1. Règles regroupées par série documentaire
Informations relatives à l'évolution historique (croissance, orientation) de l'Université ou de l'une de ses unités. Ces documents témoignent de façon générale de l'histoire de l'UQAM ou de différents événements spécifiques qui ont marqué son développement : célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d'une plaque ou d'un monument.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la définition et l’évolution de la mission, des valeurs, de la vision et des mandats de l'Université ou l'une de ses unités. Ces documents témoignent notamment de la planification des objectifs généraux et spécifiques de l’UQAM et de la répartition de ses mandats.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant de la création et de l’existence officielle de l'Université de même que des modifications apportées à ses statuts et documents constitutifs, et qui en précisent les droits, les privilèges et les obligations.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 1 an puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations concernant l'attribution des prix et distinctions par les unités de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations créées pour prendre acte de la préparation, des travaux et des décisions prises par les instances de l'Université et pour assurer le bon déroulement, les délibérations et le suivi des réunions des instances de l'Université et de leurs comités : Conseil d'administration, Comité exécutif, Commission des études, Comité d'audit, Comité de la vie étudiante, Sous-commission des ressources, Comité des services aux collectivités, Comité de discipline, Comité de révision, Conseils académiques des facultés, Comités sur les infractions de nature académique, Comité sur les cadres supérieures, cadres supérieurs, cadres et doyennes, doyens, Comité d'intervention et Comité de gouvernance.
Détenteur(s) du dossier principal Unité assumant le secrétariat de l'instance | Types de documents
| Durée de conservation Dès la fin de la réunion ou dès la signature du procès-verbal, verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la préparation, la tenue, la délibération et le suivi des réunions des comités institutionnels de l'Université de même que des différents comités internes administratifs et académiques de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Unité assumant le secrétariat du comité | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations créées dans le but d'assurer le bon déroulement, les délibérations et le suivi des réunions des comités d’organismes externes auxquels participent des membres de l’Université à titre de représentant officiel. Ces documents témoignent des prises de position institutionnelles produites dans le cadre de différents travaux au sein de ces comités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la planification des activités et des objectifs généraux et spécifiques de l'Université ou l'une de ses unités et qui en établissent les priorités et les orientations.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à une évaluation, une consultation ou une intervention en développement organisationnel dans une unité de l’Université afin d’améliorer les processus administratifs.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la réalisation des audits internes des processus et activités de l'Université ou de l'une de ses unités via le Comité d'audit de l'UQAM (informations relatives à l'activité ou au processus audité, analyse et tests, services d'assurances et de conseils).
Détenteur(s) du dossier principal Bureau de l'audit interne | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après le transfert des documents relatifs au Comité d'audit au Secrétariat des instances | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion de l'éthique et de l'intégrité de l'UQAM, de l'une de ses unités ou d'un ou d'une membre de sa communauté afin de prévenir les actes répréhensibles de renseigner la communauté sur la manière d'effectuer une divulgation et d'assurer la liaison avec le Protecteur du citoyen en cas de divulgation. Recommandations et conseils formulés par la personne responsable de la gestion de l'éthique et de l'intégrité de l'UQAM concernant des mesures visant à prévenir la commission d'actes répréhensibles et l'exercice ou la menace de représailles relatives à la divulgation.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au processus de désignation tel que prévu notamment au Règlement no 3 des procédures de désignation de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Unité responsable de la tenue du processus de désignation | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la planification et la coordination du processus d'élaboration, d'approbation et de publication des documents normatifs de l'Université dans le Registre numérique des documents normatifs accessibles sur le site Web du Secrétariat des instances : règlement, politiques, directives et procédures.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Dès l'adoption d'une nouvelle version ou d'une mise à jour publiée sur le site Web du Secrétariat des instances, celui-ci verse la version officielle du Registre des documents normatifs (règlements, politiques, directives et procédures) au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux étapes à réaliser, moyens à prendre et méthodes à suivre pour exécuter une tâche et réaliser les activités des unités de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser et documenter les transferts de responsabilités ou de tâches nécessaires pour assurer le suivi des activités d'une unité académique ou administrative de l'Université : répartition et délégation des pouvoirs, délégations financières et autorisations de signature.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans suite à la fin de la délégation ou des autorisations puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la continuité des opérations et des fonctions critiques de l'Université ou de l'une de ses unités à la suite d'un événement ayant un effet majeur sur sa capacité à réaliser ses activités. Ces informations portent également sur les actions et interventions réalisées lors d'une gestion de crise. Cette règle est à différencier de la règle 0470.1 Prévention et mesures de sécurité.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le document est en vigueur, jusqu'à la fin de la gestion de la crise ou jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour élaborer, documenter et assurer l'évolution des structures académiques et administratives de l'Université ou de l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans l'organigramme jusqu’à son remplacement par une nouvelle version puis le verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au fonctionnement interne d'une unité de l’Université et conservés à des fins de gestion courante pour faciliter le déroulement de ses activités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations constituées de données qualitatives et quantitatives témoignant de l'orientation, du développement et de l'évolution des principales activités et réalisations de l'Université ou l'une de ses unités sur une base annuelle, périodique ou déterminée. Il peut également s'agir de documents comprenant des données statistiques touchant la gestion administrative et académique de l'UQAM ou de documents témoignant de la réalisation d'enquête ou de sondage.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant des échanges et des relations de la direction d’une unité de l’Université. Cette correspondance est classée par ordre chronologique ou thématique et conservée à des fins de suivi, de référence et de témoignage de ses activités et réalisations quotidiennes.