Points importants

• Lors de la programmation de l’événement, sélectionner l’option interdisant toutes possibilités d’enregistrement de la soutenance.
• Assigner le statut d’hôtes ou de co-hôtes de la soutenance aux responsables de la soutenance.
• Quelques jours avant la soutenance, il est important de réaliser une séance dans le local pour vérifier si les équipements sont adéquats pour réaliser l’événement.
• Dans les jours précédant la soutenance, la soutenant.e transmet les documents utilisés (PowerPoint, PDF, Keynote, hyperliens pour le contenu vidéo, etc.) à l’organisateur.trice de la soutenance. Cette dernière, ce dernier pourra alors les transmettre à l’avance aux membres du jury pour qu’ils puissent y avoir accès en cas de difficultés techniques.
• Le jour de la soutenance, déterminer une heure de connexion pour les membres du jury à distance, de 30 minutes avant le début de la soutenance. Cette méthode évitera une situation de cacophonie avec l’auditoire.
• Avant de débuter la soutenance, informer les participant.e.s des règles de prise de parole lors de la soutenance.
• Si la soutenance est en cotutelle, il faudra se renseigner avec l’administration de cette université quant à l’attribution des rôles et responsabilités. Une soutenance en cotutelle ne peut avoir qu’une seule gestion géographique.
• Faire le suivi avec la soutenant.e des avancements sur l’organisation de la soutenance.

Introduction

Ce document servira à vous accompagner lors de l’organisation des soutenances de thèse et tout autre travail de recherche qui devra se dérouler dans un environnement comodal (salle comodale) en utilisant la plateforme de vidéoconférence Zoom UQAM. Il vise à guider l'organisation et la préparation d’une soutenance où l’étudiant.e ainsi que certains membres du jury sont en présence tandis que d’autres membres du jury sont à distance. Il vous sera aussi possible d’avoir un public entièrement ou en partie à distance.

Une salle comodale est un local ayant l’équipement adéquat pour permettre l’interaction entre les participant.e.s à distance et ceux présents dans la salle.

À qui s’adresse ce document

Ce document s’adresse aux étudiant.e.s de 2e et 3e cycle, aux enseignant.e.s, aux membres du jury, aux représentant.e.s du doyen.ne qui auront un rôle et une participation active durant la présentation de la thèse. – Ainsi qu’aux assistant.e.s administratives pour la diffusion de ce document.

Outil technologique privilégié

Il est recommandé d’utiliser la plateforme de vidéoconférence Zoom UQAM pour la tenue d’une soutenance comodale. Cet outil est mis à la disposition de tous les membres de la communauté uqamienne et permet notamment de communiquer à distance, de travailler avec d’autres utilisateurs et de partager des documents en séance.

Soutien disponible

Le Service de l’audiovisuel par l’entremise du Carrefour pédagogique et technopédagogique offre un accompagnement et un soutien technologique à la communauté, en particulier en ce qui concerne l’utilisation de Zoom UQAM. Leur site Web présente le service de vidéoconférence et les outils de référence développés pour se familiariser avec la plateforme.

De plus, le Carrefour pédagogique et technopédagogique du Service de l’audiovisuel met à la disposition de la communauté une documentation sur les outils numériques dédiée à Zoom.

Par ailleurs, un service de clavardage en direct mis sur pied par le Carrefour pédagogique et technopédagogique assure le soutien technique des services technologiques audiovisuels de l’Université. Pour toutes questions sur Zoom ou pour un soutien immédiat avant ou pendant une soutenance, contactez l’équipe de soutien en cliquant ici pour clavarder en direct.

