Cycle transactionnel - Écriture de journal (RIG)

Création d'une écriture de journal

  • Les liens d'accès aux différentes applications financières sont disponibles sur le site web des Services financiers et de l'approvisionnement, à l'adresse suivante : https://sfa.uqam.ca/siga/

  • À l'extérieur de l'UQAM, l'activation du VPN est nécessaire pour accéder à l'application.

Marche à suivre

Étapes

1. Accéder à l'application SAFIRH2.

-> https://safirh2.uqam.ca/safirh2/safirh/accueil

2. Sélectionner l'item de menu intitulé « Écriture de journal ». 




3. Cliquer sur l'icône « + » pour initier une nouvelle écriture.



4. Saisir les informations obligatoires dans l'en-tête de l'écriture : 

        1. Type d'écriture : GLRI ;

        2. Catégorie : si votre écriture implique une unité budgétaire regroupée (UBR) qui débute par les chiffres 3 ou 7, sélectionnez la catégorie « FS » correspondant à la première lettre du nom de famille du responsable de l'UBR débiteur (ex. catégorie  « FS5 - VF - FS (P à U) » pour le responsable Tournesol, Tryphon); autrement, laissez ce champ vide ;

        3. Date d'écriture : saisir la date de la transaction ;

        4. Période comptable : saisir la période dans laquelle se situe la date d'écriture ;

        5. Requérant : inscrire le nom du requérant de l'UBR débiteur ;

        6. Description : inscrire une brève description de la raison pour laquelle est effectuée l'écriture (ex. « Frais de publicité interne ») ;

        7. Cliquer sur Enregistrer pour passer à la prochaine étape.



5. Saisir les ventilations : 

        1. Saisir le numéro de l'UBR débiteur (sur lequel la dépense sera imputée) ;

        2. Sélectionner le compte à l'aide de la liste déroulante ;

        3. Cliquer sur Appliquer pour que les autres champs de la ventilation se remplissent automatiquement ;

        4. Saisir le montant dans la colonne Débit ;

        5. Cliquer sur l'icône « + » pour ajouter une ligne de ventilation et saisir les informations pour l'UBR créditeur en suivant les mêmes étapes ;

        6. Cliquer sur la disquette pour enregistrer les ventilations et passer à la prochaine étape.




6. Insérer une pièce justificative.



7. Cliquer sur le bouton Complété pour faire avancer le cycle transactionnel de l'écriture de journal.

Le document sera alors automatiquement transmis au requérant pour être approuvé. 

Un avis lui sera également envoyé par courriel.





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Approbation d'une écriture de journal

Seules les personnes responsables ou détenant un accès en imputabilité (droit de signature) de l'UBR débiteur peuvent approuver le document.

Marche à suivre

Étapes

1. Accéder à l'application SAFIRH2.


2. Sélectionner l'item de menu intitulé « Écriture de journal ». 



3. Dans la barre de recherche, saisir le numéro de la GLRI que vous devez approuver. Ensuite, ouvrir le document à l'aide de la flèche.

4. Vérifier la conformité de l'écriture, notamment les informations inscrites dans la plaquette des ventilations (1) et les pièces justificatives jointes au document (2).

Cliquer ensuite sur les boutons Approbation requérant (3) et Appliquer (4) pour faire avancer le cycle.  L'écriture sera alors transmise automatiquement aux  Services financiers pour vérification financière et report au Grand livre comptable.

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Vérification et suivi de l'état d'une écriture de journal

Marche à suivre

Étapes
1. Accéder à l'application SAFIRH2.-> https://safirh2.uqam.ca/safirh2/safirh/accueil
2. Sélectionner l'item de menu intitulé « Écriture de journal ». 

3. Dans la barre de recherche, saisir le numéro de la GLRI dont vous souhaitez vérifier l'état du traitement. Ensuite, ouvrir le document à l'aide de la flèche.

4. Cliquer sur l'icône « i » pour ouvrir la fenêtre d'informations du cycle d'événement.

5. La fenêtre d'informations du cycle d'événement indique le parcours du document, son statut, ainsi que les étapes complétées jusqu'à présent. 

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(question) FAQ


Le requérant doit toujours être une personne responsable de l'UBR débiteur (sur lequel la dépense sera imputée) ou une personne détenant un accès en imputabilité (droit de signature) sur l'UBR.

Les unités organisationnelles débitrices et créditrices peuvent initier une écriture de journal. Toutefois, il est important d'inscrire le nom de la personne responsable de l'UBR débiteur (ou toute autre personne détenant un accès en imputabilité sur cet UBR) comme requérant de l'écriture, puisque c'est celle-ci qui devra approuver le document avant qu'il soit transmis aux Services financiers pour vérification financière et report.

Les catégories s'appliquant aux UBR 3 ou 7 peuvent être sélectionnées à l'aide de la liste déroulante du champ. Ces catégories sont identifiées par le sigle "FS" et un intervalle de lettres (ex. P à U). La première lettre du nom de famille de la personne responsable de l'UBR débiteur débutant par 3 ou 7 doit être utilisée pour sélectionner la bonne catégorie.

Non, il faut retourner l'écriture à l'état "Initial" pour être en mesure de modifier l'UBR (ou toute autre information de la ventilation).

Vous pouvez créer plusieurs lignes de ventilation au débit, tant que le montant débité équivaut à celui indiqué au crédit et que la personne inscrite dans le champ « Requérant » détient un accès en imputabilité sur l’ensemble des UBR débiteurs.

Si la transaction est refusée, l'écriture de journal revient à l'état "Complété", afin que la personne qui l’a initiée puisse faire les corrections demandées (le cas échéant).

Oui, la saisie d’un numéro de compte est obligatoire pour être en mesure d’enregistrer la ventilation et faire avancer le document vers la prochaine étape du cycle transactionnel. Les comptes ouverts dans l'UBR sélectionné sont affichés dans la liste déroulante de la fenêtre "imputation".
La charte comptable de l'UQAM est également disponible sur le site Web des SFA, dans la rubrique "Documents et informations".

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