Préambule et objectifs

L'UQAM fournit aux enseignants, chercheurs, employés et cadres plusieurs types d'espaces de stockage de documents ou d'informations numériques. Ces espaces sont des espaces communs de partage et de collaboration pour les unités académiques et administratives ou des espaces de stockage personnels.

Les objectifs de cette directive sont de:

  1. Permettre à chacun d'identifier quel type d'espace de stockage devrait être utilisé pour répondre à chacun des besoins;
  2. Assurer l'utilisation efficiente des diverses solutions tout en suivant les meilleures pratiques développées dans le domaine universitaire;
  3. Fournir des consignes quant à l'utilisation des diverses solutions;
  4. Assurer le respect des lois et règlements en vigueur, de même que la protection des informations sensibles;
  5. Limiter les risques reliés à l'utilisation non appropriée de l'information.

Cadre juridique

La directive s'appuie principalement sur la politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles. Elle est également reliée aux lois, politiques et règlements suivants :

Définitions

Information institutionnelle numérique : Toute information, qu’elle qu’en soit la date, produite ou reçue par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice de ses activités, d’abord utilisée à des fins administrative, légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée pour sa valeur historique. Les travaux personnels des enseignants et chercheurs leur appartiennent en propre et ne font pas partie de l'information institutionnelle numérique.

Document institutionnel numérique: Document contenant des informations institutionnelles regroupées en un tout selon une forme documentaire définie en fonction de l'activité concernée et exprimé sous forme de fichier numérique.

Typologie des espaces de stockage et consignes d'utilisation

Types d'espace

Solutions technologiquesQuels types d'informations devraient s'y trouver?Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver?Consignes et considérations particulières
Espaces de stockage communs pour les unités

Répertoires de fichiers partagés

  • Répertoires communs (sous Windows)
  • Constellio

Documents institutionnels créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM :

  • Politique, directive, règlement
  • Procès-verbaux et résolution officiels
  • Dossiers d’employés
  • Documents de création, évaluation, coût et modification de programme
  • Plans de cours
  • Contrats, baux, ententes, protocoles
  • Budgets
  • Etc.
  • Documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.).
  • Documents personnels relatifs à la carrière à l'UQAM
  • La gestion des accès doit faciliter le partage des informations et la collaboration à l'intérieur d'une unité ou d'un groupe de travail.
  • Il est fortement conseillé d'inclure tous les documents institutionnels dès leur création dans les répertoires de fichiers partagés.
  • Les répertoires communs doivent présenter une structure normalisée aux premiers niveaux. Le Service des archives et de gestion des documents est à votre disposition pour la création de cette structure.
Wiki
  • Confluence

Informations qui ne nécessitent pas de mise en forme documentaire ou d'impression (à consulter à l'écran) qui doivent être accessibles rapidement, qui sont modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir :

    • Procédures internes

    • Foires aux questions
    • Documentation utilisateur ou d'analyse

    • Notes de réunions de travail

    • Tableaux de bord

    • Informations à diffuser

    • Bases de connaissance

    • Élaboration collaborative du contenu d’un futur document (sans mise en page)

    • Etc.
  • Fichiers attachés directement dans une page
  • Documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation
  • Les espaces comportant plus de trois niveaux de pages ne permettent pas de consulter les informations de façon optimale.
Espaces de stockage personnelsRépertoires de fichiers personnels
  • Disque Z:
  • OwnCloud
  • Onedrive Entreprise
  • Travaux personnels des enseignants
    • Travaux de recherche
    • Données de recherche
    • Notes de cours
    • Recueils de textes
    • Manuscrits de livre
    • Oeuvres
    • Etc.
  • Documents personnels relatifs à la carrière d'un enseignant ou d'un employé de l'UQAM, par exemple:
    • Échelons
    • Assurances individuelles
    • Curriculum vitae
  • Exceptionnellement, des documents ne pouvant pas être partagés en raison de leur caractère confidentiel ou stratégique
  • Documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation
  • Documents dont l'accès pourrait être requis par l'unité pour assurer la continuité du service
  • Documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.)
  • Aucun document institutionnel ne doit être hébergé sur une solution de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox personnel, Onedrive personnel, Google drive, etc.)
Disque local du poste de travail
  • Ordinateur fourni par l'institution
  • Documents et données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés

  • Des documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation

  • Des documents personnels

  • Toutes les informations contenues sur les disques locaux sont perdues en cas de perte ou de bris de l'appareil
  • En cas de remplacement d'un appareil, seules les données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés seront transférées vers le nouvel appareil.

Rôles et responsabilités