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Avant d’être reconnu par l’Institution, une association étudiante de programmation ou un groupe étudiant universitaire doit d’abord être incorporé en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies, à titre de Personne morale, aussi appelée Organisme à but non lucratif (OBNL). Les Personnes morales sont constituées par lettres patentes, accordées par le Registraire des entreprises du Québec.
Définitions
- Personne morale (ou un organisme) à but non lucratif se définit selon le registraire des entreprises comme « un groupement formé d'au moins trois personnes (membres) qui en sont les demandeurs et administrateurs provisoires. Cette Personne morale exerce des activités sans but lucratif dans les domaines: culturel, social, philanthropique, national, patriotique, religieux, charitable, scientifique, artistique, professionnel, athlétique, sportif, éducatif ou autres. »
- Organisme : Le terme organisme est utilisé pour désigner les Personnes morales.
- Immatriculation : Essentielle à l’existence légale de la Personne morale, elle vise à rendre publique l'information relative à l’organisation et sert d’identification pour les services gouvernementaux. Elle constitue ce qu’on appelle la publicité légale.
- Lettres patentes : Autrefois appelées charte, il s’agit de l’acte constitutif d’un organisme.
Des conseils
Un guide publié par le Registraire des entreprises vous aidera dans ces démarches. N’hésitez pas à recourir aux services d’une conseillère, d’un conseiller juridique pour mieux saisir les incidences légales découlant de la constitution d’une Personne morale et pour obtenir de l’aide dans la rédaction des objets qui figureront dans les lettres patentes.
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- Obtenir un rapport de recherche de nom. Vous devez d’abord vérifier si le nom que vous souhaitez obtenir est disponible. Vous pouvez effectuer cette recherche en ligne. Les associations et groupes doivent être officiellement reconnus par l’UQAM pour avoir le privilège d’inclure le nom de l’UQAM dans leur dénomination sociale. L’autorisation de porter le nom de l’UQAM est délivrée par le Secrétariat des instances.
- Remplir le formulaire Demande de constitution de Personne morale. Il vous sera notamment demandé les noms et coordonnées des requérants (un minimum de trois, qui seront provisoirement les premières administratrices, premiers administrateurs), la valeur à laquelle seront limités les biens immobiliers (il est proposé d’inscrire un montant élevé pour éviter d’apporter des modifications ultérieurement), l’adresse du siège de l’organisation et les objets de l’organisation (buts et raisons d’être).
- Affirmation solennelle. Un commissaire à l’assermentation devra signer votre formulaire. Cette opération peut s’effectuer au comptoir du Registraire des entreprises.
- Déposer les documents requis. Envoyez le rapport de recherche de nom, le formulaire rempli et signé par les requérant·es et par un·e commissaire à l’assermentation ainsi que le paiement requis pour l’immatriculation, qui est d’environ 150 $. Votre demande sera traitée et, si elle est acceptée, vous recevrez par la poste les lettres patentes et une copie de celles-ci sera déposée au Registre des entreprises.
- Déclaration initiale. Dans un délai de 60 jours suivant l’immatriculation, une Personne morale est dans l’obligation de produire une déclaration initiale au Registraire des entreprises. Si elles sont effectuées dans les délais prescrits, ces démarches n’engagent pas de frais.
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