Les associations étudiantes reconnues, les groupes étudiants universitaires, ainsi que les groupes d’envergure sont tenus de produire et de maintenir à jour une liste de leurs officières et officiers pour le Bureau des affaires étudiantes (BAÉ).
Votre organisation devra désigner une ou un responsable qui pourra y mettre à jour la liste des personnes officières et administratrices et y inclure tous les documents nécessaires (procès-verbaux, preuves d’assurances, etc.).
Si vous avez DÉJÀ accès au nouveau répertoire
Vous pouvez donc mettre à jour vous-même la liste des personnes officières et administratrices et y ajouter vos procès-verbaux, preuves d'assurances, etc.
Accéder au répertoire des officiers
Si vous n'avez PAS accès au nouveau répertoire
Communiquez avec le BAÉ par courriel pour obtenir une autorisation.
Pour obtenir les services du BAÉ, les associations étudiantes reconnues selon la Politique no 32 et les groupes étudiants reconnus selon la Politique no 51, sont tenus de produire et de maintenir à jour une liste de leurs officiers et officières.
Il est aussi possible pour les associations et les groupes de mandater d’autres personnes (employé·es permanent·es, responsable d’un projet spécifique), et de les ajouter à la liste des personnes autorisées à faire appel au BAÉ. Vous devez procéder de la même façon que pour l’identification d’une personne officière.
Organisation d’événement par et pour les étudiant·es
Signalons que le BAÉ ne traite que les demandes faites par les personnes officières ou mandataires des associations et groupes étudiants reconnus de l'UQAM. Ces groupes et associations étudiantes ne peuvent en aucun cas faire de la sous-traitance ou servir de prête-nom pour des groupes externes (organismes, entreprises, collectifs…) qui souhaitent obtenir des services pour faire des activités sur le campus.
➔ Comment procéder pour l'identification des personnes officières et mandataires
Veuillez désigner une personne officière, parmi la présidence, la trésorerie ou le secrétaire (ou leur équivalent), responsable de la saisie en ligne pour votre association ou votre groupe en nous avisant par courriel. La personne désignée responsable devra fournir son adresse courriel UQAM. Prévoir un délai de 48 heures pour le traitement de votre demande.
Lorsque la demande sera traitée par le BAÉ, un courriel sera transmis à la personne désignée. Celui-ci contiendra le lien pour se connecter au nouveau répertoire électronique des officières et officiers. La procédure pour y naviguer et y effectuer toutes les mises à jour sera également jointe à ce courriel.
➔ Liste des personnes officières et mandataires
Des modifications à la liste sont possibles en tout temps par la personne désignée. Elle devra suivre la procédure à cet effet.
Désignation optionnelle de mandataires et regroupement autour d'un projet spécifique
Définition de mandataire
Nommé·e par une personne autorisée
Pour un projet ou une période
Engage la responsabilité de l’association
Pas de prête-nom, etc.
➔ Éléments requis dans le procès-verbal
Nom complet et acronyme de l’association ou du groupe
Date et lieu de l’assemblée générale ou de la réunion
Nom de la personne qui a présidé l’assemblée générale ou la réunion
Signature du ou de la secrétaire et/ou président·e de l’assemblée ou de la réunion (préférablement les deux signatures)
Ainsi que:
Les noms, prénoms, et postes occupés de chaque membre de l’exécutif (ou employé·e permanent·e) avec la résolution de nomination ou d’élection.
➔ Nomenclature pour les pièces justificatives
AAAA= Année académique
SUJET= (1)Officières, officiers; (2)Assurance; (3)États financiers; (4)Firme comptable
NOMASSOCIATION=
Exemple pour la 1ère version :
1819_Officières, officiers_AED
Pour les versions suivantes durant la même année :
1819_Officières, officiers_AED_2
1819_Officières, officiers_AED_3
* IMPORTANT! Joindre un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale ou de la réunion du CA concernant les élections.