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant des échanges et des relations entre un membre du personnel représentant de l’Université et un organisme externe.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant des échanges et des relations de nature générale entre une unité et d’autres unités de l’Université et n'étant pas considérées dans un processus plus spécifique.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion de l'information institutionnelle : protection des documents essentiels, gestion des documents de référence, gestion des documents semi-actifs (transfert et destruction des documents, gestion des emprunts et contrôle des accès, gestion des dépôts), contrôle de la confidentialité, indexation des procès-verbaux, interventions dans les unités, gestion des systèmes et des bases de données, gestion intégrée des documents et gestion des wikis.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur et aussi longtemps que les systèmes et bases de données en gestion de l'information existent, verser au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement, à l'implantation et à l'utilisation du plan de classification des documents de l'Université, outil permettant le classement et le repérage des documents actifs conservés dans les classeurs physiques et virtuels du personnel de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour élaborer, commander, distribuer et utiliser les formulaires, étiquettes et modèles qui ne sont pas déjà considérés dans un processus plus spécifique.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'élaboration, l'implantation, l'utilisation et la mise à jour du calendrier de conservation des documents de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le calendrier est en vigueur puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux projets de numérisation des documents de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le projet de numérisation est en vigueur, verser au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux certificats de publications de marques de commerce.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le certificat de publication de marque est en vigueur puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant des avis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l'Université : interprétation des lois, règlements, jurisprudence, documents normatifs de l'Université, contrats et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fermeture du dossier ou aussi longtemps que l'avis juridique est en vigueur ou en application, puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux litiges impliquant l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fermeture du dossier puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au traitement et au suivi des demandes d'accès aux documents publics de l'Université conformément à l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les registres prévus à la Loi sur l’accès et la protection des renseignements personnels aussi longtemps qu'ils sont utiles puis destruction. Conserver les autres documents 7 ans après la fermeture du dossier puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux mesures prises par l'Université pour protéger la confidentialité des renseignements personnels qu'elle collecte, utilise, communique et conserve conformément aux lois en vigueur, notamment la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou pour la durée de l'entente, verser au SAGI pour une conservation de 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion des contrats et polices d'assurance de l'Université ou de l'une de ses unités couvrant les biens mobiliers et immobiliers, y compris le dossier d'assurances bien et responsabilité civile. On y retrouve également les documents relatifs aux conventions par lesquelles des assureurs s'engagent, moyennant une prime, à indemniser l'Université ou l'une de ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d'assurance se produit (feu, vol, vandalisme, dommage).
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans après la durée de la police d'assurance puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux réclamations intentées par ou contre l'Université. Ces réclamations peuvent être majeures - paiement d'une compensation majeure ou exécution d'un acte à la suite de dommages importants subis par l'Université ou l'une de ses unités (vice de construction) ou mineures -exécution d'un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, de dommages causés à la propriété, de pertes ou de vol de matériel, d'un accident, d'un règlement à l'amiable ou par l'intermédiaires d'une compagnie d'assurances.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans après le règlement de la réclamation puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations légales utilisées pour assurer la gestion et le suivi des contrats conclus au nom de l'Université : contrat, entente, protocole, protocole d'entente, lettre d'entente, convention, quittance, transaction, engagement de confidentialité, licence, cession, mandat, bail, etc.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Dès la signature, verser le contrat signé et la documentation accessoire au SAGI pour une conservation permanente. L'unité est responsable de conserver un exemplaire du contrat dans le dossier de l'activité concernée ou aussi longtemps que le contrat est en vigueur. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'analyse des besoins et la planification des effectifs requis pour accomplir la continuité des activités de l'Université de façon ponctuelle pour un projet à court ou long terme.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser, documenter et faire évoluer l'inventaire des effectifs de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien Service du personnel enseignant | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations liées au processus de comblement d'un poste vacant et de recrutement d'un membre du personnel de l'Université (personnel administratif et de soutien, personnel cadre, personnel d'enseignement, de recherche et de création).
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien Service du personnel enseignant | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations permettant de suivre la carrière professionnelle d’un employé de l’Université de son embauche à son départ : personnel administratif et de soutien, personnel cadre et cadre supérieur et personnel enseignant (professeur régulier, substitut, invité, professeur-chercheur, maître de langue, chargé de cours, stagiaire post-doctoral, prêt interinstitutionnel, dégrèvement). Ce dossier comprend également les informations relatives au recrutement (affichage), à l'invalidité (accidents de travail et absences maladie longue durée (SAAQ, IVAC)), les avantages sociaux et la retraite. On y retrouve les documents relatifs aux échanges avec la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), les formulaires et horaires de congés, de vacances, de congés de maladie, de congés de maternité ou paternité, d'assurances collectives ainsi qu’à la participation, aux modalités de cotisation, à l’identification des bénéficiaires des différents régimes de retraite du personnel de l’Université (RRUQ, RRCCUQ).
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines - Dossiers du personnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 1 an après le départ de l’employé, puis verser les documents au SAGI pour une conservation de 100 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant de l'engagement du personnel étudiant de l'Université de son embauche à son départ.
