L'archivage des documents sur supports papier et numérique est un processus obligatoire pour toutes les unités de l'Université selon l'article 15 de la Loi sur les archives.

L’Université veille à l’application des encadrements en matière de gestion de l’information, en conformité avec le cadre normatif applicable, notamment l’adoption et la mise à jour de son calendrier de conservation, précisant la durée de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs, tout en déterminant ceux à éliminer ou à conserver de façon permanente en tant qu'archives institutionnelles.

Lors de l'archivage papier, les unités doivent consulter le Calendrier de conservation afin d'identifier les délais de conservation à l'actif et au semi-actif. À l'état semi-actif, le document possède encore une valeur légale et financière mais n'est utilisé qu'occasionnellement. Les documents semi-actifs sont transférés en dossiers dans une boîte d'archives selon la durée prévue au Calendrier de conservation où ils seront conservés dans des entrepôts sécuritaires conçus pour une conservation économique et un repérage rapide des documents. Près de 20 000 boîtes sont entreposées dans les dépôts du Service des archives et de la gestion de l'information (SAGI). 

Modèle de boîtes d'archives

Seul le modèle de boîte suivant (disponible chez Staples) est autorisé :

TRANSweb

depot

Formation

La formation portant sur la procédure d'archivage et l'application TRANSweb est obligatoire pour le personnel responsable de la gestion documentaire de son unité. Pour obtenir une formation et les droits d’accès à l’application, contactez le Service des archives et de la gestion de l'information.
Formulaire JIRA - Transport de boîtes d'archives

Procédure

  1. Consulter le Calendrier de conservation et identifier les dossiers à détruire et ceux à transférer au Service des archives.

  • Destruction des exemplaires secondaires selon l'application des règles de conservation (voir la procédure de Destruction des documents confidentiels (999)).

  • Mise en boîte des exemplaires principaux des dossiers à conserver selon le modèle Bankers Box FEL00872.

  • Préparation matérielle des dossiers :

    • conserver les chemises d’origine

    • s'assurer qu'un titre est inscrit sur l'onglet de chaque chemise suivi de leurs dates extrêmes 

    • transférer des boîtes pleines 

2. Pour chaque boîte à archiver, procéder à l'inventaire des dossiers de la boîte dans la section « Nouveau formulaire de transfert » de TRANSweb 

  • inscrire un titre représentatif des dossiers de la boîte en majuscules

  • inscrire le titre inscrit sur l'onglet de la chemise en minuscules suivi des dates extrêmes

Sauvegarder régulièrement le formulaire

3. Lors de la première sauvegarde, inscrire le numéro de transfert (identifiant unique disponible dans la partie supérieure droite du formulaire sur le rabat du couvercle de la boîte (ex. : 2025-0001).

4. Imprimer le formulaire et l'insérer couché à plat sur le dessus des dossiers de la boîte. Refermer le couvercle.

5. Si plusieurs boîtes sont à transférer :

  • sauvegarder les formulaires en préparation jusqu’à ce qu’ils soient tous prêts.
  • dans la section « Consulter mes formulaires », sélectionner les formulaires en préparation et les transférer tous en même temps.

6. Transport des boîtes d’archives :

  • compléter une demande via le Portail SAGI.

  • sélectionner le service « Transport de boîtes d’archives » et inscrire toutes les informations requises.

  • consulter les notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.

7. Consulter les formulaires approuvés directement dans l'application TRANSweb.