Types d'espace
| Solutions technologiques | Quels types d'informations devraient s'y trouver? | Quels types d'informations ne devraient pas s'y trouver? | Consignes et considérations particulières |
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| Espaces de stockage communs pour les unités | Répertoires de fichiers partagés | - Répertoires communs (sous Windows)
- Constellio
| Documents institutionnels créés dans le cadre des activités et fonctions de l'UQAM : - Politique, directive, règlement
- Procès-verbaux et résolution officiels
- Dossiers d’employés
- Documents de création, évaluation, coût et modification de programme
- Plans de cours
- Contrats, baux, ententes, protocoles
- Budgets
- Etc.
| - Documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.).
- Documents personnels relatifs à la carrière à l'UQAM
| - La gestion des accès doit faciliter le partage des informations et la collaboration à l'intérieur d'une unité ou d'un groupe de travail.
- Il est fortement conseillé d'inclure tous les documents institutionnels dès leur création dans les répertoires de fichiers partagés.
- Les répertoires communs doivent présenter une structure normalisée aux premiers niveaux. Le Service des archives et de gestion des documents est à votre disposition pour la création de cette structure.
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| Wiki | | Informations qui ne nécessitent pas de mise en forme documentaire ou d'impression (à consulter à l'écran) qui doivent être accessibles rapidement, qui sont modifiées régulièrement, avec lesquelles plusieurs personnes doivent interagir : | - Fichiers attachés directement dans une page
- Documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation
| - Les espaces comportant plus de trois niveaux de pages ne permettent pas de consulter les informations de façon optimale.
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| Espaces de stockage personnels | Répertoires de fichiers personnels | - Disque Z:
- OwnCloud
- Onedrive Entreprise
| - Travaux personnels des enseignants
- Travaux de recherche
- Données de recherche
- Notes de cours
- Recueils de textes
- Manuscrits de livre
- Oeuvres
- Etc.
- Documents personnels relatifs à la carrière d'un enseignant ou d'un employé de l'UQAM, par exemple:
- Échelons
- Assurances individuelles
- Curriculum vitae
- Ébauches ou Exceptionnellement, des documents ne pouvant pas être partagés en raison de leur caractère confidentiel ou stratégique
| - Documents institutionnels devant être conservés par l'Université selon le calendrier de conservation
- Documents dont l'accès pourrait être requis par l'unité pour assurer la continuité du service
- Documents personnels non reliés à l'emploi (ex. photos, musique, vidéos, etc.)
| - Aucun document institutionnel ne doit être hébergé sur une solution de stockage en infonuagique publique (ex. Dropbox personnel, Onedrive personnel, Google drive, etc.)
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| Disque local du poste de travail | - Ordinateur fourni par l'institution
| - Documents et données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés
| | - Toutes les informations contenues sur les disques locaux sont perdues en cas de perte ou de bris de l'appareil
- En cas de remplacement d'un appareil, seules les données relatives au fonctionnement de l'appareil et des logiciels y étant installés seront transférées vers le nouvel appareil.
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