1.Consulter le Calendrier de conservation et identifier les exemplaires secondaires à détruire :

• l'unité détentrice de l'exemplaire secondaire des documents est l'unité qui possède un exemplaire en circulation (copie) du dossier principal. Cette unité n'est pas responsable de l'exemplaire principal et applique les délais et la disposition prescrits selon l'exemplaire secondaire de la règle.  La disposition finale pour l'exemplaire secondaire est toujours la destruction.

2.Remplir la boîte des documents papier :

• identifier clairement le code 999 au crayon de feutre noir sur le devant de la boîte.
• munir la boîte d'un couvercle.
• sceller la boîte avec du ruban adhésif.

3.Transport des boîtes 999 :

• compléter une demande via le Portail SAGDSAGI.

• sélectionner le service « Destruction de documents confidentiels » et inscrire toutes les informations requises.

• consulter les notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.

4.Expédition des boîtes :

• le SAGD SAGI procède à l’expédition des boîtes de façon sécuritaire à une compagnie de recyclage pour le déchiquetage des documents.