Le plan de classification du Service des archives et de gestion des documents a été utilisé comme gabarit pour le registre afin de présenter les activités de l'UQAM de façon synoptique et permettre la réalisation du processus de catégorisation de façon optimale.
Note relative aux informations publiques : les informations catégorisées comme étant publiques concernent les versions officielles pour diffusion de documents produits dans le cadre des différentes activités de l’UQAM. Toute version préliminaire, ébauche ou version non officielle de ces documents sera considérée comme étant de l’information de nature interne.
Cote | Processus / Activité | Description | Détenteur principal | Fiduciaire de l’information | Confidentialité | Intégrité | Disponibilité |
100 | Gestion administrative | ||||||
110 | Historique | Informations relatives à l'évolution historique (croissance, orientation) de l'Université ou de l'une de ses unités. Ces documents témoignent de façon générale de l'histoire de l'UQAM ou de différents événements spécifiques qui ont marqué son développement : célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d'une plaque ou d'un monument. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
111 | Mission, vision et mandat | Informations relatives à la définition et l’évolution de la mission, des valeurs, de la vision et des mandats de l'Université ou l'une de ses unités. Ces documents témoignent notamment de la planification des objectifs généraux et spécifiques de l’UQAM et de la répartition de ses mandats. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
112 | Documents constitutifs | Informations témoignant de la création et de l’existence officielle de l'Université de même que des modifications apportées à ses statuts et documents constitutifs, et qui en précisent les droits, les privilèges et les obligations. | Secrétariat général | Secrétariat général | Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impact sur la performance de l'institution |
113 | Prix et distinctions | Informations concernant l'attribution des prix et distinctions par les unités de l'Université. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
115 | Instances de l’UQAM | Informations créées pour prendre acte de la préparation, des travaux et des décisions prises par les instances de l’Université et pour assurer le bon déroulement, les délibérations et le suivi des réunions des instances de l’Université et de leurs comités : Conseil d’administration, Comité exécutif, Commission des études, Comité d’audit, Comité de la vie étudiante, Sous-commission des ressources, Comité des services aux collectivités, Comité de discipline, Comité de révision, Conseils académiques des facultés, Comités sur les infractions de nature académique, Comité sur les cadres supérieures, cadres supérieurs, cadres et doyennes, doyens, Comité d’intervention et Comité de gouvernance. | Unité assumant le secrétariat de l'instance | Secrétariat des instances | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
116 | Comités de l’UQAM | Informations relatives à la préparation, la tenue, la délibération et le suivi des réunions des comités institutionnels de l’Université de même que des différents comités internes administratifs et académiques de l’Université. | Unité assumant le secrétariat du comité | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
119 | Comités externes | Informations créées dans le but d'assurer le bon déroulement, les délibérations et le suivi des réunions des comités d’organismes externes auxquels participent des membres de l’Université à titre de représentant officiel. Ces documents témoignent des prises de position institutionnelles produites dans le cadre de différents travaux au sein de ces comités. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
120 | Planification et développement | Informations relatives à la planification des activités et des objectifs généraux et spécifiques de l’Université ou l’une de ses unités et qui en établissent les priorités et les orientations. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
121 | Développement organisationnel et amélioration des processus | Informations relatives à une évaluation, une consultation ou une intervention en développement organisationnel dans une unité de l’Université afin d’améliorer les processus administratifs. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
122 | Audit interne | Informations utilisées pour assurer la réalisation des audits internes des processus et activités de l’Université ou de l’une de ses unités via le Comité d’audit de l’UQAM (informations relatives à l'activité ou au processus audité, analyse et tests, services d’assurances et de conseils). | Bureau de l'audit interne | Bureau de l'audit interne | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
125 | Processus de désignation | Informations relatives au processus de désignation tel que prévu au Règlement des procédures de désignation (R3) (voir annexe). | Unité responsable de la tenue du processus de désignation | CONFIDENTIEL | |||
130 | Documents normatifs institutionnels | Informations relatives à la planification et la coordination du processus d'élaboration, d'approbation et de publication des documents normatifs de l'Université dans le Registre numérique des documents normatifs accessibles sur le site Web du Secrétariat des instances : règlement, politiques, directives et procédures. | Secrétariat général | Service des affaires juridiques | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
131 | Procédures | Informations relatives aux étapes à réaliser, moyens à prendre et méthodes à suivre pour exécuter une tâche et réaliser les activités des unités de l'UQAM. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
132 | Délégations de pouvoir | Informations utilisées pour réaliser et documenter les transferts de responsabilités ou de tâches nécessaires pour assurer le suivi des activités d'une unité académique ou administrative de l’Université : répartition et délégation des pouvoirs, délégations financières et autorisations de signature. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
133 | Continuité des opérations | Informations utilisées pour assurer la continuité des opérations et des fonctions critiques de l'Université ou de l'une de ses unités à la suite d'un événement ayant un effet majeur sur sa capacité à réaliser ses activités. Ces informations portent également sur les actions et interventions réalisées lors d‘une gestion de crise. Cette règle est à différencier de la règle 0470.1 Prévention et mesures de sécurité. | Unité responsable | Prévention et sécurité | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
140 | Organigramme et structure organisationnelle | Informations utilisées pour élaborer, documenter et assurer l'évolution des structures académiques et administratives de l'Université ou de l'une de ses unités. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
142 | Régie interne | Informations relatives au fonctionnement interne d'une unité de l’Université et conservés à des fins de gestion courante pour faciliter le déroulement de ses activités. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
144 | Rapports et statistiques | Informations constituées de données qualitatives et quantitatives témoignant de l'orientation, du développement et de l’évolution des principales activités et réalisations de l'Université ou l'une de ses unités sur une base annuelle, périodique ou déterminée. Il peut également s’agir de documents comprenant des données statistiques touchant la gestion administrative et académique de l’UQAM ou de documents témoignant de la réalisation d'enquête ou de sondage. Cette règle s’applique uniquement pour les dossiers qui ne peuvent être reliés à une activité spécifique. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
145 | Correspondance générale de la direction | Informations témoignant des échanges et des relations de la direction d’une unité de l’Université. Cette correspondance est classée par ordre chronologique ou thématique et conservée à des fins de suivi, de référence et de témoignage de ses activités et réalisations quotidiennes. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage restreint | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
146 | Relations avec des organismes externes | Informations témoignant des échanges et des relations entre un membre du personnel représentant de l’Université et un organisme externe. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
147 | Relations avec les unités de l’UQAM | Informations témoignant des échanges et des relations de nature générale entre une unité et d’autres unités de l’Université et n'étant pas considérées dans un processus plus spécifique. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
