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La norme s'appuie principalement sur la Politique no 26 de gestion des informations institutionnelles.
Elle est également reliée aux documents d’encadrement suivants :
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4. Typologie des espaces de stockage et consignes d'utilisation
| Espaces de stockage communs pour les unités |
Types d'espace | Solutions technologiques | Quels types d'informations devraient s'y trouver? | Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver? | Consignes et considérations particulières |
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| Espaces de fichiers partagés | - Espaces et répertoires communs
(sous Windows)
| Documents institutionnels numériques créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM : - Politique, directive, règlement
- Procès-verbaux et résolution officiels
- Dossiers d’employés
- Documents de création, évaluation, coût et modification de programme
- Plans de cours
- Contrats, baux, ententes, protocoles
- Budgets
- Etc.
| - Documents personnels numériques relatifs à la carrière à l'UQAM
- Documents personnels numériques non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.).
| - La gestion des accès doit faciliter le partage des informations et la collaboration à l'intérieur d'une unité ou d'un groupe de travail.
- Il est fortement conseillé d'inclure tous les documents institutionnels dès leur création dans les répertoires de fichiers partagés.
- Il est fortement conseillé d’utiliser la structure de classification institutionnelle des dossiers aux niveaux supérieurs des répertoires de fichiers partagés.
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Plateformes de collaboration | Microsoft Teams | Espace institutionnel de travail, de discussions et réunions d’équipe : - Échanges instantanés
- Notes de discussions
- Informations à partager au travers d’une équipe
- Versions préliminaires ou de travail de documents institutionnels.
| - Documents institutionnels numériques à conserver selon le calendrier de conservation (exemple : procès-verbal de la Commission des études)
| - Teams est organisé en équipes (un comité, une unité, un groupe-cours, une activité, etc.) et en canaux (processus, projet, etc.).
- Les documents institutionnels finaux annexés aux conversations et aux équipes doivent être déposés dans un espace institutionnel de fichiers partagés.
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| Wiki Confluence | Informations institutionnelles numériques à consulter à l'écran, qui doivent être accessibles rapidement, modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir : - Procédures internes
- Foires aux questions
- Documentation utilisateur
- Notes de réunions de travail
- Tableaux de bord
- Informations à diffuser
- Bases de connaissance
- Élaboration collaborative d’un document (sans mise en page)
- Etc.
| - Fichiers attachés directement dans une page
- Documents institutionnels numériques à conserver selon le calendrier de conservation (exemple : procès-verbal de la Commission des études)
| - Les espaces comportant plus de trois niveaux de pages ne permettent pas de consulter les informations de façon optimale.
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| Espaces de stockage personnels |
Types d'espace | Solutions technologiques | Quels types d'informations devraient s'y trouver? | Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver? | Consignes et considérations particulières |
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Répertoires de fichiers personnels
| - Disque Z
- OwnCloud
- Office 365 - Onedrive Entreprise
| - Travaux personnels des enseignants :
- Travaux de recherche
- Données de recherche
- Notes de cours
- Recueils de textes
- Manuscrits de livre
- Oeuvres
- Etc.
- Documents personnels numériques relatifs à la carrière d'un enseignant ou d'un employé :
- Curriculum vitae
- Lettre d’avancement d’échelon
- Etc.
- Exceptionnellement, des documents numériques ne pouvant pas être largement partagés en raison de leur caractère confidentiel ou stratégique
| - Documents institutionnels numériques devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation
- Documents numériques dont l'accès pourrait être requis par l'unité pour assurer la continuité du service
| - Aucun document institutionnel numérique ne devrait être hébergé sur une solution de stockage en infonuagique publique personnelle (ex. Dropbox personnel, Onedrive personnel, Google drive, etc.)
L’utilisation des répertoires personnels pour l’enregistrement de documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.) est déconseillée.
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Disque C local du poste de travail
| Ordinateur fourni par l'institution | - Fichiers et données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés
| - Documents institutionnels numériques créés dans le cadre des activités et fonctions de l’UQAM
- Documents personnels
| - Toutes les informations numériques contenues sur les disques locaux sont perdues en cas de perte ou de bris de l'appareil
- En cas de remplacement d'un appareil, seules les données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés seront transférées vers le nouvel appareil.
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Sommaire des typologies des espaces de stockage et consignes d'utilisation
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