L'archivage des documents sur supports papier et numérique est un processus obligatoire pour toutes les unités de l'Université selon l'article 15 de la Loi sur les archives.

L’Université veille à l’application des encadrements en matière de gestion de l’information, en conformité avec le cadre normatif applicable, notamment l’adoption et la mise à jour de son calendrier de conservation, précisant la durée de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs, tout en déterminant ceux à éliminer ou à conserver de façon permanente en tant qu'archives institutionnelles.

Accès au Calendrier de conservation de l’UQAM

Responsabilités et accès aux archives institutionnelles

Les unités de l’Université sont tenues de verser leurs documents inactifs au Service des archives et de la gestion de l'information conformément à la Politique no 11 sur la gestion de l'information et des archives de l’Université et à la Loi sur les archives. Elles ont la responsabilité de regrouper les fichiers en dossiers, de bien les nommer, de les dater et d’appliquer la règle de conservation concernée. 

La responsabilité exclusive des documents est transférée au Service des archives et de la gestion de l'information lors du versement numérique. Celui-ci procède au tri et à la destruction des documents conformément aux dispositions finales du Calendrier de conservation. Les documents inactifs dont la disposition prévue au calendrier est la conservation sont conservés pour leur valeur patrimoniale et deviennent les archives institutionnelles de l’Université. Une fois le traitement terminé, les unités sont avisées et peuvent consulter les archives.

Avantages d'archiver les documents numériques pour les unités
  • Constituer le patrimoine documentaire numérique de l'unité.
  • Protéger et sécuriser les archives numériques de l'unité.
  • Réduire les risques de perte ou de modification des archives de l'unité.
  • Optimiser l'efficacité opérationnelle en diminuent les documents conservés dans les espaces de travail institutionnels de l'équipe.
Formulaire JIRA - Archivage numérique

Billet JIRA Archivage numérique

Constellio - Consultation d'archives numériques

Accès et formation

Seules les unités ayant des archives numériques à consulter ont accès à Constellio.

Pour modifier les accès et obtenir une formation sur la consultation des archives numériques, contactez archives@uqam.ca

  Préparer les documents numériques à l'archivage numérique et créer le billet JIRA

1. Organiser les dossiers dans les sous-séries du plan de classification, qui sont arrimées au calendrier de conservation de façon à en faciliter l'application.

2. Regrouper les documents en dossiers complets, en favorisant la création de séries de dossiers uniformément identifiés.

Exemples de séries de dossiers :

  • dossiers de programmes,
  • dossiers de projets,
  • dossiers d'événements,
  • dossiers de réunion,
  • dossiers de fournisseurs,
  • Etc.

3. Intituler clairement chaque dossier selon l'activité concernée, en respectant les règles de nommage (lien à venir) et si possible, ajouter une date significative. 

 Exemples de dates significatives selon des types de dossiers.

  • Dossier de réunion : date de la réunion.
  • Dossier projet : date de début et de fin du projet.
  • Dossier de budget : année du budget.
  • Dossier d'événement : date de l'événement.

4. Consulter le Calendrier de conservation pour connaître les règles de conservation impliquant un tri ou une conservation, ainsi que l'échéances des dossiers et documents de l'unité.

5. Dans les limites de votre connaissance, supprimer les dossiers et documents en doubles, les brouillons, les versions préliminaires, les documents de supports, etc. qui ne sont pas à conserver.

6. Créer un formulaire JIRA pour chaque règle de conservation impliquant des dossiers et documents numériques à conserver ou à trier, en indiquant les informations essentielles.

  • Cadre responsable et nom de l'unité administrative
  • Règle de conservation
  • Chemin complet du répertoire des documents à archiver

7. Le SAGI contactera la personne ayant créé le ou les billets JIRA pour organiser les prochaines étapes, notamment la gestion des accès pour permettre l'analyse et le transfert des dossiers et documents numériques.

8. Après analyse des dossiers et fichiers numériques, le SAGI enverra un "Avis de versement numérique", listant les dossiers qui seront transférés au SAGI dans les 10 jours ouvrables suivants, à moins d'une raison majeure de la part de l'unité.

9. Une fois le transfert puis le traitement archivistique effectués, le SAGI enverra le Versement définitif, listant les dossiers maintenant consultables dans Constellio.