150 | Gestion de l'information institutionnelle | Informations relatives à la gestion de l'information institutionnelle : protection des documents essentiels, gestion des documents de référence, gestion des documents semi-actifs (transfert et destruction des documents, gestion des emprunts et contrôle des accès, gestion des dépôts), contrôle de la confidentialité, indexation des procès-verbaux, organisation de présentations et de séances de formation au personnel, interventions dans les unités, gestion des systèmes Web et des bases de données, gestion intégrée des documents et gestion des wiki. | Service des archives et de gestion des documents | Service des archives et de gestion des documents | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
151 | Plan de classification | Informations relatives au développement, à l'implantation et à l'utilisation du plan de classification des documents de l'Université, outil permettant le classement et le repérage des documents actifs conservés dans les classeurs physiques et virtuels des employés de l’UQAM. | Service des archives et de gestion des documents | Service des archives et de gestion des documents | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
154 | Formulaire, étiquette, modèle | Informations utilisées pour élaborer, commander, distribuer et utiliser les formulaires, étiquettes et modèles qui ne sont pas déjà considérés dans un processus plus spécifique. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
155 | Calendrier de conservation | Informations relatives à l’élaboration, l’implantation, l’utilisation et la mise à jour du calendrier de conservation des documents de l’Université. | Service des archives et de gestion des documents | Service des archives et de gestion des documents | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
157 | Numérisation des documents | Informations relatives aux projets de numérisation des documents de l'Université. | Service des archives et de gestion des documents | Service des archives et de gestion des documents | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
163 | Propriété intellectuelle | Informations relatives aux certificats de publications de marques de commerce. | Service des affaires juridiques | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
164 | Avis juridiques | Informations témoignant des avis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l'Université : interprétation des lois, règlements, jurisprudence, documents normatifs de l'Université, contrats et autres. | Service des affaires juridiques | Service des affaires juridiques | CONFIDENTIEL Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
166 | Litiges | Informations relatives aux litiges impliquant l'Université. | Service des affaires juridiques | Service des affaires juridiques | CONFIDENTIEL Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
167 | Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Informations relatives au traitement et au suivi des demandes d'accès aux documents publics de l'Université de même que des demandes de renseignements personnels détenus par l'Université conformément à l’application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. | Secrétariat général | Service des affaires juridiques | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
170 | Assurances | Informations relatives à la gestion des contrats et polices d'assurance de l'Université ou de l'une de ses unités couvrant les biens mobiliers et immobiliers, y compris le dossier d’assurances bien et responsabilité civile. On y retrouve également les documents relatifs aux conventions par lesquelles des assureurs s'engagent, moyennant une prime, à indemniser l'Université ou l'une de ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d'assurance se produit (feu, vol, vandalisme, dommage). | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact sur la performance de l'institution |
171 | Réclamations | Informations relatives aux réclamations intentées par ou contre l’Université. Ces réclamations peuvent être majeures -paiement d'une compensation majeure ou exécution d'un acte à la suite de dommages importants subis par l'Université ou l'une de ses unités (vice de construction) ou mineures -exécution d'un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, de dommages causés à la propriété, de pertes ou de vol de matériel, d'un accident, d’un règlement à l’amiable ou par l’intermédiaires d’une compagnie d’assurances. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impact sur la performance de l'institution |
180 | Gestion contractuelle | Informations légales utilisées pour assurer la gestion et le suivi des contrats conclus au nom de l'Université. | Service des affaires juridiques | Service des affaires juridiques | CONFIDENTIEL Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impact sur la performance de l'institution |
200 | Ressources humaines | ||||||
210 | Planification des ressources humaines | Informations relatives à l’analyse des besoins et la planification des effectifs requis pour accomplir la continuité des activités de l’Université de façon ponctuelle pour un projet à court ou long terme. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
212 | Inventaire des effectifs | Informations utilisées pour réaliser, documenter et faire évoluer l'inventaire des effectifs de l'Université ou l’une de ses unités. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
215 | Recrutement du personnel | Informations liées au processus de comblement d’un poste vacant et de recrutement d’un employé de l’Université (personnel administratif et de soutien, personnel cadre, personnel d’enseignement, de recherche et de création). | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
218 | Dossiers du personnel | Informations permettant de suivre la carrière professionnelle d’un employé de l’Université de son embauche à son départ : personnel administratif et de soutien, personnel cadre et cadre supérieur et personnel enseignant (professeur régulier, substitut, invité, professeur-chercheur, maître de langue, chargé de cours, prêt interinstitutionnel, dégrèvement). Ce dossier comprend également les informations relatives au recrutement (affichage), à l'invalidité (accidents de travail et absences maladie longue durée (SAAQ, IVAC)), les avantages sociaux et la retraite. On y retrouve les documents relatifs aux échanges avec la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), les formulaires et horaires de congés, de vacances, de congés de maladie, de congés de maternité ou paternité, d'assurances collectives ainsi qu’à la participation, aux modalités de cotisation, à l’identification des bénéficiaires des différents régimes de retraite du personnel de l’Université (RRUQ, RRCCUQ). | Service des ressources humaines - Dossiers du personnel | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
Informations témoignant de l'engagement du personnel étudiant de l’Université de son embauche à son départ : auxiliaire d'enseignement, surveillant, correcteur et autres. | Service des ressources humaines - Dossiers du personnel | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | ||
Informations permettant de suivre la carrière d’un employé engagé à l'externe par l’Université de son embauche à son départ : agent de sécurité, personnel d'entretien et autres. | Unité responsable | Service des immeubles et de l’équipement | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | ||
230 | Gestion des postes | Informations utilisées pour décrire les différents types de postes existant à l'Université : répartition, abolition, transfert et description de postes des employés par unité administrative et de postes des professeurs par département par année budgétaire. | Vice-rectorat à la vie académique Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
232 | Fonctions et tâches du personnel | Informations utilisées pour décrire les tâches spécifiques réalisées par chacun des membres de l'équipe d'une unité académique ou administrative, de même que l'organisation du travail au sein de l'unité. Ces documents concernent l’analyse, l’évaluation, la répartition et la description des tâches et fonctions de chacun des postes du personnel administratif et de soutien et du personnel enseignant. | Service des ressources humaines Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
234 | Évaluation du personnel | Informations utilisées pour réaliser et documenter le processus d'évaluation des compétences et de la performance du personnel cadre et de soutien de l'Université. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
Informations témoignant de l'évaluation des professeurs. | Service des ressources humaines Départements et écoles | Service du personnel enseignant | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution | ||