02182P-1 Dossier du personnel étudiant
02182P-2 Base de données SAFIRH
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien | Types de documents
| Durée de conservation 02182P-1 Dossier du personnel étudiant : Conserver 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations permettant de suivre la carrière d'un membre du personnel engagé à l'externe par l'Université de son embauche à son départ : agent(e) de sécurité, personnel d'entretien et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la prévention et de la sécurité Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin du lien d'emploi puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour décrire les différents types de postes existant à l'Université : répartition, abolition, transfert et description de postes du personnel par unité administrative et de postes du corps professoral par département par année budgétaire.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien Vice-rectorat à la vie académique | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. VRVA : Transfert des Principes, objectifs et modalités de répartition des postes réguliers de professeur au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour décrire les tâches spécifiques réalisées par chacun et chacune des membres de l'équipe d'une unité académique ou administrative, de même que l'organisation du travail au sein de l'unité. Ces documents concernent l'analyse, l'évaluation, la répartition et la description des tâches et fonctions de chacun des postes du personnel administratif et de soutien et du personnel enseignant.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au plan de travail annuel des professeures et professeurs réguliers de l'Université. Ce dossier consigne la répartition des activités réalisées au cours d'une année universitaire. Les informations sont structurées selon les trois composantes de la tâche professorale, soit l'enseignement, la recherche et les services à la collectivité.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel enseignant | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser et documenter le processus d'évaluation des compétences et de la performance du personnel cadre et de soutien de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant de l'évaluation du corps professoral.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel enseignant | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis destruction. Transfert des recommandations du comité d'évaluation des professeurs et de l'assemblée départementale au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, le contrôle et le suivi des mouvements de personnel à l'Université : promotions, mutations, affectations, mises en disponibilité, prêts et échanges de personnel, démission.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux conditions de travail du personnel de l'Université : listes d'ancienneté, listes de pointage, documents concernant l'organisation du travail, le salaire, la sécurité d'emploi, la conciliation travail/famille, etc.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la rémunération globale | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion de la rémunération : structure salariale, administration des conventions collectives, salaires, échelons, échelles salariales, équité, progression salariale et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la rémunération globale | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'élaboration et au suivi des programmes de santé, sécurité et hygiène au travail ainsi que l'application des normes du travail, l'inspection des milieux de travail et la qualité de vie au travail.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'administration des régimes d'assurances collectives du personnel de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la rémunération globale | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans après que le contrat n'est plus en vigueur puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour élaborer et assurer la gestion et le suivi des programmes de formation et de perfectionnement offerts au personnel de l'Université ainsi que les activités de perfectionnement, cours, échanges et stages suivis par le personnel.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au contrôle des congés de perfectionnement et sabbatiques du corps professoral, notamment les documents décrivant le contenu des activités prévues et réalisées lors de ces congés.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel enseignant | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux à l’organisation et la tenue de différentes activités sociales des membres du personnel de l'Université : fêtes d’anniversaire et de retraite, activités sportives et caritatives, chorale, club social et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi des programmes de services destinés aux membres du personnel de l'Université : programme d'aide au personnel, carte multi-services, programme de santé, services d'assistance, d'évaluation, de référence, de sensibilisation et de prévention.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'administration de l'indemnité de départ à la retraite du personnel de l'Université selon les différents régimes de retraite du personnel (RRUQ, RRCCUQ).
Détenteur(s) du dossier principal Service de la rémunération globale | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le régime est en vigueur puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux avis, opinions et expertises juridiques émis concernant le droit du travail.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fermeture du dossier puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux relations et échanges entre l'Université et les associations et syndicats en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlement de travail (ex. : SEUQAM, SPUQ, SPPEUQAM et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux différents processus de négociation réalisés pour établir les conventions collectives et les conditions de travail des membres du personnel de l'Université. Les documents témoignent de la négociation, de l'approbation et de l'application des conventions collectives de travail impliquant l'UQAM et les différents syndicats ou associations représentant le personnel.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la durée de la convention collective puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au signalement, à l'application et au suivi d'une mesure disciplinaire appliquée à un membre du personnel de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service du personnel cadre et de soutien Service du personnel enseignant | Types de documents
| Durée de conservation Conserver selon la durée prévue à la convention collective puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le suivi et la gestion des conflits de travail, traitement et suivi des plainte, litiges et griefs (documents concernant les moyens de pression, grèves, lock-out et arrêts de travail) ainsi qu'aux réclamations santé et sécurité.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au règlement du conflit de travail puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi du financement des activités de l'Université : emprunts et placements, tarification, compagnes de financement et de souscription, subventions gouvernementales.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la planification, l'adoption, le contrôle et le suivi des budgets de l'Université ou l'une de ses unités : structure budgétaire, règles et plans budgétaires, prévisions budgétaires annuelles et cadre général (budgets de fonctionnement et d'investissement), prévisions budgétaires et demandes budgétaires provenant des unités administratives, modifications budgétaires (fonctionnement et investissement), dépenses et revenus estimés, fonds de fonctionnement, fonds d'investissement et fonds en fidéicommis, fonds sans restrictions, budgets approuvés, plans de redressement ou d'équilibre budgétaire, rapports budgétaires sommaires et détaillés (version unité budgétaire).
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des fonds avec restrictions de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans les documents relatifs aux UBR (unités budgétaires respectives) avec restrictions suite à la fin de la subvention puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des fonds d'immobilisation de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour préparer, contrôler, enregistrer et analyser les informations relatives aux dépenses et revenus de l’Université ou l’une de ses unités de même qu'aux comptes à recevoir, recouvrement des sommes dues, opérations bancaires, paiements de fournitures, paiements de matériel et services et autres transactions financières.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion des comptes à payer de l’Université.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des comptes étudiants et des frais de scolarité.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion de la paie et aux opérations liées au versement des salaires du personnel de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour récapituler et produire les états financiers de l'Université de même que pour assurer les activités de vérification interne et externe des activités financières de l'UQAM. Cette règle porte également sur l'audit externe via l'engagement d'auditeurs et d'auditrices externes par l'Université pour émettre une opinion sur une information à auditer telles que des subventions octroyées par des organismes provinciaux.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux impôts et taxes des différents niveaux de gouvernements tels que l'impôt fédéral, provincial et municipal, la taxe de vente, TVQ, TPS, la taxe d'accise, de douane et les crédits fiscaux pour la recherche.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement du campus en matière immobilière, à l'acquisition (achat et location) des espaces nécessaires au fonctionnement de l'Université, la vente et la disposition des immeubles, terrains et locaux appartenant à l'UQAM ainsi qu'à la location d'espaces (espaces commerciaux, bureaux et laboratoires) à des locataires externes.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'à la fin du bail ou jusqu'à la finalisation de la transaction. Une fois signés, les originaux des contrats sont remis au Service des affaires juridiques qui les verse au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les projets d'aménagement, de construction et de rénovation des immeubles et terrains dont l'UQAM est propriétaire.