Instructions
- Lorsqu'un employé d'une unité emprunte un dossier ou un document de son unité, celui-ci doit en faire la demande à son supérieur immédiat (cadre responsable), en indiquant dans le Registre d'emprunt des documents institutionnels les informations suivantes :
- Le nom de l'emprunteur
- Le nom de son unité
- Le titre du dossier ou document emprunté (la cote, s'il y a lieu) ou la description de la série de documents ou dossiers empruntés, par exemple, demandes no ABC à demandes no XYZ.
- Le nom du cadre responsable qui autorise l'emprunt
- Mentionner si le dossier ou document contient des renseignements personnels
- La date d'emprunt
- La date de retour
2. Une fiche de sortie comprenant ces mêmes informations doit être insérée à l'emplacement du dossier ou du document emprunté dans le classeur ou à l'endroit où sont placés ces documents.
3. S'il y a lieu, inscrire discrètement le numéro de la cote sur le document au crayon de plomb.
4. Lors du retour du dossier ou du document, l'emprunteur replace celui-ci à son emplacement dans le classeur, retire la fiche de sortie et indique la date de retour dans le Registre d'emprunt des documents institutionnels.
Historique de modifications
| Version | Date | Section | Modifications et explications |
|---|---|---|---|
| 1 | 2020-04-09 | Toutes | Première parution |