Cette page présente les principales caractéristiques et fonctionnalités d’un wiki. Pour plus de détails, consultez les différentes sections de l'espace Aide Wiki - Pas à pas.
Qu’est-ce qu’un wiki ?
- C'est un site web dont les pages peuvent être modifiées ou commentées par les visiteurs, appelés contributeurs.
Il vise à faciliter le partage et la diffusion rapide d’informations.
Pour cela, la mise en page doit rester le plus simple possible.
Le mot "Wiki" est un emprunt de l’hawaïen qui signifie "vite".
Le logiciel du wiki est Confluence, de la compagnie australienne Atlassian. Le nom de la compagnie et leur logo font référence au titan Atlas, condamné à supporter le poids de la Terre sur ses épaules.
L'information est structurée selon des espaces avec ses permissions, qui donnent accès à une hiérarchie de pages.
- Le wiki est accessible avec les principaux navigateurs web et sur les appareils mobiles (téléphone intelligent, tablette, etc.).
- Les navigateurs qui réagissent le mieux sont (dans l'ordre) : Firefox, Chrome, Safari et IE. Chaque navigateur interprète les mises en page de façon légèrement différente.
Il est nécessaire de bâtir l’architecture d’un wiki avant de le remplir pour que l'information soit organisée et cohérente tout en étant facilement repérable.
Ce n’est PAS un système pour la conservation des documents numériques ou un outil de transfert de documents aux archives.
Quels usages en faire ?
- Espace de rédaction collaborative d'un document ou d'un projet (tous sont contributeurs)
- Espace de diffusion et commentaires (un rédacteur, plusieurs lecteurs-commentateurs)
- Espace de suivi de projet (planification, échéancier, attribution de tâches, etc.)
Fonctionnalités de base : créer une arborescence de pages et ajouter du contenu grâce à l'éditeur de texte
Fonctionnalités avancées : utiliser les macros et ajouter des liens hypertextes entre les pages pour créer une arborescence de pages dynamique
Le wiki est un outil complémentaire aux autres plateformes d'information
Chaque plateforme doit être mutuellement exclusive : l’information doit se retrouver à un seul endroit.
| Plateforme | Espaces communs sur réseau
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|---|---|---|---|
| Quoi ? | DOCUMENTS internes d’une unité | CONTENU à partager Pour collaborer et interagir entre collègues d’un même service ou de plusieurs services | CONTENU public Pour diffuser auprès des étudiants, professeurs et employés de l’UQAM ainsi que les clientèles externes |
| Organisation de l'information | Dossiers et documents 1 répertoire = 1 unité = toutes les activités | Espaces et pages 1 espace = 1 accès = 1 activité | Information découpée en pages web 1 site web = accès public = information diffusée |
| Accès | Accès interne | Accès interne/externe | Accès public |
| Contenu |
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| Exemples |
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Le tableau ne tient pas compte des systèmes et bases de données d’affaires : SIGA, Agent, SÉRIEL, etc.
Documentation complémentaire (anglais)
Consultez le guide de Confluence à l'adresse suivante : https://confluence.atlassian.com/display/DOC/Confluence+Documentation+Home
Planifier avant de créer un espace
Même s'il est possible de déplacer une page et une page enfant d'un espace à l'autre et de faire des liens entre plusieurs espaces et pages, il est important de bien planifier l'organisation de l'espace avant sa création.
Types d’informations à ne pas mettre dans un wiki
- Information nécessitant un format standard complet (ex. contrat, politique, etc.)
- Transposition de documents conservés dans des répertoires
- Documents avec mise en page complexe
- Document de plusieurs pages
- Information consignée en vue d’être imprimée
- Information confidentielle
- Suivi de processus nécessitant une approbation officielle
Choisir le bon outil !
- Le wiki est fait pour partager et non pour restreindre les accès.
- Le wiki et le répertoire de fichiers sont complémentaires.
- Le choix entre le wiki et un espace commun sur réseau dépend des types d’information utilisés par l’unité, de ses méthodes de travail et de la taille de l'équipe.
L’affichage des espaces du wiki
Le wiki UQAM contient de nombreux espaces (un peu comme les sites de SharePoint), certains d’accès public (ex : Général) et d’autres d’accès limité (ex : Service des archives).
Après authentification, tous les espaces auxquels les visiteurs peuvent avoir accès leur seront visibles.
- Personnaliser le Tableau de bord :
- Mon travail : Derniers travaux, Visités récemment, Favoris
- Mes espaces
- Personnaliser les Paramètres du profil utilisateur :
- Changer la page d’accueil du site (par défaut = tableau de bord)
- Désactiver les raccourcis clavier
- Paramétrer les notifications par courriel
Structure du wiki
- L'information du wiki est structurée selon des espaces, qui sont de petits sites web indépendants.
- Un espace devrait correspondre à une activité ou un projet et les accès et autorisations devraient être les mêmes dans tout l’espace, pour toutes les pages.
- Chaque espace comporte un accueil à personnaliser et donnant accès aux pages de l’espace.
- Chaque espace comporte un maximum de 3 niveaux de profondeur :
- Espace
- Page
- Page-enfant
- Il est essentiel de prévoir la structure du wiki avant d’intégrer des contenus afin que toute l’information de l’espace soit accessible en moins de 3 clics.
Édition du contenu
- L'interface de modification des pages et sous-pages est un éditeur de texte simple, semblable à Word.
- L’éditeur de texte permet :
- D'insérer des images et des fichiers
- D'intégrer des liens hypertextes vers des sites web externes ou vers d'autres sites du wiki
- D'intégrer des macros (mini-programmes permettant de modifier l'affichage des pages et d'intégrer des gadgets spécialisés)
Gestion des accès et autorisations
- 1 espace = 1 accès = 1 activité/projet
- Il est possible de configurer plusieurs types d’autorisations (affichage, modification, administration, etc.) et de « cacher » des pages aux contributeurs (par exemple, si elles sont en élaboration).
- Une fois votre ou vos espaces créés et configurés, vous serez autonome pour en gérer les accès et les autorisations.
Suivi et collaboration
Le wiki offre certaines possibilités collaboratives, non obligatoires :
- Surveiller des pages afin de recevoir une notification lorsqu'elles sont modifiées
- Commenter le contenu d’une page
- Aimer une page (thumbs up)
- Voir l'historique des modifications d’une page et de revenir à une version précédente
- Modifications simultanées et gestion des conflits de version
- Tâches et mentions d'utilisateurs