236 | Mouvements du personnel | Informations utilisées pour assurer la gestion, le contrôle et le suivi des mouvements de personnel à l'Université : promotions, mutations, affectations, mises en disponibilité, prêts et échanges de personnel, démission. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
240 | Conditions de travail | Informations relatives aux conditions de travail des employés de l'Université : listes d'ancienneté, listes de pointage, documents concernant l'organisation du travail, le salaire, la sécurité d'emploi, la conciliation travail/famille, etc. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
245 | Gestion de la rémunération | Informations relatives à la gestion de la rémunération : structure salariale, administration des conventions collectives, salaires, échelons, échelles salariales, équité, progression salariale et autres. | Service des ressources humaines | ||||
250 | Santé et sécurité au travail | Informations relatives à l'élaboration et au suivi des programmes de santé, sécurité et hygiène au travail ainsi que l’application des normes du travail, l’inspection des milieux de travail et la qualité de vie au travail. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
255 | Avantages sociaux | Informations relatives à l'administration des régimes d'assurances collectives des employés de l'Université. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
260 | Perfectionnement et formation du personnel | Informations utilisées pour élaborer et assurer la gestion et le suivi des programmes de formation et de perfectionnement offerts au personnel de l'Université ainsi que les activités de perfectionnement, cours, échanges et stages suivis par le personnel. | Service du développement organisationnel | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
Informations relatives au contrôle des congés de perfectionnement et sabbatiques des professeurs, notamment des documents décrivant le contenu des activités prévues et réalisées lors de ces congés. | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution | ||
265 | Activités sociales du personnel | Informations relatives aux à l’organisation et la tenue de différentes activités sociales des membres du personnel de l'Université : fêtes d’anniversaire et de retraite, activités sportives et caritatives, chorale, club social et autres. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
267 | Programmes de services au personnel | Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi des programmes de services destinés aux employés de l'Université : programme d'aide au personnel, carte multi-services, programme de santé, services d'assistance, d'évaluation, de référence, de sensibilisation et de prévention. | Service du développement organisationnel | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
269 | Gestion de la retraite | Informations relatives à l’administration de l'indemnité de départ à la retraite des employés de l'Université selon les différents régimes de retraite du personnel (RRUQ, RRCCUQ). | Service des ressources humaines | Service des ressources humaines | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
273 | Avis juridiques – droit du travail | Informations relatives aux avis, opinions et expertises juridiques émis concernant le droit du travail. | Bureau des relations de travail | Service des relations professionnelles | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
275 | Associations et syndicats | Informations relatives aux relations et échanges entre l'Université et les associations et syndicats en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlement de travail (ex. : SEUQAM, SPUQ, SPPEUQAM et autres). | Bureau des relations de travail Service de la rémunération globale | Service des relations professionnelles | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
285 | Négociations et conventions collectives | Informations relatives aux différents processus de négociation réalisés pour établir les conventions collectives et les conditions de travail des membres du personnel de l'Université. Les documents témoignent de la négociation, de l’approbation et de l’application des conventions collectives de travail impliquant l’UQAM et les différents syndicats ou associations représentant les employés. | Bureau des relations de travail Service des ressources humaines | Service des relations professionnelles | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
290 | Mesures disciplinaires | Informations relatives au signalement, à l’application et au suivi d’une mesure disciplinaire appliquée à un employé de l’Université. | Bureau des relations de travail Service des ressources humaines - Dossiers du personnel | Service des relations professionnelles | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impact mineur sur l'institution |
295 | Conflits de travail | Informations utilisées pour assurer le suivi et la gestion des conflits de travail, traitement et suivi des plainte, litiges et griefs (documents concernant les moyens de pression, grèves, lock-out et arrêts de travail) ainsi qu'aux réclamations santé et sécurité. | Bureau des relations de travail Service de la rémunération globale | Service des relations professionnelles | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
300 | Ressources financières | ||||||
305 | Financement | Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi du financement des activités de l'Université : emprunts et placements, tarification, compagnes de financement et de souscription, subventions gouvernementales. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
310 | Budgets | Informations utilisées pour réaliser la planification, l'adoption, le contrôle et le suivi des budgets de l'Université ou l'une de ses unités : structure budgétaire, règles et plans budgétaires, prévisions budgétaires annuelles et cadre général (budgets de fonctionnement et d’investissement), prévisions budgétaires et demandes budgétaires provenant des unités administratives, modifications budgétaires (fonctionnement et investissement), dépenses et revenus estimés, fonds de fonctionnement, fonds d'investissement et fonds en fidéicommis, fonds sans restrictions, budgets approuvés, plans de redressement ou d'équilibre budgétaire, rapports budgétaires sommaires et détaillés (version unité budgétaire). Cette règle porte également sur les formulaires de contribution à la Fondation UQAM et le dossier financier de Centraide (liste des donateurs avec montant des dons et cartes de souscription). | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
314 | Fonds avec restrictions | Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des fonds avec restrictions de l’Université ou l’une de ses unités. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
316 | Fonds des immobilisations | Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des fonds d'immobilisation de l’Université ou l’une de ses unités. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
320 | Comptabilité | Informations utilisées pour préparer, contrôler, enregistrer et analyser les informations relatives aux dépenses et revenus de l’Université ou l’une de ses unités de même qu'aux comptes à recevoir, opérations bancaires, paiements de fournitures, paiements de matériel et services et autres transactions financières. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
321 | Comptes à payer | Informations relatives à la gestion des comptes à payer de l’Université. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
323 | Comptes étudiants | Informations utilisées pour assurer la gestion des comptes étudiants et des frais de scolarité. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
328 | Gestion de la paie | Informations relatives à la gestion de la paie et aux opérations liées au versement des salaires des employés de l'Université. | Services financiers et de l'approvisionnement Service des ressources humaines | Services financiers | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
335 | États financiers, vérification et audit | Informations utilisées pour récapituler et produire les états financiers de l'Université de même que pour assurer les activités de vérification interne et externe des activités financières de l'UQAM. Cette règle porte également sur l'audit externe via l’engagement d’auditeurs externes par l’Université pour émettre une opinion sur une information à auditer telles que des subventions octroyées par des organismes provinciaux. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
350 | Fiscalité | Informations relatives aux impôts et taxes des différents niveaux de gouvernements tels que l'impôt fédéral, provincial et municipal, la taxe de vente, TVQ, TPS, la taxe d'accise, de douane et les crédits fiscaux pour la recherche. | Services financiers et de l'approvisionnement | Services financiers | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
