Attribution des locaux
En fonction des Politiques no 32, no 34 et no 46 ainsi que des protocoles, l’Université fournit aux associations étudiantes reconnues et aux groupes étudiants universitaires un local et du mobilier de base. En raison de la rareté des locaux disponibles à l’Université, il est possible qu’il soit demandé à des regroupements de partager un même local.
Demande de clés
Les demandes de clés s’effectuent au comptoir du Bureau des affaires étudiantes en complétant le formulaire_demande_cle. Vous devrez fournir le numéro du local ou de l’équipement, le numéro de la clé et un chèque émis au nom de l’UQAM en fonction des coûts unitaires suivants:
- Clé de local: 9,20 $
- Clé de bureau (meuble): 4,60 $
- Clé de classeur: 4,60 $
- Clé de babillard vitré: 9,20 $
- Clé de boîte postale: faites vous-même une copie de cette dernière.
Chaque association ou groupe a la responsabilité d’établir le mode d’attribution des clés et d’assurer le suivi à cet effet.
Changement de barillet
Sur demande et moyennant des frais, une serrure peut être remplacée aux coûts suivants:
- Barillet de local: 40,24 $, clés en sus
- Barillet de classeur: 34,49 $, incluant deux clés
- Barillet de boîte postale: 28,74 $, incluant deux clés
IMPORTANT - barillets du pavillon Aquin
Actuellement, les barillets du pavillon Aquin sont de la marque BEST. Pour des raisons de sécurité, les barillets de la marque BEST seront progressivement remplacés par des barillets de la marque ASSA. Lorsqu’une association étudiante ou un groupe demandera un changement de serrure, celle-ci sera automatiquement remplacée par une serrure ASSA.
Compte tenu d’un travail supplémentaire de serrurerie, le prix pour ce transfert sera plus élevé, soit de 230,53 $. Veuillez noter qu’une fois le transfert vers les barillets ASSA effectué, le coût associé à de futurs changements sera le même qu’en ce moment, c’est-à-dire de 40,24 $.
Accès aux locaux
Les heures d’ouverture des pavillons de l’UQAM sont du lundi au vendredi de 7 h 30 à 23 h et les samedis et dimanches de 8 h à 18 h. L’accès aux locaux est permis durant ces heures.
Accès en dehors des heures d'ouverture
Voici la procédure pour obtenir l’accès en dehors des heures d’ouverture (de façon ponctuelle):
- L’autorisation est délivrée par le Bureau des affaires étudiantes (gestionnaire des locaux) et contrôlée par le Service de la prévention et de la sécurité (responsable de la sécurité sur le campus).
- Les demandes d’autorisation d’accès sont accordées de manière ponctuelle c’est-à-dire pour un événement ou projet qui a une date de début et de fin, des heures déterminées ainsi qu’un local ou un lieu identifié.
- Les demandes doivent être acheminées par courriel au bae.sve@uqam.ca ou au comptoir du AB-8200.
- Les noms des personnes ainsi que leurs codes permanents sont nécessaires.
L’autorisation est assujettie aux règles suivantes :
- Les personnes autorisées devront s’identifier sur demande et accéder au campus par les entrées désignées.
- Les règlements s’appliquent en tout temps à toutes les personnes qui sont dans l'enceinte de l'établissement. Le Service de la prévention et de la sécurité doit en assurer le respect.
Si ces consignes ne sont pas respectées, l’association ou le groupe concerné pourra se voir retirer son privilège d’accès.
L’autorisation d’accès vous sera acheminée par courriel. Vous devez conserver le formulaire estampillé sur vous en tout temps.
Pour les événements spéciaux
Les événements spéciaux peuvent être de plusieurs natures. Il peut notamment s’agir:
- D’une activité d’envergure que vous organisez ou dont vous avez pris la responsabilité, qui se déroule sur le campus avec débordement possible en dehors des heures d’ouverture. Celle-ci est soutenue par un professionnel du Bureau des affaires étudiantes.
- D’une activité ponctuelle se déroulant en dehors des heures d’ouverture ou les débordant.
Les mêmes procédures s’appliquent et les mêmes règlements les concernent. Il s’agit d’effectuer les mêmes démarches, dans un délai d’au moins 48 heures avant la tenue de l’activité. Le formulaire à compléter pour l’accès aux locaux est disponible par courriel au bae.sve@uqam.ca, au comptoir du AB-8200 ou auprès d'un professionnel du Bureau des affaires étudiantes.
Demande d'équipement ou de remplacement
Les associations étudiantes reconnues et les groupes étudiants universitaires peuvent demander des meubles supplémentaires (bureau, classeur, table, chaise, etc.) ou le remplacement de ceux-ci en s'adressant au comptoir du Bureau des affaires étudiantes. Ces équipements sont gratuits et ils seront fournis dans la mesure où ils sont disponibles au Service des immeubles et de l’équipement.
Peinture et appels de services
À moins d'avis contraire, des frais s’appliquent si les groupes ou associations veulent faire peinturer leur local. Il est possible de choisir les couleurs parmi celles proposées par l’Université. Pour les demandes visant des requêtes de service (réparation de composantes des bâtiments, de conciergerie, de nettoyage et d’installation d'accessoires, de sécurisation d'équipement ou de locaux, etc.), vous devez vous adresser au comptoir du Bureau des affaires étudiantes qui acheminera la demande au Service des immeubles et de l’équipement.
Vols et bris
L’Université n’est pas responsable des vols, pertes et bris pouvant se dérouler dans les locaux. La vigilance est de mise et il est fortement suggéré de ne jamais laisser de matériel de valeur sans surveillance. Ne laissez jamais un local déverrouillé si personne ne s’y trouve. Le Service de la prévention et de la sécurité dispose d’une voûte au local A-M865 qui peut être ponctuellement utilisée pour des dépôts de gros montants d’argent. Si vous êtes victime d'un vol, il est important de signaler celui-ci en communiquant avec le Service de prévention et de sécurité (poste 3131).