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la planification et des projets immobiliers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin des travaux, verser les documents au SAGI pour une conservation de 10 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour exploiter les différents espaces de l'Université tels que les salles de cours, les locaux, les laboratoires, les salles de spectacles et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la planification et des projets immobiliers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents relatifs à la réservation de locaux et de salles 1 an puis destruction. Conserver les autres documents aussi longtemps qu'ils sont en vigueur, verser au SAGI pour une conservation de 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion et l'exploitation des stationnements de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'acquisition de biens, services et travaux de construction requis par l'Université ou l'une de ses unités, et pour assurer la gestion des fournisseurs en lien avec l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Direction des approvisionnements aux services financiers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fin du contrat ou jusqu’à l’expiration des garanties, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des services et des ressources matérielles de l'Université, notamment la gestion des équipements (manuels d'instruction et d'installation), le contrôle du prêt d'équipement aux membres du personnel (réparation, vente, emprunt) et le matériel répertorié dans les unités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans ou aussi longtemps que nécessaires à la réalisation des activités puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour procéder à la disposition de biens, matériel et équipements déclarés en surplus par les différentes unités de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Direction des approvisionnements aux services financiers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'entretien, l'inspection, la réparation, le maintien, l'amélioration et la remise en état des composantes des bâtiments et terrains de l'Université, de même que du matériel et des équipements : plomberie, chauffage, électricité, éclairage, menuiserie, climatisation.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin des travaux ou la fin du contrat, verser les documents au SAGI pour une conservation de 10 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les opérations d'entretien ménager et sanitaire à l'Université tels que la gestion des déchets, le déneigement, la gestion parasitaire, le lavage des vitres extérieures et le nettoyage des planchers.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion, l'entretien et l'utilisation de la flotte de véhicules acquis ou loués par l'Université et utilisés pour le transport d'individus, de marchandises et de matière dangereuse.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans après que l'UQAM n'est plus propriétaire ou locataire du véhicule ou de l'équipement moteur puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des opérations de conciergerie à l'Université telles que l'installation, l'ajustement et le remplacement de mobilier, garnitures de fenêtres, luminaires et éléments muraux.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la réception et l'expédition de marchandises, de mobilier et d'équipements de l'Université avec ses partenaires de même qu'entre les différents pavillons et campus de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion du courrier à l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des services alimentaires offerts aux membres de la communauté de l'Université tels que la restauration, le service de traiteur et les distributeurs automatiques.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, l'entretien et la réparation des installations, matériel et équipements du Centre sportif de l'Université (gymnases, salles d'entraînement, piscines, plateaux sportifs, base de plein air, terrains extérieurs).
Détenteur(s) du dossier principal Services à la réussite et à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que nécessaire à l'entretien des équipements. Les demandes d'interventions sont à détruire après 1 an. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations concernant l'organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité à adopter à l'Université en cas de situation d'urgence. Ces informations portent sur la gestion des opérations, les analyses de risque et technologies de sécurité, les investigations et la prévention et les interventions contre les incendies.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la prévention et de la sécurité | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans ou jusqu'au remplacement par une nouvelle version ou aussi longtemps que les informations sont utiles, verser au SAGI et tri au archives historiques. Les rapports d'enquête sont conservés 10 ans après l'événement puis détruits. Les enregistrements de vidéo de surveillance sont détruits après 21 jours. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations liées à la gestion des matières dangereuses en conformité avec les différentes obligations légales et règlementaires en vigueur (permis institutionnels délivrés par la Commission canadienne de la sûreté nucléaire (CCSN) et de l’Agence de santé publique du Canada (ASPC)). Ces documents concernent l’analyse, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l’Université : matières radioactives (radio-isotopes), substances chimiques, déchets dangereux et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la prévention et de la sécurité | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles ou jusqu'au renouvellement du permis institutionnel (5 ans) puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux interventions de sécurité réalisées à la suite d'un incident, d'une infraction, d'un sinistre, d'un crime, d'un vol, d'un acte de vandalisme, d'un accident, d'un déclenchement de système d'alarme ou toutes autres interventions survenues dans les bâtiments, locaux et terrains de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après l’intervention ou la fermeture du dossier, verser les documents au SAGI pour une conservation de 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le contrôle du système de clés de l'Université (contrôle de la distribution des clés, gestion des verrous numériques).
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents et les systèmes sont en vigueur ou remplacement par une nouvelle version puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour la réalisation d'activités en matière de gestion environnementale et développement durable à l'Université telles que la gestion des matières recyclables, la gestion de l'énergie, la réduction de la pollution, l'approvisionnement responsable et le transport durable. Ces informations témoignent aussi des formations, de la recherche et des services de consultation offerts à la communauté universitaire en matière de gestion environnementale et de l'application de la Politique en matière d'écoresponsabilité, notamment la tenue du Comité institutionnel d'application de la Politique en matière d'écoresponsabilité et la production d'un inventaire quinquennal sur les émissions de gaz à effet de serre.
Détenteur(s) du dossier principal Vice-rectorat au développement humain et organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer et mesurer la qualité de l'air à l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer l'analyse et l'application de principes et méthodes ergonomiques aux aménagements, postes de travail et équipements.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations portant sur la gestion et le fonctionnement des structures organisationnelles de l'enseignement : création et organisation des facultés, départements et écoles et gestion des régimes d'études (admission, inscription, évaluation des personnes étudiantes et émission de diplômes).
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. Transfert des dossiers relatifs à la création et l'organisation des facultés, départements et écoles au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour l'évaluation générale, la création et la modification mineure et majeure des programmes d'études de premier cycle et de cycles supérieurs de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents Évaluation de programme : concerne uniquement les programmes menant à un grade. Cela exclut les certificats, programmes courts, microprogrammes, diplômes d'études supérieures spécialisées et diplômes d'études supérieures approfondies.
Création de programme :
Modification de programme :
| Durée de conservation Conserver 10 ans après l'évaluation, la création ou la modification du programme d'étude puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la réalisation d'un processus d'accréditation ou d'agrément d'un programme de l'Université par un organisme externe tels qu'un ordre professionnel ou une corporation.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 10 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le développement et le suivi des activités de formation continue offertes par l'Université à la clientèle interne et externe telles que les formations à la carte, la formation sur mesure et les certifications.
Détenteur(s) du dossier principal Esg+ | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les analyses de coûts de programme, notamment les évaluations de coûts effectuées lors du processus de création ou de modification de programmes d'études de premier cycle et de cycles supérieurs de l'Université : étude des coûts-bénéfices, des ressources requises et des revenus générés.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la planification et de l'analyse stratégiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 10 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer l'élaboration, le suivi et les modifications du calendrier universitaire de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. Transfert annuel du calendrier universitaire au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'organisation des sessions pour une session donnée et l'attribution et la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant.