400 | Ressources mobilières et immobilières | ||||||
410 | Transactions immobilières | Informations relatives au développement du campus en matière immobilière, à l'acquisition (achat et location) des espaces nécessaires au fonctionnement de l'Université, la vente et la disposition des immeubles, terrains et locaux appartenant à l'UQAM ainsi qu'à la location d'espaces (espaces commerciaux, bureaux et laboratoires) à des locataires externes. | Service des entreprises auxiliaires | Service des immeubles | CONFIDENTIEL Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
412 | Aménagement, construction et rénovation des espaces | Informations utilisées pour réaliser les projets d'aménagement, de construction et de rénovation des immeubles, terrains et locaux de l'Université et les activités relatives aux composantes architecturales, mécaniques et électriques des bâtiments dont l'UQAM est propriétaire. | Service de la planification et des projets immobiliers | Service des immeubles | Usage restreint | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
414 | Utilisation et gestion des espaces | Informations utilisées pour exploiter les différents espaces de l'Université tels que les salles de cours, les locaux, les laboratoires, les salles de spectacles et autres. | Service de la planification et des projets immobiliers | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
Informations relatives à la gestion et l'exploitation des stationnements de l'Université. | Service des entreprises auxiliaires | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | ||
420 | Acquisition de biens et services | Informations utilisées pour réaliser l'acquisition de biens, services et travaux de construction requis par l'Université ou l'une de ses unités, et pour assurer la gestion des fournisseurs en lien avec l'UQAM. | Direction des approvisionnements aux services financiers | Approvisionnement | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts mineurs sur l'institution | Impacts mineurs sur l'institution |
422 | Utilisation de biens et services | Informations utilisées pour assurer la gestion des services et des ressources matérielles de l'Université, notamment la gestion des équipements (manuels d’instruction et d’installation), le contrôle du prêt d’équipement aux employés (réparation, vente, emprunt) et le matériel répertorié dans les unités. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts mineurs sur l'institution |
424 | Disposition de biens | Informations utilisées pour procéder à la disposition de biens, matériel et équipements déclarés en surplus par les différentes unités de l'Université. | Direction des approvisionnements aux services financiers | Approvisionnement | Usage interne | Impacts mineurs sur l'institution | Impacts mineurs sur l'institution |
430 | Entretien et réparation des immeubles | Informations relatives à l'entretien, au maintien, à l'amélioration et la remise en état des composantes des bâtiments et des terrains de l'Université, de même que du matériel et des équipements : entretien et réparation des terrains et immeubles, plomberie, chauffage, électricité, éclairage, menuiserie, climatisation, vérification et réparation du matériel et de l'équipement, maintien des actifs. | Service des immeubles | Service des immeubles | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
435 | Entretien ménager et sanitaire | Informations utilisées pour réaliser les opérations d'entretien ménager et sanitaire à l'Université tels que la gestion des déchets, le déneigement, la gestion parasitaire, le lavage des vitres extérieures et le nettoyage des planchers. | Service des immeubles | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
440 | Véhicules | Informations relatives à la gestion, l'entretien et l'utilisation de la flotte de véhicules acquis ou loués par l'Université et utilisés pour le transport de passagers, de marchandises et de matière dangereuse. | Service des immeubles | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
442 | Conciergerie et logistique | Informations utilisées pour assurer la gestion des opérations de conciergerie à l'Université telles que l'installation, l'ajustement et le remplacement de mobilier, garnitures de fenêtres, luminaires et éléments muraux. | Service des immeubles | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
445 | Transport | Informations utilisées pour réaliser la réception et l'expédition de marchandises, de mobilier et d'équipements de l'Université avec ses partenaires de même qu'entre les différents pavillons et campus de l'UQAM. | Service des immeubles | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
447 | Courrier et colis | Informations utilisées pour assurer la gestion du courrier à l'Université. | Service des immeubles | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
450 | Alimentation | Informations utilisées pour assurer la gestion des services alimentaires offerts aux membres de la communauté de l'Université tels que la restauration, le service de traiteur et les distributeurs automatiques. | Service des entreprises auxiliaires | Service des entreprises auxiliaires | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
460 | Installations et équipements sportifs | Informations utilisées pour assurer la gestion, l'entretien et la réparation des installations, matériel et équipements du Centre sportif de l'Université (gymnases, salles d'entraînement, piscines, plateaux sportifs, base de plein air, terrains extérieurs). | Services à la vie étudiante | Service à la vie étudiante | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
470 | Prévention et mesures de sécurité | Informations concernant l’organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité à adopter à l’Université en cas de situation d’urgence. Ces informations portent sur la gestion des opérations, les analyses de risque et technologies de sécurité, les investigations et la prévention et les interventions contre les incendies. | Service de la prévention et de la sécurité | Service de la prévention et de la sécurité | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
Informations liées à la gestion des matières dangereuses en conformité avec les différentes obligations légales et règlementaires en vigueur (permis institutionnels délivrés par la Commission canadienne de la sûreté nucléaire (CCSN) et de l’Agence de santé publique du Canada (ASPC)). Ces documents concernent l’analyse, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l’Université : matières radioactives (radio-isotopes), substances chimiques, déchets dangereux et autres. | Service de la prévention et de la sécurité | Service de la prévention et de la sécurité | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | ||
471 | Incident, infraction et sinistre | Informations relatives aux interventions de sécurité réalisées à la suite d’un incident, d’une infraction, d’un sinistre, d’un crime, d’un vol, d’un acte de vandalisme, d’un accident, d’un déclenchement de système d’alarme ou toutes autres interventions survenues dans les bâtiments, locaux et terrains de l’Université. | Unité responsable | Service de la prévention et de la sécurité | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
475 | Serrurerie | Informations utilisées pour assurer la gestion et le contrôle du système de clés de l'Université (contrôle de la distribution des clés, gestion des verrous numériques). | Service des immeubles | Service des immeubles | CONFIDENTIEL Usage restreint | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
480 | Gestion environnementale et développement durable | Informations utilisées pour la réalisation d’activités en matière de gestion environnementale et développement durable à l'Université telles que la gestion des matières recyclables, la gestion de l'énergie, la réduction de la pollution, l'approvisionnement responsable et le transport durable. Ces informations témoignent aussi des formations, de la recherche et des services de consultation offerts à la communauté universitaire en matière de gestion environnementale et de l’application de la Politique en matière d'écoresponsabilité, notamment la tenue du Comité institutionnel d’application de la Politique en matière d’écoresponsabilité et la production d’un inventaire quinquennal sur les émissions de gaz à effet de serre. | Vice-rectorat au développement humain et organisationnel | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
483 | Qualité de l’air | Informations utilisées pour assurer et mesurer la qualité de l'air à l'Université. | Service des immeubles | Service des immeubles | Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
490 | Ergonomie | Informations utilisées pour assurer l'analyse et l'application de principes et méthodes ergonomiques aux aménagements, postes de travail et équipements. | Service du développement organisationnel | Service du développement organisationnel | Usage interne | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
