnel enseignant) ou SDO (Service du développement organisationnel) pour approbation finale.
• Les factures sont traitées dans la période comptable en cours.

Pour plus d’information, consultez la page officielle des Services financiers de l’UQAM : https://sfa.uqam.ca/agences-de-voyage/