Transition - association étudianteTransition - groupe étudiant
La transition est une étape qui comporte de nombreux défis et dont le déroulement peut avoir des impacts majeurs sur la santé des regroupements de toutes les natures. C’est particulièrement vrai pour les associations et les groupes étudiants ainsi que pour les équipes mises sur pied pour la réalisation d’un projet en milieu étudiant. La période d’étude étant relativement courte, les équipes se succèdent rapidement, ce qui fragilise la vie associative et la durée de vie des projets. Le principal défi réside souvent dans la capacité à assurer la pérennité des projets et une continuité dans les associations et groupes. Pour que les efforts déployés portent fruit au-delà du passage d’une équipe et pour que les nouvelles équipes ne soient pas obligées de recommencer ce travail, la transition doit faire l’objet d’une réflexion active.
La préparation de cette étape demande de l’énergie, mais si elle est bien traversée, elle permet à la relève d’en gagner considérablement, contribue à maintenir la vitalité de la communauté étudiante et, par extension, de l’environnement universitaire. Il revient à chacune des équipes de préparer la transition en fonction de la personnalité et des valeurs de l’association ou du groupe.
Pour vous aider à ne rien oublier, le Service de soutien aux activités étudiantes a préparé une liste à cocher des éléments essentiels pour une transition efficace:
Les associations étudiantes reconnues (politique 32), les groupes étudiants, ainsi que les groupes d'envergure (politique 51) sont tenus de produire et maintenir à jour une liste de leurs officiers pour le SSAÉ. Lorsque cette formalité est remplie, il est possible pour notre équipe de traiter les demandes dans de meilleurs délais.
La mise à jour de vos officiers s'effectue via notre répertoire électronique des officiers et des administrateurs. Seuls les responsables désignés sont autorisés à accéder aux données et à les modifier. Communiquez avec le Bureau des affaires étudiantes par courriel au bae.sve@uqam.ca pour obtenir une autorisation.
Idéalement, ce ne sont pas tous les membres d’une équipe qui quittent en même temps. Si certaines personnes restent, la continuité est certainement plus facile à assurer. Cependant, dans un grand nombre de cas, c’est malheureusement ce qui se produit. Cela ne signifie pas que la transition ne doit pas faire l’objet d’une attention particulière dans le cas où seulement une partie de l’équipe est renouvelée, puisqu’il est rare que tous les membres d’une équipe connaissent l’ensemble des dossiers traités. De plus, le fait de laisser des traces tangibles de son travail sert non seulement aux personnes qui nous suivront directement, mais aussi à celles qui prendront la relève ultérieurement. De manière générale, le simple fait de constituer une mémoire de l’évolution d’un groupe est utile pour toute sa durée de vie. Lorsqu’on joint une équipe, il est toujours très pertinent de saisir les conjonctures qui l’ont menée à ce qu’elle est, pour poursuivre dans cet élan, profitant des forces qui se sont développées, tout en évitant de reproduire des erreurs qui ont été commises par le passé.
La transition est une étape qui se planifie dès l’entrée en fonction et elle se prépare en tout temps. Lorsqu’une équipe ou certaines personnes clés quittent un groupe, il est parfois trop tard pour transmettre de l'information quant aux dossiers, projets et fonctionnement du groupe. Penser à la transition dès le début permet de mieux composer des documents d’information constituant la mémoire du groupe et permet aussi de préparer et de former une relève.
Lorsqu’un événement est frais à notre mémoire, il est toujours plus facile d’en tracer les grandes lignes. Écrire l’histoire d’un groupe au fur et à mesure qu’elle se dessine permet de s’assurer de ne pas oublier certains éléments d’importance et nous évite d’avoir à tout écrire à la hâte en fin de mandat.