500 | Enseignement | ||||||
510 | Structures organisationnelles de l’enseignement | Informations portant sur la gestion et le fonctionnement des structures organisationnelles de l'enseignement : création et organisation des facultés, départements et écoles et gestion des régimes d'études (admission, inscription, évaluation des étudiants et émission de diplômes). | Facultés | Faculté responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
520 | Programmes | Informations utilisées pour l’administration générale des programmes d'enseignement de premier cycle et de cycles supérieurs de l'Université : évaluation, création, description, modification, implantation et fermeture des programmes d’étude. | Facultés | Faculté responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
523 | Accréditation et agrément de programme | Informations utilisées pour assurer la réalisation d'un processus d'accréditation ou d'agrément d'un programme de l'Université par un organisme externe tels qu'un ordre professionnel ou une corporation. | Facultés | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
524 | Formation continue | Informations utilisées pour assurer le développement et le suivi des activités de formation continue offertes par l'Université à la clientèle interne et externe telles que les formations à la carte, la formation sur mesure et les certifications. | Esg+ | Faculté responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
526 | Coûts de programme | Informations utilisées pour réaliser les analyses de coûts de programme, notamment les évaluations de coûts réalisées dans le cadre des processus de création et de modification des programmes : étude des coûts-bénéfices, des ressources requises et des revenus générés. | Bureau d’évaluation et d’analyse financières | Faculté responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
531 | Calendrier universitaire | Informations utilisées pour assurer l'élaboration, le suivi et les modifications du calendrier universitaire de l'Université. | Facultés | Faculté responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
532 | Organisation des sessions | Informations utilisées pour réaliser l'organisation des sessions et la l'attribution et répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée. | Facultés Départements et écoles | Faculté responsable | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
534 | Stages et formation pratique | Informations utilisées pour assurer la gestion des stages, des stages d'enseignement et des activités pédagogiques de formation pratique offerts aux étudiants de l'Université. | Bureau de la formation pratique Départements et écoles | Département responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
Informations relatives aux stagiaires agissant à titre d’intervenant en services d’aide psychologique lors d’un stage effectué au Centre de services psychologiques dans le cadre de leur programme de doctorat en psychologie. | Centre de services psychologiques | Département responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution | ||
535 | Cours | Informations utilisées pour développer, élaborer, dispenser, assurer la gestion et le suivi des cours offerts par les professeurs, chargés de cours et maîtres de langues de l'Université. | Départements et écoles | Département responsable | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
536 | Écoles d’été | Informations utilisées pour assurer le développement et la gestion d'une école d'été par l'Université qu'elle se déroule sur le campus ou à l'extérieur. | Départements et écoles | Département responsable | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
540 | Évaluation des enseignements | Informations utilisées pour réaliser et assurer le processus d'évaluation des enseignements par les étudiants sur les enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'Université. Ces informations concernent tout ce qui est relatif à la conformité des enseignements offerts par les enseignants relativement au descriptif du cours et des objectifs énoncés. | Départements et écoles | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
542 | Encadrement des étudiants | Informations utilisées pour encadrer les étudiants lors d'activités d'habilitation à la direction ou codirection de mémoire et thèse. | Facultés | Département responsable | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
552 | Examens et travaux étudiants | Informations utilisées pour réaliser l'évaluation des apprentissages dispensés aux étudiants tels qu'examens, travaux ou concours. | Départements et écoles | Département responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
554 | Mémoires et thèses | Informations relatives aux travaux réalisés par les étudiants dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat, ainsi que les documents nécessaires au suivi du dépôt final, de l'évaluation, de l’autorisation de reproduction, de la confidentialité, de la soutenance et de la diffusion du mémoire ou de la thèse. | Facultés Registrariat | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
556 | Diplomation | Informations relatives au contrôle de l'émission des grades, diplômes, certificats et attestations d'études aux étudiants ayant complété leur programme d'études. | Registrariat | Registraire | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
Informations comprises dans le relevé de notes officiel des diplômés de l’Université présentant l’ensemble des notes obtenues par un étudiant dans le cadre d’un programme d’études (anciennement dossiers cartons : relevé de notes avec code à barres imprimé au laser). | Registrariat | Registraire | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
600 | Recherche et création | ||||||
603 | Organisation et gestion de la recherche | Informations relatives à l'organisation et la gestion de la recherche et de la création à l'Université et dans le milieu universitaire. | Service de la recherche et de la création | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
605 | Financement de la recherche et de la création | Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi de l'ensemble des sources de financement de la recherche et de la création, tels que les programmes de financement, les commandites de recherche, les fonds institutionnels de recherche, les partenariats, les bourses et les demandes de subventions (comptes budgétaires de recherche des professeurs-chercheurs, unités, centres ou chaires). Ces sources de financement peuvent être internes ou externes (organismes publics ou privés). Le dossier du professeur-chercheur fait l'objet de la règle 0218.1. | Service aux collectivités Service de la recherche et de la création | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
608 | Éthique et déontologie | Informations relatives aux règles d'éthique et normes déontologiques à respecter lors de la réalisation de projets de recherche telle que l'obtention d'une approbation éthique (certificats) de la recherche (êtres humains, animaux, risques biologiques). | Unité responsable | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
609 | Gestion des animaux de laboratoire | Informations utilisées pour assurer la gestion des animaux de laboratoire en conformité avec les différents comités d'éthique animale, tels que le Comité institutionnel de protection des animaux (CIPA) et le Conseil canadien de protection des animaux (CCPA), ainsi que différents organismes subventionnaires. | Services des animaleries | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
610 | Recherche institutionnelle | Informations relatives aux activités et projets réalisés à l'Université qui sont en appui aux activités de l'institution ou de l'une de ses unités, ainsi qu'à la planification institutionnelle. | Services de soutien et de développement académiques | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
612 | Unités de recherche et de création | Informations relatives à la création, au processus d'accréditation et au fonctionnement des centres, chaires de recherche, laboratoires, groupes ou instituts de recherche de l'UQAM de même qu’à l’organisation et la gestion de leurs activités. | Unité responsable | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
615 | Projets de recherche et de création | Informations utilisées pour assurer la gestion et la mise en œuvre des différents projets de recherche conduits par des unités de recherches reconnues par l'Université. | Service de la recherche et de la création Facultés | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
620 | Organismes subventionnaires et partenaires | Informations relatives aux organismes subventionnaires (gouvernementaux, privés, d'enseignement, industriels, communautaires) et organismes de coopération partenaires en recherche-innovation (recherche, création et formation). | Unité responsable | Faculté responsable | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
