Unité responsable de l'exemplaire principal
- Mandataire du dossier principal : cadre supérieur.re ou personnel cadre désigné comme responsable du dossier principal propre à l’unité administrative dont elle, il a la responsabilité
- Applique les délais actif et semi-actif de l'exemplaire principal.
Unité responsable de l'exemplaire secondaire
- Détentrice de la copie en circulation du dossier principal.
- Applique le délai actif de l'exemplaire secondaire. La disposition finale est toujours la destruction.
« Unités responsables »
- Indique que toutes les unités de l'Université peuvent être responsables du dossier principal.
- Parfois, la responsabilité du dossier principal est partagée entre deux ou plusieurs unités en même temps.
Temps de conservation des dossiers à l'actif et au semi-actif.
- Délai fixe en année (ex. : 2 ans)
- Délai ouvert et indéterminé (888 ou 999). Ces codes sont toujours accompagnés d'une remarque.
888 : la remarque explique le dénouement. Exemple :
R1 : Conservation aussi longtemps que la délégation ou les autorisations sont en vigueur.
999 : la remarque explique que le document est conservé jusqu'à son remplacement par une nouvelle version. Exemple :
R1 : Conservation de l'organigramme jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
Le calcul des délais s’effectue une fois que l'activité du dossier est terminée. Utiliser soit :
- la date de fermeture du dossier
- la date de la dernière inscription au dossier
- la date de l'officialisation, la finalisation ou l'annulation du processus ou de l'activité
Additionner le délai actif à la date de fermeture du dossier :
Lieux de conservation | Délais et disposition de la règle de conservation | Date de fermeture du dossier | Date de versement au SAGI |
Actif | 2 ans | 2025 | 2027 |
Semi-actif | 0 | ||
Inactif | Conservation intégrale |
Actif :
- Conservé par les unités qui les ont produits ou reçus dans le cadre de leurs activités pour leur valeur administrative et juridique
- Répond à un besoin administratif : temps de conservation dépend de la durée d’utilité administrative et juridique de l’information
- Classement conforme au plan de classification pour aider au repérage
Semi-actif :
- Conservé de façon temporaire au SAGI pour leur valeur juridique
- Répond à un besoin occasionnel : temps de conservation dépend de la durée d’utilité juridique de l’information
Inactif :
À l'inactif, la disposition finale est soit la conservation intégrale (C), l’élimination intégrale (D) ou le tri (T).
- C : Conservé de façon permanente au SAGI pour leur valeur patrimoniale. Répond à un besoin de recherche présent et futur
- D : Éliminé de façon intégrale car aucune valeur historique
- T : Tri : certains documents sont conservés pour leur valeur patrimoniale et certains sont éliminés. Une remarque accompagne toujours le tri.
PA : papier
- Actif : classeurs des unités
- Semi-actif : entrepôt des documents semi-actifs du SAGI
- Inactif : entrepôt des archives historiques du SAGI
DM : numérique
- Actif : répertoire réseau partagé et base de données des unités
- Semi-actif : aucune conservation
- Inactif : Constellio du SAGI
Hybride (PA; DM) : si le dossier est papier et numérique, chaque support peut présenter un délai de conservation différent.
Les listes de types de documents visés par les règles de conservation ne sont pas exhaustives. Certains documents, dits éphémères, ne sont pas inscrits dans les règles de conservation afin de les alléger.
Documents éphémères :
Les documents éphémères constituent des documents utilisés de façon temporaire afin d’accomplir des opérations courantes ou de rédiger d’autres documents. Ils n’ont pas de valeur administrative, légale ou historique. Ils peuvent servir de référence à court terme, mais ils ne sont pas essentiels à la traçabilité des activités ou à la constitution des archives de l’Université. Ces documents ont un caractère éphémère et peuvent être supprimés lorsqu’ils ne sont plus utiles.
Exemples :
- Notes de service et communications internes
- Brouillons de documents, versions préliminaires
- Messages électroniques (e-mails) informels et notifications
- Doublons de documents papier
- Doublons de documents numériques
- Copies de travail ou de diffusion
- Listes de vérification temporaire
- Impression de documents pour lecture et annotations
- Captures d’écran
- Etc.