Le simple fait de transmettre les dossiers à l’équipe qui succèdera n’est pas suffisant. Encore faut-il que cette équipe connaisse la dynamique de l’association ou du groupe et qu’elle ait pu se familiariser avec son fonctionnement. La meilleure manière d’assurer cette transition est d’intégrer le plus rapidement possible les individus qui composent la nouvelle équipe. Une personne qui gravite autour d’une équipe en place pourra en apprendre progressivement sur l’environnement de travail, sur la culture organisationnelle, sur les dynamiques, ainsi que sur l’ensemble des pratiques.
Trop souvent, la transition entre deux équipes s’effectue sèchement. Une équipe termine son mandat et l’autre amorce le sien aussitôt. Pire, il n’est pas rare que la période estivale amplifie cette coupure. Il n’est pas toujours possible que les deux équipes travaillent de concert durant une certaine période, mais le simple fait de prévoir le tout permet une transition moins radicale. De plus, les membres d’une équipe sortante devraient rester disponibles le temps nécessaire, en cas de besoin.
Les nouvelles équipes doivent prendre connaissance des obligations auxquelles elles sont tenues à titre de Personne morale, à titre d’association étudiante ou de groupe étudiant reconnu, de même que des obligations de natures financières et administratives. En premier lieu, il est essentiel de vérifier que ces obligations ont bel et bien été respectées par l’équipe précédente et, s’il y a lieu, s’assurer que celle-ci s’engage à laisser le tout tel qu’exigé par les lois, règlements et politiques. Ensuite, la nouvelle équipe devrait établir le plus rapidement possible les processus par lesquels elle continuera à répondre à ces exigences, par exemple en attribuant des rôles clairement définis à certaines personnes. Voici les principales responsabilités dont il faut tenir compte.
En fonction de la complexité du groupe, de l’état de l'information qui est transmise, des relations entre les individus qui composent la nouvelle équipe et de nombreux autres facteurs, l’ampleur des défis à relever varie. Certaines attitudes peuvent être adoptées pour favoriser cette transition.
Prenez le temps de vous familiariser avec le contexte et de prendre connaissance des documents qui sont disponibles. Une analyse approfondie de la situation permet de comprendre certains éléments qui peuvent échapper au premier regard et permet d’éclaircir plusieurs zones floues. À cet effet, et dans la mesure du possible, établissez un contact étroit avec les personnes qui vous ont précédé. Si la situation s’avère plus complexe que prévu, n’hésitez pas à demander à l’équipe précédente de mettre à jour les dossiers dont elle était responsable et, le cas échéant, à recourir à un soutien externe.
Prenez connaissance des structures démocratiques, du fonctionnement interne du groupe, des équipes de travail et des comités consultatifs en place, de la définition des rôles en identifiant lesquels doivent être comblés, etc.
N’hésitez pas à recevoir l’aide de celles et ceux qui vous ont précédé, de personnes qui ont déjà vécu ce type de situation ou qui vivent elles aussi une transition. Cela permet souvent de prendre un recul fort bénéfique et permet aussi de saisir des éléments qui peuvent vous échapper. Prenez note que les Services à la vie étudiante offrent un appui et des outils pour vous aider dans ces démarches.
La transition n’est pas la tâche d’une seule personne et la meilleure manière de la traverser est de l’aborder en équipe dans toutes les dimensions. Bien répartir les tâches, déterminer les rôles de chacun et surtout savoir mettre les forces de chacun à contribution est nécessaire à la dynamique de groupe dans le cadre d’une transition et peut faire une grande différence.
Comme dans toutes circonstances, une bonne communication est un élément clé de tout environnement collaboratif. Que chacun soit au courant des démarches des autres évite les confusions, permet à chacun de recevoir un soutien dans ses tâches et assure un déroulement efficace. Les rencontres fréquentes (sans pour autant en abuser) et bien préparées permettent aussi de tracer des portraits généraux de la situation et permettent à chacun de développer une vue d’ensemble.