0532P-1 Dossier de l'organisation des sessions
0532P-2 Bases de données
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation 0532P-1 Dossier de l'organisation des sessions : Conserver 7 ans puis destruction. 0532P-2 Bases de données : Conserver les données pendant 60 ans puis extraction de certains documents pour une conservation permanente au SAGI. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des stages, des stages d'enseignement et des activités pédagogiques de formation pratique offerts aux personnes étudiantes de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau de la formation pratique | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'à la fermeture du dossier de stage (modalités d'exclusion et de réalisation des stages), verser au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux stagiaires agissant à titre d'intervenant et intervenante en services d'aide psychologique lors d'un stage effectué au Centre de services psychologiques dans le cadre de leur programme de doctorat en psychologie.
Détenteur(s) du dossier principal Centre de services psychologiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour faire connaître les caractéristiques d'un cours dispensé par le personnel enseignant de l'Université. Le plan de cours comprend notamment le sigle et titre du cours et sa description officielle, le nom de la personne enseignante, les objectifs du cours, le contenu des apprentissages, les stratégies pédagogiques, les
informations concernant l'évaluation, les modalités d'organisation, notamment des séances (présentielle, comodale ou à distance) et la bibliographie.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Dès la réception, verser les plans de cours au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des cours par les départements et informations diffusées sur différentes plateformes d'apprentissage numérique (Moodle, Panopto et autres) par le personnel enseignant.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents Gestion des cours :
Diffusion des cours :
| Durée de conservation 05352P-1 : Gestion des cours : Conserver 7 ans puis destruction. 05352P-2 : Diffusion des cours (plateformes d'apprentissage numérique) : Conserver 3 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le développement et la gestion d'une école d'été par l'Université qu'elle se déroule sur le campus ou à l'extérieur.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser et assurer le processus d'évaluation des enseignements par les personnes étudiantes sur les cours dispensés par le personnel enseignant de l'Université. Ces informations concernent tout ce qui est relatif à la conformité des enseignements relativement au descriptif du cours et des objectifs énoncés.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour encadrer les personnes étudiantes lors d'activités d'habilitation à la direction ou codirection de mémoire et thèse, de mentorat, ou de coaching.
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 4 ans après la fin de l’habilitation puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'évaluation des apprentissages dispensés aux personnes étudiantes tels qu'examens, travaux ou concours
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver un an puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux travaux réalisés par les personnes étudiantes dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat, ainsi que les documents nécessaires au suivi du dépôt final, de l'évaluation, de l'autorisation de reproduction, de la confidentialité, de la soutenance et de la diffusion du mémoire, de la thèse ou de l'essai doctoral.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'à ce que la personne étudiante soit diplômée, verser les versions finales au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au contrôle de l'émission des grades, diplômes, certificats et attestations d'études aux personnes étudiantes ayant complété leur programme d'études.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents Relevés de notes :
Listes maitresses, documents préparatoires à la diplomation :
| Durée de conservation 0556P-1: Relevés de notes : Verser le relevé de notes officiel de chaque personne étudiante au SAGI pour une conservation permanente. 0556P-2: Listes maitresses, documents préparatoires à la diplomation : Transfert de la liste officielle des personnes diplômées après chaque diplomation au Secrétariat des instances pour une conservation permanente puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'organisation et la gestion de la recherche et de la création à l'Université et dans le milieu universitaire.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la recherche et de la création | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi de l'ensemble des sources de financement de la recherche et de la création, tels que les programmes de financement, les commandites de recherche, les fonds institutionnels de recherche, les partenariats, les bourses et les demandes de subventions (comptes budgétaires de
recherche des équipes de recherche, unités, centres ou chaires). Ces sources de financement peuvent être internes ou externes (organismes publics ou privés).
Détenteur(s) du dossier principal Service aux collectivités Service de la recherche et de la création Service des partenariats et du soutien à l'innovation | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 8 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux règles d'éthique et normes déontologiques à respecter lors de la réalisation de projets de recherche telle que l'obtention d'une approbation éthique (certificats) de la recherche (êtres humains, animaux, risques biologiques).
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans après la fermeture du projet de recherche (fin UBR), verser les documents au SAGI pour une conservation de 20 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des animaux de laboratoire en conformité avec les différents comités d'éthique animale, tels que le Comité institutionnel de protection des animaux (CIPA) et le Conseil canadien de protection des animaux (CCPA), ainsi que différents organismes subventionnaires.
Détenteur(s) du dossier principal Services des animaleries | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents liés aux expérimentations animales 5 ans après la fin du projet de recherche puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux activités et projets réalisés à l'Université qui sont en appui aux activités de l'institution ou de l'une de ses unités, ainsi qu'à la planification institutionnelle.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la planification et de l'analyse stratégiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la création, au processus d'accréditation et au fonctionnement des centres, chaires de recherche, laboratoires, groupes ou instituts de recherche de l'UQAM de même qu'à l'organisation et la gestion de leurs activités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fin des activités de l'unité de recherche puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et la mise en oeuvre des différents projets de recherche conduits par des unités de recherches reconnues par l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la recherche et de la création | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin du projet de recherche ou aussi longtemps qu'exigé par l'organisme subventionnaire, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux organismes subventionnaires (gouvernementaux, privés, d'enseignement, industriels, communautaires) et organismes de coopération partenaires en recherche-innovation (recherche, création et formation).
