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Documentation de l'utilisation de ConsignO

Étapes à suivre	Notes additionnelles
1.Accéder à la plateforme ConsignO Cloud en vous rendant à https://uqam.consigno.com/
2. Cliquer sur l’icône « Nouveau projet »
3. Choisissez le groupe où sera partagé le projet sous Créer un projet de signature	Attention : Si vous choisissez « Individuel » vous serez le seul à pouvoir accéder à votre projet de signature. Il est suggéré de le partager dans un groupe.
4. Nommer votre projet de signature	C’est ce nom qui apparaîtra dans le courriel envoyé au signataire. Par exemple : « Entente de partenariat avec la société XYZ »; « Contrat de services professionnels avec Mme/M. »; « Entente de cotutelle avec l’Université ABC ».
5. Téléverser ou glisser-déposer le fichier PDF du contrat	Veuillez noter qu’il est impossible d’éditer les fichiers à signer, une fois qu’ils ont été téléversés dans ConsignO Cloud. Il faut alors les remplacer.
6. Inscrire une date d’expiration	Il s’agit du délai dont dispose le signataire pour signer le contrat. La date choisie doit prévoir suffisamment de temps pour que tous les signataires puissent signer.
7. Cliquer sur l’icône « Champ de texte »
8. Inscrire le libellé suivant : Visa du SAJ	Il est possible de modifier la taille de la boîte en déplaçant le coin inférieur droit de celle-ci.
9. Cliquer sur « Assigner un responsable »	Sélectionner l’avocat qui a révisé le contrat
10. Cliquer sur l’icône « Signataires »	Sélectionner l’avocat qui a révisé le contrat
11. Cliquer et déplacer chacune des boîtes afin de les apposer au bon endroit sur le contrat	Idéalement, la section réservée au visa du SAJ (champ texte et signataire) doit être placée en-dessous des signataires du contrat. La boite réservée au champ texte doit être placée au-dessus de la boîte réservée à la signature de l’avocat.
12. Cliquer sur l’icône « Signataires »	Sélectionner le signataire Veuillez vous assurer que le signataire figure à votre carnet d’adresses ou dans celui du groupe. Si ce n’est pas le cas, consultez cette page pour connaître la procédure d’ajout : https://consignocloud.com/fr/gerer-le-carnet-dadresses/. Le type de signature à sélectionner est : Signature électronique de confiance.
13. Cliquer et déplacer la boîte afin de l’apposer au bon endroit sur le contrat
14. Répéter les étapes 11 et 12 pour chaque signataire	L’ordre dans lequel apparaissent les boîtes est important puisqu’il détermine la chaîne de circulation du contrat. Ainsi, l’avocat ayant révisé le contrat doit être le premier destinataire à recevoir le contrat, afin d’apposer son visa, avant la signature du contrat. Le porteur du dossier détermine ensuite l’ordre des autres destinataires.
15. Cliquer sur « Lancer »
16. L’avocat ayant révisé le contrat recevra un courriel contenant un lien menant vers le champ à compléter et inscrira la mention suivante, à titre de visa	« Visé par le Service des affaires juridiques de l’UQAM » Lorsque l’approbation du Conseil d’administration ou du Comité exécutif est requise, la mention ci-dessus devra de plus prévoir le numéro de résolution.
17. L’avocat ayant révisé le contrat apposera également sa signature.
18.Une fois la mention de visa inscrite par l’avocat ainsi que sa signature, celui-ci clique sur « Lancer », ce qui a pour effet d’envoyer le contrat au prochain signataire identifié précédemment pour signature.	Si plusieurs signataires ont été identifiés, chaque signataire recevra, dans l’ordre précédemment indiqué, un courriel lui demandant de signer le contrat. Avant de pouvoir accéder au contrat, l'identité de celui-ci devra être validée à l'aide du second facteur d'authentification déterminé lors de l'ajout au carnet d'adresses, SMS, appel ou secret partagé (question secrète).
19. Au terme de cette opération de signatures, le porteur du dossier doit télécharger une copie du contrat signé par tous les signataires ainsi que le journal d’audit et l’enregistrer dans un répertoire commun qui fait l’objet d’une sauvegarde institutionnelle.	Le délai de conservation du contrat dans ConsignO Cloud est de 3 mois pour le moment. Il est donc important que le porteur du dossier s’assure, une fois que le contrat est signé par toutes les parties, d’en télécharger une copie pour ses dossiers.
20. Le porteur du dossier doit conserver une copie du contrat dûment signé par tous les signataires.