Pour un soutien en salle de cours la journée de la soutenance, il faudra communiquer avec le soutien aux environnements d’apprentissage (SEA) via ce formulaire :
Demande d'assistance en salle de classe - Service de l'audiovisuel - UQAM
https://audiovisuel.uqam.ca/formulaires/demande-dassistance-en-salle-de-classe/

Organisation et déroulement d’une soutenance de thèse comodale

Cadre réglementaire

La soutenance de thèse comodale doit se conformer au déroulement de la soutenance présenté à l’annexe 2 du Règlement no 8 des études de cycles supérieurs. Les éléments présentés dans le présent document concernent la gestion technique de la soutenance et ne se substituent pas à la réglementation institutionnelle.

Avant la soutenance

Réservation d’une salle pour ses fonctionnalités comodales

Quoi réserver?

Les salles comodales à l’UQAM sont souvent adaptées pour ce genre d’événement. Mais ces événements. Par contre, il est possible d’y tenir cet événement dans une de vos salles Facultaires pourvu qu’elle soit adéquatement équipée et fonctionnelle.

Avant la réservation du local, assurez-vous qu’il contienne :

• Une caméra (au minimum)
• Un projecteur
• Un système audio (haut-parleurs)
• Un micro

Il est fortement recommandé de faire valider par l’équipe du service de l’audiovisuel que la salle est adéquatement équipée pour la soutenance comodale.

Programmation d’une réunion Zoom

Une fois la date de la soutenance fixée, il est possible de procéder à la programmation de la réunion pour la date de la soutenance (voir procédure de programmation d’une réunion). Lorsque la réunion est créée, l’invitation peut être copiée puis transférée par courriel aux participant.e.s à la soutenance (doyen.ne ou sa personne représentante, membres du jury, soutenant.e, public et tout autre membre du personnel de soutien en appui à l’organisation de la soutenance).

Qui peut programmer la réunion ?

L’organisateur.trice est la personne qui programme la réunion mais ce n'est pas obligatoirement la personne qui animera la soutenance. C’est pour cette raison qu’il est possible d’ajouter, lors de la programmation d’une réunion, d’autres animateurs.trices à celle-ci.

Qui peut être ajouté dans la section « autres animateurs possibles » ?

L’étudiant.e, le doyen.ne ou sa personne représentante, les membres du jury, soutenant.e, le public et tout autre membre du personnel de soutien en appui à l’organisation de la soutenance. Ceci permettra à toutes ces personnes de se connecter à la réunion et d’avoir plus de privilèges que les membres du public.

Bien que la plateforme Zoom permette la participation d’un maximum de 300 personnes, il est suggéré d’admettre un nombre de personnes similaires à celui reçu dans une salle conventionnelle de vidéoconférence (habituellement entre 10 et 25 personnes). La limitation du nombre de personnes admises lors de la soutenance facilite grandement la gestion technique de l’événement.

→ Bloquer toutes possibilités d’enregistrement

Dans le respect de la réglementation en vigueur, l’organisateur.trice de la soutenance virtuelle ne doit pas autoriser l’enregistrement par les participant.e.s lors du déroulement de la réunion.

En vertu du Règlement no 8, la modération de la soutenance de thèse est une responsabilité partagée entre la personne représentant.e de la doyen.ne et la présidence du jury. Au moment de la soutenance, il est recommandé que l’organisateur.trice de la réunion soit présent.e dans la réunion, lors du démarrage de la rencontre. Il sera donc important d’être à l’aise avec les manipulations à faire dans l’application Zoom durant l’événement.

Si l’organisateur.trice de la rencontre n’a pas la responsabilité de l’animation de la soutenance, cette dernière, ce dernier pourra assigner le statut d’hôte et de co-hôte (animateur) aux participant.e.s qui modéreront la soutenance. En tant qu’hôte de la rencontre, certaines options additionnelles de la vidéoconférence essentielles à l’animation d’une soutenance seront rendues disponibles (par ex. la gestion des participant.e.s, la mise en sourdine d’une partie de l’auditoire, la création d’une salle de petits groupes, etc.).