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour gérer le statut officiel des chercheurs et chercheuses à l'UQAM, ainsi que pour le suivi et le dépôt des demandes de subvention.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la recherche et de la création | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 8 ans après la fin du projet de recherche ou de l'avis de refus puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux activités mises en oeuvre afin de favoriser l'échange de savoir, de valoriser la recherche et de promouvoir le transfert et la mobilisation des connaissances.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans ou aussi longtemps que les documents sont utiles, verser au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux activités et aux actions de promotion organisées dans le but de recruter de nouvelles personnes étudiantes : journées portes ouvertes, tournées universitaires dans les collèges et écoles secondaires, présentations, séances d'information et activités de promotion (congrès, kiosques, salons, campagnes publicitaires), planification des activités et des actions de recrutement institutionnelles avec les facultés, comités de recrutement et de promotion institutionnelle, infolettre et séquences de communication.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau du recrutement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux prévisions de la population étudiante. Les statistiques et données de recensement sur l'inscription, l'admission et la diplomation permettent la production de la version officielle de la déclaration de la clientèle (statistiques d'inscription et d'admission par programme) nécessaire au financement de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans la version préliminaire de la déclaration de la clientèle suite à son remplacement par la version officielle puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion et au suivi du processus d'admission des étudiants, incluant les tests d'admission et de sélection complétés par les candidats (épreuves institutionnelles de compétences linguistiques, entrevues et tests administrés par les facultés et écoles).
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Destruction des documents non nécessaires au processus d'admission (pièces identitaires et de résidence) aussitôt que l'inscription de l'étudiant est validée par les agents d'admission. Conserver les autres documents 3 ans puis destruction. Facultés : conserver les documents relatifs aux entrevues, auditions et portfolios des candidats 1 an puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion et au suivi du processus d'inscription des personnes étudiantes à l'Université. Il comprend le Guide d'inscription publié par le Registrariat qui fournit, pour une année académique donnée, la description des cours pour chacun des programmes offerts par l'Université ainsi que les renseignements relatifs au système d'inscription.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 1 an après la fin du trimestre concerné puis verser au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations permettant de retracer le cheminement académique d'un étudiant de l'Université (y compris les auditeurs libres), de son admission jusqu'à son départ.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver le dossier étudiant 10 ans après la dernière activité. Tri du dossier par le Registrariat : conservation de certains documents (copie du relevé de notes officiel, demande d'admission, équivalences d’études, reconnaissances d’acquis, études avancées de 2e et 3e cycle, stages, brevets d’enseignement , exclusions, pièces identitaires) et destruction des autres. Transfert du dossier épuré au SAGI pour une conservation de 50 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la collecte, la remise, la révision, la modification et les attestations de notes des personnes étudiantes de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 8 ans après l'inscription des notes dans le logiciel Résultats puis destruction. Les demandes de modification et de révision de notes sont conservées 1 an suivant la remise des notes au Registrariat ou le règlement de la procédure de contestation puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au processus d'intégrité académique au sein de l'Université. Ces informations concernent les procédures applicables dans les cas d'infractions de nature académique commises par une personne étudiante pendant un cours et signalés par la Faculté (plagiat, copiage, tricherie lors d'un examen, travail ou stage) et les cas de fraude à l'admission signalés par le Bureau de l'admission (falsification de document), constituant des infractions au sens du Règlement no 18 de l'Université. Ces informations témoignent du signalement, de l'enquête, de l'assemblage de documents, de la tenue de réunion par le Comité facultaire sur les infractions de nature académique et par le Comité institutionnel sur les infractions de nature académique, de la décision, de la rédaction du rapport et de la demande d'appel par la personne étudiante, s'il y a lieu.
Détenteur(s) du dossier principal Service des études | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 60 ans après l'expiration du délai d'appel à des fins légales pour le traitement de dossiers et de demandes ultérieures (recours en cas de récidives, expulsions définitives) et de production de rapports et d'analyses (études longitudinales) puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion des services de location de vestiaires offerts aux personnes étudiantes, à la gestion des cartes d'identité UQAM et à la gestion des résidences universitaires de l'Université (hébergement).
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi de l'aide financière aux études offerte aux personnes étudiantes de l'Université, notamment le programme de prêts et bourses offert par le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur, les activités de soutien socioéconomique et le programme études-travail. Y sont comprises les informations sur les étudiants et étudiantes qui postulent au programme de prêt et bourses du gouvernement du Québec.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la réussite et à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion des concours de bourses (de prestige) et de prix accordés par l'Université et par différents organismes externes non gouvernementaux. Y sont comprises les informations sur les personnes étudiantes qui postulent à ces concours et offres de bourses auprès de l'Université et d'organismes externes non gouvernementaux.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la réussite et à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion, la mise en place et le suivi des activités et services réservés aux personnes étudiantes de l'Université afin de favoriser leur participation et socialisation : activités d'accueil lors de la rentrée, activités d'intégration des personnes handicapées, activités communautaires et de loisirs, activités de soutien à la recherche d'emploi et d'orientation en employabilité, activités socioprofessionnels, d'aide et de soutien à l'apprentissage (séances d'examens), services offerts par le Centre sportif, concours et compétitions académiques, ligue centrale d'improvisation, centre d'écoute Halte-ami, radio CHOQ, soirées rencontres, midis-causeries et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la réussite et à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour développer et assurer la gestion et le suivi des programmes de mobilité étudiante pour les formations hors Québec dans les universités associées à l'UQAM : programmes d'accueil et d'échange à l'international, veille stratégique des programmes et bourse à la mobilité.
Détenteur(s) du dossier principal Service des relations internationales | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans après la fin du programme d'échanges, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le suivi de chacune des candidatures déposées par les personnes étudiantes et stagiaires pour les différents programmes de mobilité étudiante (programmes d'échanges à l'international). Il peut s'agir de personnes étudiantes de l'Université qui participent à des programmes à l'international ou provenant d'autres institutions d'enseignement et participant à des programmes offerts par l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des relations internationales | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans après la fin du séjour d'études de la personne étudiante puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la création et aux activités des groupes étudiants de l'Université tels que les associations étudiantes (facultaires et de programme), groupes étudiants d'envergure, groupes étudiants agréés, groupes étudiants candidats à l'agrément, organismes à but non lucratif, coopératives étudiantes, cafés étudiants, mouvements étudiants ainsi qu'aux activités relatives au développement des équipes sportives institutionnelles.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la réussite et à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la reconnaissance des associations étudiantes de l'UQAM. Le dossier corporatif est constitué de deux dossiers distincts : le dossier de reconnaissance et le dossier de fonctionnement.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat des instances | Types de documents
| Durée de conservation Conserver le dossier de fonctionnement 7 ans puis destruction. Conserver le dossier corporatif des associations étudiantes aussi longtemps que l'association est active ou 7 ans après la fin de ses activités ou de sa reconnaissance, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux relations entre l'Université et ses personnes diplômées et finissantes. Ces informations concernent l'organisation d'activités et des services qui leur sont offerts : bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances, réseautage, galas, remises de prix, retrouvailles, publications, journées conférences, Conseil des personnes diplômées.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la communauté diplômée | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour développer et réaliser les projets de formation, de recherche, de création et de diffusion organisés en partenariat avec des groupes externes (groupes communautaires ou populaires, groupes de femmes, syndicats et autres) et répondants aux besoins de la collectivité.
