Adoptée le 14 septembre 2018 et modifiée le 16 mai 2024 par le Service des archives et de gestion des documents et les Services informatiques – Direction de la sécurité de l'information conformément aux dispositions des articles 5.3, 6.4 et 6.5 de la Politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles.
L'UQAM fournit aux cadres, employées et employés plusieurs types d'espaces de stockage de documents ou d'informations numériques. Ces espaces sont des espaces communs de partage et de collaboration pour les unités académiques et administratives ou des espaces de stockage personnels, dédiés à chacune, chacun des utilisatrices, utilisateurs.
Les objectifs de cette norme sont de:
La norme s'appuie principalement sur la Politique no 26 de gestion des informations institutionnelles.
Elle est également reliée aux documents d’encadrement suivants :
Information institutionnelle numérique : Toute information, qu’elle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins administrative, légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée pour sa valeur historique.
En conformité avec le règlement no 9 sur les archives de l’Université, les travaux personnels des enseignantes, enseignants et chercheures, chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique. Également, les documents personnels ne sont pas considérés comme de l’information institutionnelle numérique.
Document institutionnel numérique : Document contenant des informations institutionnelles regroupées en un tout selon une forme documentaire définie en fonction de l'activité concernée et exprimé sous forme de fichier numérique.
Types d'espace | Solutions technologiques | Quels types d'informations devraient s'y trouver? | Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver? | Consignes et considérations particulières |
|---|---|---|---|---|
| Espaces de stockage communs pour les unités | Répertoires réseau partagés Constellio | Documents institutionnels numériques créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM, versions préliminaires et finales. Par exemple:
| Documents personnels numériques relatifs à la carrière à l'UQAM. Documents personnels non liés à l’emploi (ex. photos personnelles, musique, recettes, déclaration d’impôt, etc.). | La gestion des accès doit faciliter le partage des informations et la collaboration à l'intérieur d'une unité ou d'un groupe de travail. Tous les documents institutionnels doivent être dès leur création dans les répertoires réseau partagés afin d'assurer la relève des activités. Les répertoire réseau partagés doivent être organisés selon le plan de classification de l'UQAM. |
Plateformes de collaboration
| Wiki Confluence | Informations institutionnelles numériques à consulter à l'écran, qui doivent être accessibles rapidement, modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir. Par exemple:
| Fichiers attachés directement dans une page vide. | Les créateurs responsables des documents institutionnels finaux doivent les déposer dans un répertoire réseau partagé ou Constellio. |
| Microsoft Teams | Espace institutionnel de travail, de discussions et réunions d’équipe. Par exemple:
| Documents institutionnels numériques à conserver selon le calendrier de conservation (ex. procès-verbaux de la Commission des études). | Les créateurs responsables des documents institutionnels finaux doivent les déposer dans un répertoire réseau partagé ou Constellio. | |
Espace de stockage personnel
| OneDrive | Travaux personnels des enseignants et chercheurs. Par exemple:
Documents personnels numériques relatifs à la carrière d'un enseignant ou d'un employé. Par exemple:
Exceptionnellement, des documents numériques ne pouvant pas être largement partagés en raison de leur caractère confidentiel ou stratégique | Documents institutionnels numériques devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation. Documents numériques dont l'accès pourrait être requis par l'unité pour assurer la continuité du service. Documents personnels non liés à l’emploi (ex. photos personnelles, musique, recettes, déclaration d’impôt, etc.). | Aucun document institutionnel numérique ne devrait être hébergé sur une solution de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox, Onedrive personnel, Google Drive, etc.). |
| Disque dur de l'ordinateur | Documents institutionnels numériques devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation. Documents personnels non liés à l’emploi (ex : photos personnelles, musique, recettes, déclaration d’impôt, etc.). | Toutes les informations numériques contenues sur les disques locaux sont perdues en cas de perte ou de bris de l'appareil. En cas de remplacement d'un appareil, seules les données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés seront transférées vers le nouvel appareil. |