La meilleure manière de mener à terme une transition est de s’approprier la dynamique du groupe. Chacun possède sa propre manière d’évoluer dans une équipe et de réaliser des projets. S’il est toujours très constructif de s’inspirer de ce qui a pu se faire avant, il ne faut pas chercher pour autant à imiter et à reprendre exactement les mêmes méthodes de travail. Les réalités d’un groupe évoluent et il est important que les individus qui l’animent ne se gênent pas pour lui donner une couleur qui leur est propre.
Dans certains cas, il peut aussi être utile d’analyser et de saisir les résistances de l’environnement interne et externe. Tous les changements ont des impacts, non seulement dans l’équipe qui la subit et sur les membres du groupe, mais aussi auprès des individus et des autres groupes en relation. Il n’existe pas de recette miracle pour apaiser les résistances, mais le simple fait d’établir un dialogue et de chercher à saisir les sources de résistances contribue énormément à améliorer la situation et permet souvent d’identifier des solutions simples. La résistance est souvent due à un inconfort et une insécurité devant l’inconnu. Transformer les résistances en créant de nouveaux systèmes de motivation peut constituer une source de dynamisme fort intéressant.
Fixez-vous des objectifs concrets et réalistes, des étapes de réalisation clairement définies et un calendrier d’opérationnalisation. Détenir une vue d’ensemble du travail à effectuer permet de mieux s’y plonger et de se situer dans l’évolution des dossiers. Assurez-vous que toutes les personnes contribuant à l’élaboration des projets comprennent bien le plan de travail et qu’ils sont à l’aise avec cette manière de fonctionner. Il est d’ailleurs préférable, dans la mesure du possible, d’élaborer ce plan d’action avec leur collaboration.
Il faut aussi se donner le temps et les marges de manœuvre nécessaires pour intégrer un groupe. L’ampleur des tâches à réaliser est souvent plus importante que ce que l’on pouvait prévoir au départ et, de toute façon, il est toujours pertinent de laisser la place à l’imprévu et aux idées qui émergent en cours de route. Se donner des échéances trop serrées et vouloir trop en faire constituent des erreurs que commettent plusieurs nouvelles équipes. Soyez réalistes et n’hésitez pas à reconsidérer votre plan d’action au besoin.
Dotez-vous aussi d’une stratégie qui vous permettra d’évaluer vos démarches au fur et à mesure qu’elles évoluent. Cela vous permettra d’identifier les forces et faiblesses du groupe et de vous réajuster en cas de besoin. Ces évaluations vous serviront aussi à composer des bilans et donc à préparer votre propre relève.
Une bonne transmission des savoirs constitue une base solide pour la relève. Si celle-ci est en mesure de saisir l’histoire du groupe et son évolution dans le temps, elle sera mieux équipée pour entreprendre à son tour des projets qui répondront à la mission du groupe et qui assureront son développement.
L’écriture de bilans des activités d’un groupe et l’évaluation que l’équipe fait de son action restent les meilleures traces qu’elle peut laisser. Ce type de document devrait s’élaborer tout au long d’un mandat et, si possible, dès qu’un projet se termine.
En plus de ces bilans, d’autres documents peuvent être transmis aux nouvelles équipes pour favoriser leur intégration. À cet effet, un «dossier de passation des pouvoirs» peut être élaboré. Une fois réalisé, un tel dossier peut tout simplement être étoffé et actualisé d’année en année. Voici quelques éléments qui peuvent constituer ce dossier :
La tenue d’un camp de formation constitue un moment idéal pour plonger la nouvelle équipe dans la dynamique du groupe, pour échanger et tisser des liens et pour se familiariser avec les outils de travail, les ressources et l’environnement. Il peut aussi s’agir d’un moment privilégié pour inviter des membres de l’ancienne équipe qui viennent transmettre certaines de leurs connaissances et raconter leur expérience. Ce contexte, qui peut être plus ou moins organisé, favorise aussi les échanges entre la nouvelle équipe et celle qu’elle remplace. De manière plus pratique, il est toujours très utile d’ouvrir un espace d’apprentissage. Pensez à :