Unité détentrice de l'exemplaire principal
Mandataire du dossier principal.
Cette unité applique les délais actif et semi-actif de l'exemplaire principal.
Unité détentrice de l'exemplaire secondaire
Possède la copie en circulation du dossier principal.
Cette unité applique le délai actif de l'exemplaire secondaire. La disposition finale est toujours la destruction.
Toutes les unités responsables
Indique que toutes les unités de l'Université peuvent être responsables du dossier principal.
Parfois, la responsabilité du dossier principal est partagée entre deux ou plusieurs unités en même temps.
Durée à laquelle les dossiers doivent être conservés à l'état actif et l'état semi-actif.
- année fixe
- code 888 signifie que le délai est ouvert et indéterminé. Ce code est toujours accompagnée d'une remarque relative au délai de conservation qui en explique le dénouement.
- code 999 signifie que le délai est ouvert et indéterminé. Ce code est toujours accompagnée d'une remarque relative au délai de conservation qui explique que le document est conservé jusqu'à son remplacement par une nouvelle version.
Une fois que l'activité concernée par le dossier principal est terminée, effectuer le calcul des délais de conservation en utilisant la date de fermeture du dossier, la date de la dernière inscription au dossier ou la date de l'officialisation, la finalisation ou l'annulation du processus ou de l'activité.
Actif : 2 ans - Semi-actif : 0 - Inactif : Conservation
Ajout de la date de fermeture du dossier (ex.: 2020)
Calcul
2020 (date de fermeture) + 2 ans (délai actif) = 2022.
La date du versement du dossier principal aux archives historiques est 2022.
Actif
Lieu de stockage :
- papier : classeur des unités
- numérique : répertoire réseau partagé
Valeurs : administrative, légale et financière.
Semi-actif
Lieu de stockage :
- papier : entrepôt des documents semi-actifs
- numérique : sauf exception, aucune conservation semi-active
Valeurs : légale et financière.
Inactif
Lieux de stockage :
- papier : entrepôt des archives historiques
- numérique : Constellio
Valeur : historique.
À l'état inactif, la disposition finale prévue à la règle est soit la conservation intégrale (C), la destruction intégrale (D) ou le tri (T). Lors du tri, une note d'application est toujours précisée dans une remarque afin d'indiquer quels documents seront conservés pour leur valeur patrimoniale et lesquels seront détruits.
Conservation intégrale ''C''
Conservation permanente des archives institutionnelles pour leur valeur patrimoniale.
Destruction intégrale ''D''
Destruction des documents dont la valeur administrative, financière ou juridique est échue.
Tri ''T''
Tri des documents inactifs :
- les documents qui présentent une valeur patrimoniale sont conservés et deviennent les archives institutionnelles de l’Université.
- les documents qui ne présentent pas de valeur patrimoniale sont détruits.
PA : support papier
DM : support numérique (espace réseau, base de données)
Si le dossier principal est hybride (supports papier et numérique), chaque support peut présenter un délai de conservation différent.
Les listes de types de documents visés par les règles de conservation ne sont pas exhaustives. Certains documents, dits éphémères, ne sont pas inscrits dans les règles de conservation afin de les alléger.
Documents éphémères :
Les documents éphémères constituent des documents utilisés de façon temporaire afin d’accomplir des opérations courantes ou de rédiger d’autres documents. Ils n’ont pas de valeur administrative, légale ou historique. Ils peuvent servir de référence à court terme, mais ils ne sont pas essentiels à la traçabilité des activités ou à la constitution des archives de l’Université. Ces documents ont un caractère éphémère et peuvent être supprimés lorsqu’ils ne sont plus utiles.
Exemples :
- Notes de service et communications internes
- Brouillons de documents, versions préliminaires
- Messages électroniques (e-mails) informels et notifications
- Doublons de documents papier
- Doublons de documents numériques
- Copies de travail ou de diffusion
- Listes de vérification temporaire
- Impression de documents pour lecture et annotations
- Captures d’écran
- Etc.