Détenteur(s) du dossier principal Service aux collectivités | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations sur les personnes clientes des services psychologiques offerts au grand public par le Centre de services psychologiques : consultations et évaluations effectuées par des personnes étudiantes de cycles supérieurs en psychologie et supervisées par des professionnels d'expérience.
Détenteur(s) du dossier principal Centre de services psychologiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans le dossier de la personne cliente à compter de la date du dernier service professionnel dispensé puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux dossiers constitués lors de l'examen et du traitement de plaintes ou consultations par la protectrice, le protecteur universitaire qui détient un pouvoir de recommandation. Sous l'autorité directe du Conseil d'administration, la protectrice, le protecteur universitaire reçoit les plaintes des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par les mécanismes administratifs de l'Université ou victimes de discrimination ou de toute forme d'injustice concernant leur personne, leur état ou l'exercice de leurs fonctions dans les cas où tous les autres mécanismes réguliers normalement à leur disposition ont été préalablement épuisés sans succès (conventions collectives, protocoles de travail, règlements de l'Université et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Protectrice, protecteur universitaire | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans après la date de fermeture du dossier puis destruction. Transfert du rapport annuel au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'administration des programmes, activités et services de prévention en matière de harcèlement (sexuel, psychologique ou discriminatoire) offerts à toutes personnes membres de la communauté universitaire de l'UQAM ainsi qu'au dossier regroupant l'ensemble des informations sur les usagers et usagères de ces services.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau du respect des personnes | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les dossiers non recevables 7 ans puis destruction. Verser au SAGI les dossiers recevables et les conserver pendant 50 ans puis destruction. Verser et conserver les autres documents pendant 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser le développement de partenariats de l'Université et son internationalisation. Ces informations témoignent notamment des réseaux internationaux et ententes avec des établissements partenaires, l'accueil des délégations étrangères, l'organisation des missions à l'étranger et le soutien du personnel enseignant pour l'internationalisation de leur enseignement et de leurs travaux de recherches et de création.
Détenteur(s) du dossier principal Service des relations internationales | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fin du projet de coopération ou de partenariat, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d'identification visuelle de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les logos, en-têtes, vignettes et représentation du nom de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'organisation, la coordination et le bon déroulement des cérémonies, célébrations officielles et autres événements spéciaux de l'Université ou l'une de ses unités : inaugurations, fêtes commémoratives, lancements, congrès, colloques, signatures de protocoles, remises de prix et distinctions honorifiques (doctorat honoris causa, médaille de l'UQAM, Prix du mérite de l'UQAM, Prix Reconnaissance UQAM) et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'organisation des cérémonies de collation des grades des diplômés de l'Université selon le processus de diplomation et des facultés.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la communauté diplômée | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant de l'organisation de congrès, conférences et colloques organisés par l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux allocutions, discours et communications prononcés par des membres de l'Université ou des personnalités extérieures invitées à prendre la parole dans le cadre d'activités organisées par l'UQAM ou extérieures à l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour organiser ou témoigner de la participation de l'Université ou l'une de ses unités à des activités artistiques, scientifiques et culturelles (spectacles, semaine des sciences, événements, concerts, salons, lancements), des activités extérieures et des activités de bienfaisance (collecte de fonds, campagne Centraide-UQAM, paniers de Noël, collecte de sang, souscriptions).
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, l'organisation et la présentation des expositions et activités réalisées par les espaces de diffusion de l'Université tels que la Galerie de l'UQAM, le Centre de Design ou autre. Il peut s'agir de bornes interactives, d'expositions virtuelles d'archives ou d'expositions traditionnelles dans ces espaces de diffusion.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, l'acquisition, la conservation, la préservation et la diffusion de la collection d'oeuvres d'art de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Galerie de l'UQAM | Types de documents
| Durée de conservation Les informations artistiques et administratives liées à la gestion de la collection d'oeuvres d'art de l'UQAM sont toujours actives dans la base de données. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au service interne de courriels Info Direction, des plans de communication et à la diffusion du calendrier des événements institutionnels.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les activités de promotion institutionnelle de l'Université : documents relatifs aux communications, campagnes publicitaires, commandites, activités de publicité et de marketing.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations publiées par les différents médias écrits et électroniques se rapportant aux activités de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les informations diffusées auprès des médias pour annoncer un événement majeur, une activité importante ou toute autre information à communiquer au grand public.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux publications administratives, savantes ou scientifiques de l'Université, de l'une de ses unités ou d'un auteur de l'Université, y compris les informations concernant leur préparation et leur diffusion. Est également visé par cette règle Actualités UQAM, le média électronique institutionnel de l'Université qui porte sur l'actualité universitaire (remplacement du journal L'UQAM).