Responsabilité de modération et d’animation

Il est possible d’assigner le statut lors de la programmation de la rencontre ou durant la rencontre. Lors de la programmation de la réunion, dans la section « options » le champ « Autres animateurs possibles » permet d’affecter des animateurs à cette réunion en saisissant son adresse courriel. Pour être reconnu (ou considéré) comme un autre animateur de la réunion, il faut accéder à son compte avant de rejoindre la réunion.

Pour ce faire, il faut se rendre à l’adresse zoom.uqam.ca et se connecter à l’aide du bouton « s’authentifier ». Durant la réunion, il est également possible de modifier le statut d’un participant.e pour lui donner le rôle d’hôte ou de co-hôte de cette réunion. Depuis la section « Participants », en déplaçant le pointeur de la souris au-dessus d’un participant.e choisi dans la liste, vous verrez apparaître à la droite du nom le bouton « Plus », puis choisir l’option « Nommer animateur ou co-animateur ».

Quelques jours avant la date prévue de la soutenance, l’organisateur.trice de la soutenance peut procéder à une rencontre avec les participant.e.s disponibles afin de se familiariser avec les options de partage et d’animation, et s’assurer que l’équipement personnel de chacune, chacun fonctionne.

Pour ce faire, il suffit de donner rendez-vous aux participant.e.s, avec une invitation de la rencontre Zoom de la soutenance déjà créée.

S’il vous est possible de vous rendre dans la salle où aura lieu la soutenance comodale, vous pourrez vous familiariser avec l’équipement et vérifier son fonctionnement avant la journée de l’événement. Si un équipement du local semble défectueux, il faut contacter l’équipe de soutien au poste 6135 pour signaler la panne de l’équipement.

L’organisateur.trice de la rencontre peut inviter les participant.e.s de la soutenance (soutenant.e, membres du jury, représentant.e du décanat) à se connecter de 30 minutes avant l’heure officielle de la soutenance, et ce avant l’arrivée du public. Cette période de battement permettra aux animateurs.trices de la soutenance de communiquer les règles d’animation en vigueur aux participant.e.s de répondre à certaines questions techniques et ainsi s’assurer que l’équipement des participant.e.s fonctionne.

• Déterminer et communiquer à l’avance l’heure à laquelle l’hôte de la réunion Zoom, les membres du jury et la soutenant.e doivent arriver dans le local ainsi que ceux qui auront à se connecter avant l’arrivée du public.
• Déterminer et communiquer à l’avance l’heure à laquelle le public invité (via le même message d’invitation Zoom) doit se connecter. Le public doit être invité après les participant.e.s à la soutenance.

Si vous avez des membres du jury externe qui seront en présentiel dans le local, ils auront besoin d’une connexion internet à l’UQAM. Visitez ce site pour savoir comment obtenir un code de connexion au réseau WiFi visiteur de l’UQAM.

https://servicesinformatiques.uqam.ca/services-offerts/reseau-sans-fil-visiteurs/

Jour de la soutenance

Résumé du déroulement

Lorsque la salle comodale sera choisie, la vérification des équipements faite et la planification de la soutenance terminée, vous vous rencontrez au local avec vos ordinateurs portables le jour de l’événement de 30 minutes avant le début de la soutenance. Dans l’intérêt du bon déroulement, la soutenant.e et l’organisateur.trice de la réunion Zoom devraient être sur les lieux, au minimum 30 minutes à l’avance.

L’organisateur.trice démarre la réunion Zoom et la soutenant.e s’y joint ensuite depuis l’ordinateur de la salle. Il sera ensuite possible de vérifier le système audio de la salle. À l’arrivée des membres du jury, il est souhaitable qu’ils se connectent à la réunion Zoom avant l’heure prévue. Lors des présentations, s’ils ont leur ordinateur personnel avec eux, ils pourront ouvrir leur caméra pour être vus par l’ensemble des participant.e.s. Ensuite, la soutenant.e fait sa présentation avec la caméra de la salle cadrée dans sa direction.