622 | Chercheurs | Informations relatives à l’inscription des stagiaires postdoctoraux poursuivant leurs recherches à l’Université. | Facultés | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
635 | Transfert et mobilisation des connaissances | Informations relatives aux activités mises en oeuvre afin de favoriser l'échange de savoir, de valoriser la recherche et de promouvoir le transfert et la mobilisation des connaissances. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
700 | Étudiants et collectivité | ||||||
704 | Recrutement des étudiants | Informations relatives aux activités et aux actions de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants : journées portes ouvertes, tournées universitaires dans les collèges et écoles secondaires, présentations, séances d'information et activités de promotion (congrès, kiosques, salons, campagnes publicitaires), planification des activités et des actions de recrutement institutionnelles avec les facultés, comités de recrutement et de promotion institutionnelle, infolettre et séquences de communication. Les bases de données Recrutement des étudiants et Banque de données institutionnelles du Dossier académique permettent au Registrariat d'effectuer des relances courriel auprès des futurs étudiants et des nouveaux étudiants admis. | Bureau du recrutement | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
706 | Population étudiante | Informations relatives aux prévisions de la population étudiante. Les statistiques et données de recensement sur l’inscription, l’admission et la diplomation permettent la production de la version officielle de la déclaration de la clientèle (statistiques d’inscription et d’admission par programme) nécessaire au financement de l'Université. | Registrariat | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
712 | Admission | Informations relatives au processus d’admission des étudiants via les tests d’admission et de sélection complétés par les candidats (épreuves institutionnelles de compétences linguistiques, entrevues et tests administrés par les facultés et écoles). | Registrariat | Registraire | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
714 | Inscription | Informations relatives au processus d’admission et d'inscription des étudiants à l'Université consignées dans la Banque de données institutionnelles du Dossier académique : conditions générales et particulières d'admission, informations recueillies sur les candidats, contingentement, descriptifs des programmes, cours, horaires et autres renseignements relatifs aux inscriptions disponibles sur les sites Web des Facultés. | Registrariat | Registraire | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
716 | Dossiers étudiants | Informations permettant de retracer le cheminement académique d'un étudiant de l'Université (y compris les auditeurs libres), de son admission jusqu'à son départ. | Registrariat | Registraire | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
Informations relatives aux candidats ayant effectué une demande d'admission (tous les cycles universitaires confondus) à un programme d'études de l'Université mais qui après analyse du dossier par le Registrariat, se sont désistés, ne se sont pas inscrits ou ne sont pas admis. | Registrariat | Registraire | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
718 | Notation et évaluation des étudiants | Informations utilisées pour assurer la collecte, la remise, la révision, la modification et les attestations de notes des étudiants. | Registrariat Départements et écoles | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
719 | Intégrité académique | Informations relatives au processus d’intégrité académique au sein de l'Université. Ces informations concernent les procédures applicables dans les cas d’infractions de nature académique commises par un étudiant pendant un cours et signalés par la Faculté (plagiat, copiage, tricherie lors d’un examen, travail ou stage) et les cas de fraude à l’admission signalés par le Bureau de l’admission (falsification de document), constituant des infractions au sens du Règlement no 18 de l’Université. Ces informations témoignent du signalement, de l’enquête, de l’assemblage de documents, de la tenue de réunion par le Comité facultaire sur les infractions de nature académique et par le Comité institutionnel sur les infractions de nature académique, de la décision, de la rédaction du rapport et de la demande d’appel par l’étudiant, s’il y a lieu. | Services de soutien et de développement académiques | Faculté responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
720 | Services aux étudiants | Informations relatives à la gestion des services de location de vestiaires offerts aux étudiants, à la gestion des cartes d'identité UQAM et à la gestion des résidences universitaires de l’Université (hébergement). | Service des entreprises auxiliaires | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
722 | Soutien financier aux étudiants | Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi de l'aide financière aux études offerte aux étudiants de l'Université, notamment le programme de prêts et bourses offert par le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur, les activités de soutien socioéconomique et le programme études-travail. Y est compris le dossier regroupant les informations sur les étudiants qui postulent au programme de prêt et bourses du gouvernement du Québec. | Services à la vie étudiante | Services financiers | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
Informations relatives à la gestion des concours de bourses (de prestige) et de prix accordés par l'Université et par différents organismes externes non gouvernementaux. Y est compris le dossier regroupant les informations sur les étudiants qui postulent à des concours et offres de bourses auprès de l'Université et d'organismes externes non gouvernementaux. | Services à la vie étudiante | Services financiers | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
730 | Activités étudiantes | Informations relatives à la gestion, la mise en place et le suivi des activités et services réservés aux étudiants de l’Université afin de favoriser leur participation et socialisation : activités d'accueil lors de la rentrée, activités d’intégration des personnes handicapées, activités communautaires et de loisirs, activités de soutien à la recherche d'emploi et d'orientation en employabilité, activités socioprofessionnels, d'aide et de soutien à l'apprentissage (séances d'examens), services offerts par le Centre sportif, services en santé mentale, concours et compétitions académiques, ligue centrale d'improvisation, centre d'écoute Halte-ami, radio CHOQ, soirées rencontres, midis-causeries et autres. | Services à la vie étudiante | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
735 | Mobilité étudiante | Informations utilisées pour développer et assurer la gestion et le suivi des programmes de mobilité étudiante pour les formations hors Québec dans les universités associées à l’UQAM : programmes d’accueil et d'échange d'étudiants internationaux (étrangers) et québécois, veille stratégique des programmes et bourse à la mobilité. | Service des relations internationales | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts mineurs sur l'institution | Impacts mineurs sur l'institution |
Informations utilisées pour assurer le suivi de chacune des candidatures déposées par les étudiants et stagiaires pour les différents programmes de mobilité étudiante (programmes d'échanges étudiants internationaux (étrangers)). Il peut s'agir d'étudiants de l’Université qui participent à des programmes à l’international ou des étudiants d’autres institutions participant à des programmes de l’UQAM. | Service des relations internationales | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
740 | Organisations étudiantes | Informations relatives à la création et aux activités des groupes étudiants de l'Université tels que les associations étudiantes (facultaires et de programme), groupes étudiants d'envergure, groupes étudiants agréés, groupes étudiants candidats à l'agrément, organismes à but non lucratif, coopératives étudiantes, cafés étudiants, mouvements étudiants ainsi qu'aux activités relatives au développement des équipes sportives institutionnelles. | Services à la vie étudiante Facultés | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
Informations relatives à la reconnaissance des associations étudiantes de l’UQAM. Le dossier corporatif est constitué de deux dossiers distincts : le dossier de reconnaissance et le dossier de fonctionnement. | Secrétariat des instances | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