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans après la publication du document. Dès parution, verser un exemplaire de chaque publication au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion de la reproduction de documents telles que l'infographie, l'impression, la reliure et finition, la copie, la télécopie et la numérisation.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'acquisition de ressources documentaires physiques de l'Université (fonds d'archives, collections, livres rares et anciens, oeuvres d'art muséales, objets et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les dossiers d'acquisition et dossiers d'évaluation monétaire aussi longtemps que l'Université est propriétaire ou dépositaire de la ressource documentaire. Verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser le traitement des ressources documentaires physiques de l'Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, oeuvres d'art muséales, objets et autres) et des ressources numériques (livres, périodiques, bases de données, documents audiovisuels) : classification, description, indexation, catalogage.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Les informations liées au traitement des ressources documentaires sont toujours actives dans les bases de données et sont conservées aussi longtemps que l'Université est propriétaire ou dépositaire. Verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la promotion, la valorisation et la diffusion des ressources documentaires physiques de l'Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, oeuvres d'art muséales, objets et autres) via des installations, présentoirs, kiosques ou expositions et des ressources numériques (livres, périodiques, bases de données (AtoM, Sofia, Archipel), documents audiovisuels) via le site Web, expositions virtuelles, bornes interactives.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Les informations liées à la diffusion des ressources documentaires sont toujours actives dans les bases de données et sont conservées aussi longtemps que les ressources documentaires sont diffusées. Verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux services offerts aux clientèles interne et externe de l'Université utilisant les ressources documentaires physiques et numériques en présentiel ou en ligne (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, oeuvres d'art muséales, bases de données, documents audiovisuels) : prêts de
documents et d'équipements spécialisés, prêts entre bibliothèques et interbibliothèques, formations, services-conseils, services de références et de soutien à la recherche et à l'enseignement, salles de consultation, postes informatiques, réservation de salles et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Les statistiques d'utilisation via la base de données Sofia sont toujours actives. Le dossier de l'utilisateur et de l'utilisatrice est conservé 1 an après sa désactivation puis détruit. Conserver les autres documents 7 ans ou aussi longtemps qu'ils sont utilisés, verser au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la conservation des ressources documentaires physiques de l'Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, oeuvres d'art muséales, objets et autres) via l'application de mesures de préservation appropriées et de contrôle des conditions ambiantes des dépôts, voûtes et réserves.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de la gestion de l'information | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles aux activités de préservation et au contrôle des conditions ambiantes des dépôts, verser au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la planification, le développement (coûts et évaluation) et l'implantation des ressources audiovisuelles requises pour répondre aux besoins de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion, l'acquisition et l'emprunt du matériel et de l'équipement audiovisuel de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que l'équipement, l'appareil ou le matériel audiovisuel est conservé par l'Université ou jusqu'à la fermeture des transactions de prêts d'équipement puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la conception et la réalisation des productions audiovisuelles (son, vidéo, multimédia) produites pour les activités d'enseignement, de promotion, d'information, de recherche ou de création de l'Université, l'une de ses unités ou de clientèles externes de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la conception des productions photographiques produites pour les activités d'enseignement, de promotion, d'information, de recherche ou de création de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les versions sélectionnées et finales des documents photographiques dans Fotoware, versement annuel sur le serveur du SAGI et tri aux archives historiques. Conserver les versions préliminaires pendant 15 ans sur les serveurs du Service de l'audiovisuel et du Service des communications puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux services offerts aux utilisateurs et utilisatrices des technologies de l'audiovisuel ainsi qu'à la gestion des droits d'accès et des privilèges : salles de cours médiatisées, plateformes d'apprentissage en ligne (Moodle, Panopto), services-conseils, soutien technique à la recherche et projets technopédagogiques.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans après le service donné puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et l'évolution des éléments reliés à l'infrastructure technologique de l'Université (serveurs, Cloud et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion, l'acquisition et l'emprunt du matériel et de l'équipement informatique de l'Université tels que la réseautique, la gestion des postes de travail, les téléphones fixes et les téléphones cellulaires.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le matériel, l’appareil ou l'équipement est conservé par l’Université puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux logiciels, progiciels, programmes et applications informatiques utilisés pour assurer le fonctionnement et la gestion des activités de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le logiciel, progiciel, programme ou application informatique est utilisé puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement, à l'implantation, à la gestion, au fonctionnement et à l'utilisation des systèmes informatiques de l'Université tels que les systèmes de gestion administrative et les plateformes d'enseignement.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le système existe, verser les documents au SAGI et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Ensemble des informations contenues sur la plateforme Microsoft Teams incluant les sites d'équipe Teams, les publications et commentaires dans les équipes ainsi que les conversations privées entre deux ou plusieurs personnes.
08742P-1 : Équipes Teams :
- sites d'équipe Teams incluant l'ensemble de son contenu : équipe, canaux, publications et commentaires, fichiers, etc.
08742P-2 : Publications et commentaires dans les équipes Teams :
- publications dans une équipe. Cela inclut les conversations des canaux publics et privés.
08742P-3 : Conversations privées :
- conversations instantanées dans Teams visant à échanger des messages, des images et des fichiers avec une ou plusieurs personnes de façon privée. Cela inclut aussi les conversations qui ont lieu dans le cadre de réunions Teams.
08742P-4 : Enregistrements de réunion :
- les enregistrements audio et vidéo de réunions, dans un canal d'équipe, une réunion ou une conversation privée.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents Équipes Teams :
Publications et commentaires dans les équipes Teams :
Conversations privées :
Enregistrements de réunion :
| Durée de conservation 08742P-1 : Équipes Teams : conserver 1 an après la dernière utilisation de l’équipe Teams puis destruction. 08742P-2 : Publications et commentaires dans les équipes Teams : conserver 3 ans maximum ou jusqu'à la suppression de l'équipe Teams puis destruction. 08742P-3 : Conversations privées : conserver 1 an puis destruction. 08742P-4 : Enregistrements de réunion : conserver 60 jours puis destruction. * Voir la règle complète pour plus d'informations. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux services offerts et aux demandes de soutien technique effectuées dans le logiciel JIRA par les utilisateurs et utilisatrices des systèmes informatiques de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'informatique | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la protection des systèmes et des biens informatiques, la préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la création, la mise à jour et au développement du site Web de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le site Web existe ou jusqu'à son retrait ou son remplacement par une nouvelle version puis verser les documents au SAGI pour une conservation permanente. Les anciennes versions des différentes sections d'information des sites Web sont détruites 3 ans après sa fermeture. | Sécurité Documents non confidentiels |