Étapes à suivre	Notes additionnelles
1.Accéder à la plateforme ConsignO Cloud en vous rendant à https://uqam.consigno.com/
2. Cliquer sur l’icône « Nouveau projet »
3. Choisissez le groupe où sera partagé le projet sous Créer un projet de signature	Attention : Si vous choisissez « Individuel » vous serez le seul à pouvoir accéder à votre projet de signature. Il est suggéré de le partager dans un groupe.
4. Nommer votre projet de signature	C’est ce nom qui apparaîtra dans le courriel envoyé au signataire. Par exemple : « Entente de partenariat avec la société XYZ »; « Contrat de services professionnels avec Mme/M. »; « Entente de cotutelle avec l’Université ABC ».
5. Téléverser ou glisser-déposer le fichier PDF du contrat	Veuillez noter qu’il est impossible d’éditer les fichiers à signer, une fois qu’ils ont été téléversés dans ConsignO Cloud. Il faut alors les remplacer.
6. Inscrire une date d’expiration	Il s’agit du délai dont dispose le signataire pour signer le contrat. La date choisie doit prévoir suffisamment de temps pour que tous les signataires puissent signer.
7. Cliquer sur l’icône « Signataires »	Sélectionner le signataire Veuillez vous assurer que le signataire figure à votre carnet d’adresses ou dans celui du groupe. Si ce n’est pas le cas, consultez cette page pour connaître la procédure d’ajout : https://consignocloud.com/fr/gerer-le-carnet-dadresses/. Le type de signature à sélectionner est : Signature électronique de confiance.
8. Cliquer et déplacer la boîte afin de l’apposer au bon endroit sur le contrat
9. Répéter les étapes 6 à 8 pour chaque signataire	L’ordre dans lequel apparaissent les boîtes est important puisqu’il détermine la chaîne de circulation du contrat.
10. Cliquer sur « Lancer »	Si plusieurs signataires ont été identifiés, chaque signataire recevra, dans l’ordre précédemment indiqué, un courriel lui demandant de signer le contrat. Avant de pouvoir accéder au contrat, l'identité de celui-ci devra être validée à l'aide du second facteur d'authentification déterminé lors de l'ajout au carnet d'adresses, SMS, appel ou secret partagé (question secrète).
11. Au terme de cette opération de signatures, le porteur du dossier doit télécharger une copie du contrat signé par tous les signataires ainsi que le journal d’audit et l’enregistrer dans un répertoire commun qui fait l’objet d’une sauvegarde institutionnelle.	Le délai de conservation du contrat dans ConsignO Cloud est de 3 mois pour le moment. Il est donc important que le porteur du dossier s’assure, une fois que le contrat est signé par toutes les parties, d’en télécharger une copie pour ses dossiers.
12. Le porteur du dossier doit conserver une copie du contrat dûment signé par tous les signataires.

Question fréquentes

Seuls des fichiers PDF peuvent être téléversés, mais l'outil offrira de faire la conversion s'il s'agit d'un autre type. À noter, que les PDF qui sont verrouillés par mot de passe et les fichiets ZIP ne sont pas acceptés.

La limite est de huit (8) documents par projet et de 50Mb par document.

Oui c'est possible de le faire avant l'échéance.

Le projet passe au statut Expiré et il est impossible de le signer. Il faut recommencer le processus avec un nouveau projet.

Si votre projet comporte plusieurs signataires, il est important de prévoir un délai suffisamment long pour que tous puissent signer.

Lorsqu'un instrumentant supprime un projet de la plateforme, il n’est plus accessible. Il est de la responsabilité de l'instrumentant de le télécharger lorsqu'il est complété.

Le projet est supprimé de la plateforme, il n’est donc plus accessible. Il est de la responsabilité de l'instrumentant de le télécharger lorsqu'il est complété.

La date d'expiration correspond au délai durant lequel il est possible de signer le projet tandis que le délai de conservation fait référence à la période durant laquelle le projet complété est conservé sur la plateforme, soit 3 mois.

Il est impossible de modifier un projet de signature après l'avoir lancé, il faut donc recommencer. Toutefois, il est possible de dupliquer le projet et de remplacer le document.

Un bandeau apparaît après avoir cliqué sur le lien envoyé par courriel, on ne peut donc pas accéder au document sans avoir répondu à la question.

Oui, 15 jours avant l'échéance et à plusieurs reprises par la suite.

Oui, mais ils peuvent choisir d'être notifiés pour chaque action complété. Les préférences de notification se trouvent dans la section Mes préférences.

Oui, il est possible de le télécharger avant de signer en cliquant sur Télécharger le document et après avoir signé en cliquant sur Télécharger le document du projet non-final qui apparaitra dans un bandeau.

Oui, il est possible de faire une signature manuscrite à l'écran ou de téléverser une signature existante. Par défaut, il s'agit d'une signature en caractère standard.