750 | Diplômés | Informations relatives aux relations entre l'Université et ses diplômés et finissants. Ces informations concernent l’organisation d’activités et des services qui leur sont offerts : bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances, réseautage, galas, remises de prix, retrouvailles, publications, journées conférences, Conseil des personnes diplômées. | Bureau des diplômés | Bureau des diplômés | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts mineurs sur l'institution | Impacts mineurs l'institution |
760 | Services à la communauté | Informations utilisées pour développer et réaliser les projets de formation, de recherche, de création et de diffusion organisés en partenariat avec des groupes externes (groupes communautaires ou populaires, groupes de femmes, syndicats et autres) et répondants aux besoins de la collectivité. | Service aux collectivités | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts mineurs sur l'institution |
Dossier regroupant l'ensemble des informations sur les usagers des services psychologiques offerts au grand public par le Centre : consultations et évaluations effectuées par des étudiants de cycles supérieurs en psychologie et supervisées par des professionnels d’expérience. | Centre de services psychologiques | Centre de services psychologiques | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts mineurs sur l'institution | ||
765 | Recours à la protectrice, le protecteur universitaire | Informations relatives aux dossiers constitués lors de l'examen et du traitement de plaintes ou consultations par la protectrice, le protecteur universitaire qui détient un pouvoir de recommandation. Sous l'autorité directe du Conseil d'administration, la protectrice, le protecteur universitaire reçoit les plaintes des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par les mécanismes administratifs de l'Université ou victimes de discrimination ou de toute forme d'injustice concernant leur personne, leur état ou l'exercice de leurs fonctions dans les cas où tous les autres mécanismes réguliers normalement à leur disposition ont été préalablement épuisés sans succès (conventions collectives, protocoles de travail, règlements de l'Université et autres). | Protectrice, protecteur universitaire | Protectrice universitaire | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
766 | Prévention en matière de harcèlement | Informations relatives à l'administration des programmes, activités et services de prévention en matière de harcèlement (sexuel, psychologique ou discriminatoire) offerts à toutes personnes membres de la communauté universitaire de l’UQAM ainsi qu'au dossier regroupant l'ensemble des informations sur les usagers de ces services. | Bureau d'intervention et de prévention en matière de harcèlement | Bureau d'intervention et de prévention en matière de harcèlement | CONFIDENTIEL Renseignements personnel | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
770 | Partenariats | Informations utilisées pour réaliser le développement de partenariats de l’Université et son internationalisation. Ces informations témoignent notamment des réseaux internationaux et ententes avec des établissements partenaires, l’accueil des délégations étrangères, l’organisation des missions à l’étranger et le soutien du personnel enseignant pour l'internationalisation de leur enseignement et de leurs travaux de recherches et de création. | Service des relations internationales | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts mineurs sur l'institution | Impacts mineurs sur l'institution |
800 | Communications et informatique | ||||||
802 | Identification visuelle | Informations utilisées pour réaliser la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d'identification visuelle de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les logos, en-têtes, vignettes et représentation du nom de l'UQAM. | Service des communications | Service des communications | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
804 | Cérémonies et célébrations officielles | Informations relatives à l'organisation, la coordination et le bon déroulement des cérémonies, célébrations officielles et autres événements spéciaux de l'Université ou l'une de ses unités : inaugurations, fêtes commémoratives, lancements, congrès, colloques, signatures de protocoles, remises de prix et distinctions honorifiques (doctorat honoris causa, médaille de l’UQAM, Prix du mérite de l’UQAM, Prix Reconnaissance UQAM) et autres. | Service des communications | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
Informations relatives à l'organisation des cérémonies de collation des grades des diplômés de l'Université selon le processus de diplomation et des facultés. | Bureau des diplômés | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
806 | Congrès, colloques | Informations témoignant de l’organisation de congrès, conférences et colloques par l'Université ou l'une de ses unités ainsi que de la participation à des congrès, conférences et colloques externes par des membres à titre de représentant de l’Université. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
808 | Allocutions, présentations | Informations utilisées pour élaborer et diffuser les allocutions, discours et autres communications prononcés par des membres de l'Université ou l'une de ses unités ou par des personnalités extérieures invitées à prendre la parole dans le cadre d'activités organisées par l'UQAM. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
810 | Activités artistiques, scientifiques et culturelles | Informations utilisées pour organiser ou témoigner de la participation de l'Université ou l'une de ses unités à des activités artistiques, scientifiques et culturelles (spectacles, semaine des sciences, concerts, salons, lancements et autres), des activités extérieures et des activités de bienfaisance (collecte de fonds, campagne Centraide-UQAM, paniers de Noël, collecte de sang, souscriptions et autres). | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
812 | Expositions | Informations utilisées pour assurer la gestion, l'organisation et la présentation des expositions et activités réalisées par les espaces de diffusion de l'Université tels que la Galerie de l'UQAM, le Centre de Design ou autre. Il peut s'agir de bornes interactives, d’expositions virtuelles d’archives ou d’expositions traditionnelles dans ces espaces de diffusion. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
816 | Collections d’œuvres d’art | Informations utilisées pour assurer la gestion, l'acquisition, la conservation, la préservation et la diffusion de la collection d'œuvres d'art de l'UQAM. | Galerie de l'UQAM | Galerie de l'UQAM | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
822 | Diffusion d’information interne | Informations relatives à la diffusion d'Actualités UQAM, le média électronique institutionnel de l’UQAM portant sur l’actualité universitaire et destiné aux membres de la communauté de l’Université (remplacement du journal L’UQAM). Les informations concernent également le service interne de courriels Info Direction, des plans de communication et de la diffusion du calendrier des événements institutionnels. | Service des communications | Service des communications | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
824 | Publicité, promotion et marketing | Informations utilisées pour réaliser les activités de promotion institutionnelle de l’Université. Ces documents sont relatifs aux communications, campagnes publicitaires, commandites, activités de publicité et de marketing. | Service des communications | Service des communications | CONFIDENTIEL Informations publiques | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
826 | Relations de presse | Informations publiées par les différents médias écrits et électroniques se rapportant aux activités de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les informations diffusées auprès des médias pour annoncer un événement majeur, une activité importante ou toute autre information à communiquer au grand public. | Service des communications | Service des communications | Informations publiques | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
828 | Publications | Informations relatives aux publications administratives, savantes ou scientifiques de l'Université, de l'une de ses unités ou d'un auteur de l'Université, y compris les informations concernant leur préparation et leur diffusion. | Unité responsable | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts académiques et institutionnels | Impacts sur la performance de l'institution |
834 | Reprographie | Informations utilisées pour assurer la gestion de la reproduction de documents telles que l'infographie, l'impression, la reliure et finition, la copie, la télécopie et la numérisation. | Service des entreprises auxiliaires | Service des entreprises auxiliaires | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |
