« Une fois conclus, les contrats ainsi que toute documentation accessoire doivent être transmis par l’unité concernée au SAGI », ceci conformément au Règlement no 1 sur les contrats conclus au nom de l’Université.
Procédure
- Créer un seul fichier PDF avec le contrat et la documentation accessoire.
- Combiner les fichiers ensemble, sans créer un porte-documents PDF.
- Il est impossible de combiner deux PDF si l'un a été signé par Consigno, sans compromettre son intégrité. Déposer les fichiers distinctement dans le même billet JIRA, en utilisant le même nom de fichier, mais en précisant "annexe" avant la date de signature.
- Nommer le fichier PDF en spécifiant la typologie du contrat, le nom du partenaire signataire et la date de signature, séparés par des barres de soulignement.
- Par exemple: lettre_entente_bci_20250526.pdf.
- Types de contrats : bail, cession, contrat, convention, engagement de confidentialité (engagement_confid), entente, lettre d'entente (lettre_entente), licence, mandat, protocole, protocole d'entente (protocole_entente), quittance, transaction.
- Compléter le formulaire JIRA et joindre le(s) fichier(s) directement dans le billet.
- Conserver un exemplaire de ces documents et classer celui-ci dans l'espace de stockage de votre unité dans le dossier de l’activité concernée.
- Par exemple, pour un contrat de service pour un logiciel, verser un exemplaire dans le formulaire JIRA et classer un exemplaire dans votre répertoire sous cote 873 Logiciels et licences.
- Si le contrat a fait l’objet d'un visa juridique, s’assurer qu’un exemplaire soit remis par courriel au Service des affaires juridiques
. - Les fichiers déposés seront récupérés par le SAGI et enregistrés dans le logiciel Constellio.
Formulaire JIRA - Archivage des contrats