Courte description des différentes étapes et leurs aspects techniques

À l’ouverture de la salle

• Se connecter à la réunion Zoom à l’arrivée;
  • De la soutenant.e sur l’ordinateur de la salle.
  • Des membres du jury avec leur ordinateur portable (en présentiel et à distance).
  • Représentant.e du doyen.ne.
  • Président.e du jury
• Vérification du système audio de la salle avec les membres du jury à distance
• Préparer le logiciel de présentation, s’il y a présentation
• Démarrer le partage d’écran de Zoom depuis l’ordinateur de la salle.

Début de la soutenance

À l’ouverture de la soutenance, il est suggéré d'activer la caméra depuis son ordinateur portable pour les présentations des membres du jury. Une fois les présentations faites, désactivez vos caméras pour que la soutenant.e soit en évidence pour les participant.e.s à distance. La soutenant.e démarre sa présentation et partage son écran sur Zoom.

Délibération du jury

Au moment de la délibération du jury, tous les participant.e.s dans la salle et à distance doivent quitter. Pour les participant.e.s à distance, ils devront retourner dans la salle d’attente de la réunion, ou dans une salle de petit groupe si cela convient mieux à l’animateur.

Donc, il devrait rester seulement la connexion Zoom de la soutenant.e et tous les membres du jury en présence et à distance. Puisque la connexion de la soutenant.e fait toujours partie de la réunion, vos interventions seront entendues depuis la salle. La soutenant.e arrête son partage d’écran sur Zoom.

Retour des participant.e.s et fin

Une fois que le jury a terminé sa délibération, vous réadmettrez les gens dans la salle autant en présence qu’à distance, jusqu’à la fin de la rencontre.

Consignes et suggestions

Préparations à l’arrivée dans le local

Nous conseillons que l’animateur.trice de la réunion Zoom ou son remplaçant, ainsi que le soutenant.e d’être au local au moins 30 minutes avant le début de la soutenance. Ce qui leur permettra de démarrer et de se connecter à la réunion Zoom prévue pour la soutenance. L’animateur.trice le fera depuis son ordinateur portable et le soutenant.e devra se connecter depuis l’ordinateur de la salle, à l'aide de son compte Zoom.

À l’arrivée des membres du jury dans le local

Si les membres du jury ont apporté leurs ordinateurs portables, ils devront se connecter à la réunion. Puisqu’ils sont dans le local même où se trouve la personne soutenante, ils doivent éviter de connecter l’audio de l’ordinateur portable afin d’éviter que celui-ci interfère avec le système audio du local. Il est à la discrétion des membres du jury d’apporter ou non leurs ordinateurs portables.

Cela permet aux membres du jury d’utiliser leur caméra de l’ordinateur portable lorsqu’ils prendront la parole individuellement ainsi qu’au moment de la délibération, dans le but d’être visibles par les participant.e.s à distance.

À l’arrivée des membres du jury à distance

Lorsque les membres du jury à distance se joindront la réunion Zoom, les participant.e.s dans le local pourront faire une vérification du système audio avec chacun des membres du jury à distance. À savoir s’ils sont entendus et s’ils entendent les participant.e.s dans le local.

Options d’animation dans la réunion Zoom

Tout juste avant l’ouverture de la soutenance et conformément à l’article A2.5 Déroulement de la soutenance du Règlement no 8, l’animateur.trice s’assure que la communication est fonctionnelle et que le partage de l’écran de la soutenant.e est visible par toutes et tous.

Si la fonction « Couper les micros des participants à l’entrée » a été cochée lors de la programmation de l’événement, l’hôte de la réunion aura la simple responsabilité d’activer la caméra et les micros de la soutenant.e et des membres du jury, le reste du public étant en discrétion par défaut.

Délibérations des membres du jury

Les délibérations des membres du jury sont confidentielles et doivent donc avoir lieu en l’absence de la soutenant.e et du public. À cette fin, les animateurs.trices disposent de deux options afin de permettre aux membres du jury (en présence de la doyen.ne ou de son représentant.e) de se retirer de la salle Zoom principale en toute confidentialité.