853 | Acquisition des ressources documentaires | Informations utilisées pour réaliser l'acquisition de ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres). | Service des archives et de gestion des documents Service des bibliothèques | Archives | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impact mineur sur l'institution | Impact mineur sur l'institution |
854 | Traitement des ressources documentaires | Informations utilisées pour réaliser le traitement des ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres) et des ressources numériques (livres, périodiques, bases de données, documents audiovisuels) : classification, description, indexation, catalogage. | Service des archives et de gestion des documents Service des bibliothèques | Archives et bibliothèques | Usage interne | Impacts sur la performance de l'institution | Impact mineur sur l'institution |
856 | Diffusion des ressources documentaires | Informations utilisées pour réaliser la promotion, la valorisation et la diffusion des ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres) via des installations, présentoirs, kiosques ou expositions et des ressources numériques (livres, périodiques, bases de données (AtoM, Sofia, Archipel), documents audiovisuels) via le site Web, expositions virtuelles, bornes interactives. | Service des archives et de gestion des documents Service des bibliothèques | Archives et bibliothèques | Usage restreint | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
857 | Utilisateurs des ressources documentaires | Informations relatives aux services offerts aux à la clientèle interne et externe de l’Université utilisant les ressources documentaires physiques et numériques en présentiel ou en ligne (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, bases de données, documents audiovisuels) : prêts de documents et d’équipements spécialisés, prêts entre bibliothèques et interbibliothèques, formations, services-conseils, services de références et de soutien à la recherche et à l'enseignement, salles de consultation, postes informatiques, réservation de salles et autres. | Service des archives et de gestion des documents Service des bibliothèques | Archives et bibliothèques | CONFIDENTIEL Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
858 | Conservation des ressources documentaires | Informations utilisées pour assurer la conservation des ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres) via l’application de mesures de préservation appropriées et de contrôle des conditions ambiantes des dépôts, voûtes et réserves. | Service des archives et de gestion des documents Service des bibliothèques | Archives | Renseignements personnels | Impacts sur pour la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la performance de l'institution |
860 | Développement des ressources audiovisuelles | Informations utilisées pour réaliser la planification, le développement (coûts et évaluation) et l'implantation des ressources audiovisuelles requises pour répondre aux besoins de l'Université ou l'une de ses unités. | Service de l'audiovisuel | Audiovisuel | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
862 | Équipement audiovisuel | Informations relatives à la gestion, l'acquisition et l'emprunt du matériel et de l'équipement audiovisuel de l'Université. | Service de l'audiovisuel | Audiovisuel | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
866 | Productions audiovisuelles et photographiques | Informations utilisées pour assurer la conception et la réalisation des productions audiovisuelles (son, vidéo, multimédia) produites pour les activités d'enseignement, de promotion, d’information, de recherche ou de création de l'Université, l'une de ses unités ou de clients externes de l'UQAM. | Service de l'audiovisuel | Audiovisuel | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
Informations utilisées pour assurer la conception des productions photographiques produites pour les activités d'enseignement, de promotion, d'information, de recherche ou de création de l'Université. | Service des communications Service de l'audiovisuel | Audiovisuel | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels | ||
867 | Utilisateurs de l’audiovisuel | Informations relatives aux services offerts aux utilisateurs des technologies de l'audiovisuel ainsi qu'à la gestion des droits d’accès et des privilèges : salles de cours médiatisées, plateformes d'apprentissage en ligne (Moodle, Panopto), services-conseils, soutien technique à la recherche et projets technopédagogiques. | Service de l'audiovisuel | Audiovisuel | Renseignements personnels | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
871 | Infrastructure technologique | Informations utilisées pour assurer la gestion et l'évolution des éléments reliés à l'infrastructure technologique de l'Université (serveurs, Cloud et autres). | Services informatiques Unité responsable | Informatique | CONFIDENTIEL Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
872 | Équipement informatique | Informations relatives à la gestion, l'acquisition et l'emprunt du matériel et de l'équipement informatique de l'Université tels que la réseautique, la gestion des postes de travail, les téléphones fixes et les téléphones cellulaires. | Services informatiques Unité responsable | Informatique | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
873 | Logiciels et licences | Informations relatives aux logiciels, progiciels, programmes et applications informatiques utilisés pour assurer le fonctionnement et la gestion des activités de l'Université ou l'une de ses unités. | Services informatiques Unité responsable | Informatique | Usage interne | Impacts académiques et institutionnels | Impacts académiques et institutionnels |
874 | Systèmes informatiques | Informations relatives au développement, à l'implantation, à la gestion, au fonctionnement et à l'utilisation des systèmes informatiques de l'Université tels que les systèmes de gestion administrative et les plateformes d'enseignement. | Services informatiques Unité responsable | Informatique | Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
Information contenue et enregistrée dans le logiciel de collaboration Teams dans le cadre de la collaboration en équipe de travail (membres d’un comité, d’un projet ou d’une unité), dans une réunion ou une conversation privée entre deux ou plusieurs personnes. 0874.2-1P : SITES COLLABORATIFS – ÉQUIPES TEAMS Conversations instantanées et fichiers qui font partie d'un logiciel de collaboration (Teams), organisés en canaux (privés ou publics) dans le cadre de la collaboration avec une équipe de travail (membres d'un comité, d'un projet ou d'une unité). - Canaux Teams; - Discussions; - Équipes Teams; - Fichiers. 0874.2-2P: CONVERSATION D’ÉQUIPES – TEAMS Conversation ou messagerie instantanée dans un logiciel de collaboration (Teams) visant à échanger avec une équipe de travail (membres d'un comité, d'un projet ou d'une unité) en temps réel. Cela inclut les conversations des canaux publics (visibles par tous les membres de l'équipe) et privés (visibilité restreinte). - Discussions. 0874.2-3P : CONVERSATION PRIVÉES ENTRE DEUX OU PLUSIEURS PERSONNES – TEAMS Conversation ou messagerie instantanée qui fait partie d'un logiciel de collaboration (Teams) visant à échanger avec une ou plusieurs personnes de façon privée, en temps réel, des messages textes, des images, des fichiers ou des liens hypertextes. Cela inclut aussi les conversations qui ont lieu dans le cadre de rencontres ou réunions Teams. - Discussions. | Unité responsable | CONFIDENTIEL | |||||
876 | Utilisateurs de l'informatique | Informations relatives aux services offerts et aux demandes de soutien technique effectuées dans le logiciel JIRA par les utilisateurs des systèmes informatiques de l'UQAM. | Services informatiques Unité responsable | Informatique | Renseignements personnels | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
877 | Sécurité informatique | Informations utilisées pour assurer la protection des systèmes et des biens informatiques, la préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données. | Services informatiques | Informatique | Usage interne | Impacts sur la santé/sécurité et la mission | Impacts sur la santé/sécurité et la mission |
890 | Sites Web | Informations relatives à la création, la mise à jour et au développement du site Web de l'Université ou l'une de ses unités. Note : Les documents officiels de l'UQAM diffusés sur le Web seront considérés selon le processus ou l'activité qui les concerne. | Service de l'audiovisuel | Unité académique ou administrative responsable | Informations publiques | Impacts sur la performance de l'institution | Impacts sur la performance de l'institution |