Le portfolio Mahara est accessible à tous les membres de la communauté universitaire. Toute personne ayant un code MS et un mot de passe, peut, si elle le souhaite, créer son propre portfolio académique.

Toutefois, une utilisation plus encadrée et ciblée est proposée par certains programmes de formation autour de leurs espaces institution dans Mahara (Faculté des arts, Maitrise en enseignement, BEFPT, Majeure en interprétation). Ces programmes offrent des coquilles (modèles) de base avec des collections et des pages prédéfinies, qui facilitent l'utilisation du portfolio. Dans la section Personnaliser du wiki, vous pouvez consulter les renseignements et indications correspondantes au fonctionnement de ces coquilles.  

Notez que si vous faites partie d'une institution, vous n'aurez pas nécessairement à créer des pages ou des collections.